第1章总则
合同专用章管理制度 第一章总则 第一条为了规避公司在经营管理活动中的风险，维护公司利益，根据国家有关印章使用管理规定，结合公司实际情况特制定本管理办法，旨在规范公司合同专用章的 管理。 第二条具备下列条件之一的方可发放合同专用章： （一）对外联系购销、加工任务较多的部门； （二）取得授权委托具独立经营资格的企业非法人分支机构。 第三条本规定适用于成都金龙酒厂或部室对合同专用章的管理。 第二章管理、监督机构 第四条具备本管理规定第二条条件的部门、分支机构为合同专用章的管理部门，实行合同专用章专责人保管制度，由企业的负责人授权合同专用章专责人，出具书面的授权委托书。企业建立《合同专用章管理表》，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。被授权人员工作变动的应办理用章的交接手续。 第五条厂部法律事务室负责对企业合同专用章的管理情况进行监督，定期或不定期检查合同专用章使用管理情况。企业应积极配合，提供相关记录和材料。 第三章用章的流程及档案保管 第六条合同专用章的用章申请审批权由企业依据合同的审批权限授权相关负责人员。超越授权范围的，将追究负责人和使用人的责任。申请人依据已获审批的《用章审批登记表》到用章管理员处办理用章。 第七条《用章审批登记表》包括用章日期、用章单位、用章内容、批准用章人、经
手人、盖章人等内容，必须逐项登记字迹要清楚。 合同专用章的管理人应对《用章审批登记表》上记载内容予以认真核对，确认无误后方可盖章，并将用章记录在《用章登记簿》上登记。 第八条对须经过多部门会签的合同，凭会签表并在《用章登记簿》登记，可使用合 同专用章，会签表复印件应保存备案。 第九条禁止在空白文本或空白合同书上预盖合同专用章。 第十条所有用印申请审批流程必须按以上流程严格执行，特殊紧急事项需要用章的，如单位领导均外出，用章人可通过电话或其他方式向有用印审批权限的领导口头请示核准后，用章管理人方可用章，事后用章人应补齐用章审批手续。 第十一条合同专用章管理人不在岗时，印章保管部室负责人应指定一名临时用章管理人，临时用章管理人除按照用章程序在合同上用章外，应于《用章审批登记表》 的盖章经手人处签名备查。 第十二条盖章完毕后，印章保管人应将《用章审批登记表》、《用章登记簿》或相 关文件审批表复印件等资料存档以备检查。 第十三条一般情况下，不得将印章携带出单位外使用。如确需在单位外用印时，必须经企业负责人批准，办理印章出借手续，并由印章管理人员或企业负责人指定的 专人到场监印。 第四章附则 第十四条用章管理人应妥善保管合同专用章，不得擅自出借、携带外出。 所有人员都必须严格依照本管理办法规定程序使用印章，不得越权审批，未经批准，不得擅自使用。违反本管理规定造成损失的，企业有权给予处分，并要求责任人员 赔偿造成的损失。 第十五条合同专用章发生遗失、损毁、被盗等情况时，用章管理人应即日向办公室
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
**公司用章及合同管理制度 第1章总则 第1条为明确公司合同审批权限，规范公司合同订立行为，加强对合同使用、制度的监督，防范和降低因合同的签订给公司带来的风险，规范公司合同制定行为，加强对公司印章的管理，规范公司印章的使用及保管，特制定本制度。 第2条规范公司合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护公司的合法权益。 第3条本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。本制度适用于公司合同专用章、公章、法人章、财务专用章的使用、保管等。 第4条本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同公司行政人事部对合同文本进行审核。 第5条为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失，保障本公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规定，制定本制度。 第6条本制度适用于公司所有合同违约及纠纷情况的处理。 第2章合同授权与审批 第9条本制度所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 第10条本制度适用于公司所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。 第11条本制度中所称部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 第12条本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第13条合同的主体 1.订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同； 2.订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同； 3.公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经公司总经理同意。 第14条合同应采用书面形式，紧急情况经公司总经理临时授权时达成的口头协议，事后应补办书面形式的合同文本。 第15条合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是： 1．部首部分，注意写明供需双方的全称、联系方式和法定办公地点； 2．正文部分，注意：标的物品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同终止条件；专用合同约定的其他必要条款； 3．签订合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
公章与合同章管理制度 一、目的： 公司公章与合同章是企业合法存在的标志，也是企业权利的象征，为了保证和维护公司公章与合同章的合法性、可靠性、严肃性及公司利益，避免在使用过程中为公司带来不必要的麻烦和杜绝违法行为的发生，特制定本管理制度。 二、公司公章与合同章的刻制与启用 1、根据需要或公司原有印章损毁等原因需要刻制公司公章与合同章，必须填写《印章刻制申请表》报由公司总经理/常务副总审批通过后，方可刻制，审批表由综合部备案储存。 2、由公司出具介绍信到公安机关办理正规手续到指定合法场所进行刻制，印章形体、规格按国家相关规定执行，并经公安机关备案。 3、未经公司总经理/常务副总批准，任何人不得擅自刻制公司公章与合同章。 4、新的公章与合同章在启用前要在《印章备案簿》上做好戳记，由公司领导签批并由综合部留样和备存，以便备查。 5、新公章与合同章在启用前应有综合部下发启用通知，并注明在《印章备案簿》的戳记日期。 三、公章与合同章使用范围
