档案、记录管理控制程序
1目的
对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制,用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据,并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性,改进、纠正和预防措施提供依据,为文件修改提供依据。

2 适用范围
适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

3 职责
3.1体系主管部门、办公室负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。

监督检查各部门对本程序的执行情况,并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。

3.2各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集,做好本部门记录的管理和保存,并定期归档上交综合办公室。

3.3记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录,保证记录的真实性、准确性和及时性。

4 工作要求
4.1记录的种类
记录的种类主要包括：培训记录、检验报告、试验报告、验收报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律、法规信息、能够证实质量环境和职业健康安全管理体系运行的所有文件化信息，等等。

4.2记录的形式
电子版填写(电子邮件、软盘、光盘等形式)和纸张填写(卡片、表格、图表、报告等形式)。

4.3记录填写
要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。

当需要修改或发生错误时,在被修改的内容上划一道横线,并在上方填写新的内容,必要时相关人员签字或盖章。

4.4 记录的标识
4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。

对外来的与体系有关的记录可直接引用”原有标识”。

4.4.2 记录的编号方法为公司名称+手册章节号+程序、制定编号+记录编号。

4.5 记录的检索
4.5.1由体系主管部门、办公室负责编制公司的《QEO管理体系记录清单》。

记录清单内容包括：序号，记录名称，记录编号，记录版本号与修订状态号，记录的保存期，使用部门，备注。

当记录发生修改或换版时，划掉原登记，并在“备注”栏注明注销日期；修改/换版后的记录，另行登记。

4.5.2各部门、项目部负责接收公司《QEO管理体系记录清单》。

并在公司《QEO 管理体系记录清单》中界定本部门、项目部记录范围。

4.5.3各职能部门定期将有关记录整理交综合办公室归档,并办理QEO记录交接手续。

记录交接的内容包括:记录编号、记录名称、数量、填写部门、保存期限、交接人等。

4.5.4按照记录的编号、编目、部门或记录名称到体系主管部门、办公室进行检索。

4.6记录的归档
4.6.1会计档案管理
1)凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。

2)会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。

3)会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管，并分类填制目录。

4)会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批
准。

4.6.2公司相关工作记录及其他资料均由体系主管部门、办公室负责归档，资料每年进行一次整理。

资料归档的范围为：
1)公司及各分支机构所取得的各类证照（工商、税务、资质等）原件。

2)公司及分公司的公司章程、董事会决议、验资（审计）报告、各类证照办理（年审）资料原件及原始资料。

3)公