1、公章主要使用范围： ①公司对内或外签发的文件。 ②公司与相关单位联合签发的文件。 ③由公司出具的证明及相关材料。 ④公司对外提供的财务报告及工资发放表或社保数据等。 ⑤公司章程、协议。 ⑥员工调动。 ⑦员工的任免发文、聘书等。 ⑧公司对内外的协议、合同、担保、承诺、证明等。 2、合同章主要使用范围： ①对外投资、合资、合作协议。 ②各类经济类合同等。 四、公章与合同章的授权范围及管理职责 1、公司总经理、常务副总： 负责公章与合同章对内外重大决策的文件、合同、协议、公文等重要文件的签发与使用。 2、各部门负责人
负责授权本部门范围内或本部门内及日常内外公务的授权签发与使用。 3、综合部（印章管理部门） ①负责印章的保管。 ②负责设立印章的使用登记台帐。 ③负责印章使用的审核工作。 ④负责制定所保管印章的使用程序与制度。 五、公章与合同章的管理、使用、保管 1、公章与合同章管理部门由综合部专人进行保管与负责。 2、印章必须加密保管，不得随意转交他人。 3、特殊情况需要外带的必须由使用部门负责人进行签批并登记《公章与合同 章使用登记表》。 4、公章与合同章的使用必须严格遵循使用审批程序，按照印章使用范围经使 用部门住.主管领导签批后方可盖印。 签批顺序为：经办人→使用部门负责人签批→登记→审核→盖印 （注：文件由提出部门负责人签批，经办人进行登记，印章保管人见文件上有使用部门负责人签字并符合管理要求然后盖印，当文件上不允许或无部门负责人签字地方时，则需要部门负责人在登记表上进行登记与批准，否则一律不予盖印。） 5、使用部门负责人在签批印章的时候，应本着对公司认真负责的态度进行审 核与谨慎签批。
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
合同专用章的管理办法 第一条为规范公司合同专用章的使用和管理，特制定本办法。 第二条公司法律事务管理部门和各地市分公司综合部为合同专用章的统一归口管理部门。公司法律事务管理部门负责合同专用章的设计、刻制及公司合同专用章的保管、用印等项管理工作。 第三条合同专用章的使用范围为：凡公司对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，不得用其他印章代替（合同专用章刻制之前可用行政印章代替）。不得在其他文件上使用合同专用章。 第四条合同专用章不得借用，不得携带外出。 第五条公司合同专用章由法律事务管理部门、分公司由综合部指定专人妥善保管，用印时应严格审查、合法使用，不得让他人代管。 第六条合同经审查同意需加盖合同专用章的，合同经办人应持经公司法定代表人或授权委托人签署、合同经办人页签后的合同文本，向法律事务管理部门或分公司综合部申请加盖合同专用章。加盖合同专用章应有用印记录。 第七条未经审查和审查未通过的合同，以及没有本公司合同编号的合同，不得加盖合同专用章。
第八条合同专用章出现丢失、损毁或被盗时，印章保管人要立即向公司法律事务管理部门报告，综合部立即登报声明作废和向公安机关报案，并及时采取有效措施，尽量减少由此产生的各种可能损失。 第九条合同专用章保管纳入员工离职、换岗时移交工作的一部分，须办理合同专用章移交手续后方可办理离职、换岗手续。 第十条合同专用章不得代用、混用，否则，财务部门有权拒绝办理付款结算手续，由此引起的责任由有关责任人员承担，并可视情况予以处罚。 第十一条任何部门、中心、分公司不得擅自刻制合同专用章，不得伪造公司合同专用章。否则，由此给公司造成经济损失的，依法追究有关人员的行政、经济责任，情节严重的，移送司法机关追究刑事责任。 第十二条合同专用章保管使用的检查工作列入每年的合 同检查范围之内。 第十三条本办法作为《合同管理办法》的配套制度，由公司法律事务管理部门负责解释。 第十四条本办法自印发之日起实施。
公章管理协议 一、目的：保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。 二、公章的刻制、启用 公章的刻制 1、公司印章的刻制均须报总经理批准。 2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。 公章的启用 1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。 三、印章的保管、交接和停用 （一）公司各类印章必须有专人保管 1、公司的公章、专用公章由办公室专人保管，各部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保 管公章人员名单报办公室备案。 2、公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管 人、批准人、图样等信息。 3、严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需提交申请报告， 由部门主管同意，公司行政副总经理批准，并报办公室主任确认后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。 4、公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作 （二）公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。 （三）公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。 （四）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 （五）有下列情况，公章须停用： 1、公司名称变动；
2、公章使用损坏； 3、公章遗失或被窃，声明作废。 （六）公章停用时须经总经理批准，及时将停用公章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。 四、公章使用 （一）使用范围如下： 1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章； 2、凡属部门业务范围内的加盖部门章； 3、凡属合同类的用合同专用章； 4、凡属财务会计业务的用财务专用章。 （二）使用程序 1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管领导批 准，填写《公章使用登记表》后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交办公室备案。 2、公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、 合同等，办公室有权拒印。 3、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经主管行政副总经理 或总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。 五、附加说明： 1、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 2、每年年终公章管理人负责将公章使用情况登记表复印件送办公室存档 六、移交原因： 七、枚数： 八、印章图样：
公章及合同章管理制度 一、总则 为了确保公司公章及合同章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。 二、公章及合同章的保管 (一)公司公章及合同章由综合管理部专人保管； (二)公章及合同章保管员不得将公章及合同章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，必须办理移交手续，并由第三人监交，同时填写公章及合同章移交登记表。附件一《公章及合同章移交登记表》 三、公章及合同章的刻制 公司公章及合同章的刻制须报公司总经理审批。未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制公司公章及合同章。 四、公章及合同章的启用 公司公章及合同章在综合管理部保管员处留样保存，并填写公章及合同章保管登记表。附件二《公章及合同章保管登记表》 五、公章及合同章使用 (一)公章及合同章的使用严格遵循审批流程，按照公章及合同章的使用范围，经审批后方可用章。为了保证公司生产的顺利进行，如果用章材料等已经由总经理签字，视同签批方可用章；如果用章材料没有总经理签字，则需单独填写申请表经总经理签批后方可用章。在公司内部盖章均由综合管理部执行，不允许借到部门使用或脱离综合管理部监管。附件三《公章使用申请表》或附件八《合同章使用申请表》。 (二)严禁员工私自将公章及合同章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章及合同章带出使用，需填写借用登记表，
由总经理签批后方可带出。公章及合同章外出期间，借用人只可将公章及合同章用于申请事由，并对公章及合同章的使用后果承担一切责任。附件四《公章借用申请表》或附件九《合同章借用申请表》。 (三)员工办理各种证明需加盖公章时，还需要由人力资源部经理进行审核，经总经理签批后方可用章。 (四)对已解除、终止劳动关系人员，要求出示相关用章证明的，必须持有效证件材料，经总经理审批后方可用章。 (五)公章及合同章保管员不得在当事人或委托人所持空白格式文件上用章。用章材料必须已填写完毕，字迹须清晰、正确。 (六)在审批过程中，如遇总经理出差或其他情况不能立即签批的情况，总经理需授权安排好签批用章事宜。 (七)公章及合同章的使用由保管员设立使用登记台帐，按时间发生顺序进行登记。附件五《公章登记台账》或附件十《合同章登记台账》 六、公章及合同章的停用 (一)有下列情况，公章及合同章须停用：公司名称变动；公章及合同章使用损坏；公章及合同章遗失或被窃，声明作废。 (二)公章及合同章停用时须经总经理批准，及时将停用公章及合同章送综合管理部封存或销毁，建立上交、存档、销毁档案。 七、失职责任 由于使用人、审批人的过错决定或印章保管者的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责补偿或者由公司酌情予以相应的经济处罚和纪律处分，严重者应追究其法律责任。 八、本制度自2017年9月20日起实施。 2017年9月19日
公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件：合同管理档案
XX有限公司 合同档案管理办法 一、总则 为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。 二、适用 本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。 三、定义 本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对 外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、 保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。 四、职责 管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责 日常合同档案管理工作。具体如下： 4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。 4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督 第 1 页共 5 页
精品文档 和抽查。 4.6 其他合同档案管理事宜。 五、归档 5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办 人员提交存档已经各方盖章之终版合同。 5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录 入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进 行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。 5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或 副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。 六、查阅 6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。 6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。如 有复印必要，可进行合同文件的复印。 6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。 6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予 保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应 立即报告主管领导。 七、期限 常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密， 对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。 八、处罚 为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情 给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃
企业公章或合同专用章管理制度的相关 规定 题要 三、印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核，集团总经理批准方可雕刻。四、印章雕刻：经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。五、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。 找专长律师： 知识产权律师土地房产律师公司经营律师损害赔偿律师婚姻家庭律师 企业公正以及合同专用章对于一个企业以及合同来说 都是非常重要的，当合同签署时，合同专用章是必不可少的，这是让合同有一定的法律效益，那么对于 企业公章或合同专用章管理制度 小编为大家简单说明一下。 ▲公司印章管理办法 ▲第一章总则 一、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，
维护公司的利益，制定本办法。此办法适用于百利集团的印章管理。本办法未尽事宜或界定不清的呈请集团总经理或集团董事长裁决。 二、集团董事会授权由财务部全面负责公司总部的印章(各类印章共计20枚)管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。销售管理部经理处存放公司总部公章、合同章、董事长签名章各一枚，以供非正常上班时间备用，使用流程同第九条，所有单据由销售管理部经理事后转交集团财务部。 ▲第二章印章的雕刻 三、印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核，集团总经理批准方可雕刻。 四、印章雕刻：经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。 ▲第三章印章的领取和保管 五、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。 六、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。 七、公司建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。 八、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团
办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 合同、印鉴管理制度 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________ 说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与 义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。文档可直接下载或修改，使用 时请详细阅读内容。
第一条总则 1.1为了促进和保障公司对外经济活动的开展，规范公司合同签订、履行、管理行为，明确员工在合同 管理工作中的职责，防止公司蒙受不必要的经济损失，特制定本制度； 1.2合同作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，因此，凡在经营管理活动中以公司名义 与外界发生业务往来，应当签订书面经济合同； 1.3本制度所指合同是指公司与客户之间就某项经济活动相关权利义务关系签订的书面协议，包括合同 正式文本以及双方有关修改合同的文书、图表、传真件等。 第二条合同的订立 2.1公司与客户就某项经济活动经协商一致后，应当及时订立书面合同。合同文本原则上使用公司拟定的文本，如客户提供合同文本，应当视情形要求客户提供合同电子文本。公司经常使用的合同文本由业务部门提出基本文稿，由相关部门和法务人员/法律顾问审定合同基本文稿，各部门按照基本文稿要求 拟订合同文本，合同内容一般包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履 行的期限、地点和方式，违约责任、双方经办人的签字及签订时间等主要条款，合同内容应完整、严谨, 并充分维护我公司权益； 2.2国家有关部门有格式化的合同文本，可由经办人参照格式合同文本，并将双方协商确定的有关合同 条件填写于格式合同文本内，重要合同由法务人员法律顾问负责拟稿，拟稿完毕后，经办人填写合同 审批单，与合同文本一并交部门经理、财务部及相关领导审核； 2.3财务部根据财税法规、财务制度和资金情况对合同文本审核，同意后由审核人在合同审批单上签字 确认，合同标的额超过人民币50万元（包含50万元）的合同还需要递交法务人员/法律顾问审核。财务 部应当在收到经办人递交合同文本之日起二日内审核完毕； 2.4法务人员法律顾问根据法律规定对合同文本进行审核，同意后在合同审批单上签字确认，法务人员 /法律顾问应当在财务部递交合同文本之日起二日内审核完毕； 2.5总经理或分管副总经理对合同进行审核，根据董事会授权权限在合同审批单上签字或者提交董事长 签字； 2.6履行完上述审批手续后，行政人事部对合同文本进行编号、登记，（如有需要，经办人应当向行政人 事部提供合同的电子文本）；编号登记后交印章保管人加盖公司印章； 2.7印章保管人应当审核递交的合同审批单，并对合同审批单上注明的文件名、内容摘要、合同编号、审核人签字等与合同进行对照和审核，无误后方可加盖印章，合同两页以上须加盖骑缝章，合同有效附件（附图、附表等）亦应加盖公章； 2.8公司应当保存合同原件一式三份，合同各方盖章完毕，印章保管人应当将其中一份合同、合同附件以及与合同有关的业务资料与合同审批单一起办理归档手续；一份递交财务部，作为财务部付款、审核、 监督的依据；一份由经办部门保存，作为经办部门履行合同、监督合同执行的依据； 2.9作废的合同应依上述流程履行手续，并将所有份数合同随附，最后由行政人事部门归档。
文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室 文件密级普通 文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立 文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构 关联文件
xx有限公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。 第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。 第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。 第二章合同档案的收集归档 第五条归档范围 所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。 第六条归档要求 （一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。 （二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。 （三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。 （四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。 第七条归档时间 合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第八条归档手续 在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第三章合同档案的整理 第九条合同档案的整理方式
合同专用章使用管理办法 第一条为加强公司合同专用章的管理，规范合同专用章的使用和保管行为，满足公司经营活动的需要，维护公司的合法权益，根据国家和公司的有关规定，结合公司实际，制定本办法 第二条本办法适用公司签订的各类购销合同。 第三条本办法所称的合同专用章管理是指公司对外签订（变更、解除）合同时所使用的专用章的管理。 第四条使用范围： 合同专用章只限用于公司日常经营的各类购销合同签订，禁止在其他范围盖用合同专用章。 第五条合同专用章的刻制程序： 1.由业务部门打申请报告，公司法定代表人签字批准，交总经办留档； 2.专用章的刻制由公司总经办专人负责刻制，其他部门一律不得擅自刻制。 第六条公司合同专用章设专人保管（后附使用部门清单，保管人签字，总经办留档）。 第七条合同专用章的使用 需要签盖合同专用章的合同，应由合同承办人到合同专用章保管人处用印，如保管人遇出差等特殊情况，需交出合同专用章，并由其指定保管人，不得将合同专用章放置于办公室公共场合。 第八条合同专用章管理部门（人员）职责： 1.妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与他人； 2.合同专用章保管人要严格做好用章登记手册； 3.不得擅自将合同专用章携带外出签订合同，也不得在空白合同书上加盖合同 专用章，特殊情况经本单位法定代表人或负责人批准的除外。
第九条凡违反本办法有关规定，造成经济损失的，视情节轻重给予处罚；情节严重构成犯罪的，由司法机关追究其刑事责任。 第十条本办法由公司总经办负责解释、修订。 第十一条本办法自公布之日起实行。 湖州电动滚筒有限公司 湖州双力自动化科技装备有限公司 2010-2-22
合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不 包含劳动合同）。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和 有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同 文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部 门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总 经办允许不得作承办人。 三、合同文档的管理办法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－ 顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第 1号合同） 3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门 对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人， 承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而 未提出的，应当承担相应的责任。 4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程 进行监察、审计。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签 订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因， 及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已 履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合 同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须 进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原 件无特殊情况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同 文档的安全。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情 节予以处罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。 四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存 档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明， 符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认 可后方可完成交接手续。 行政部 2011年3月10日后附：1、各部门合同编号 2、合同档案移交清单 各部门编号（名称首字母）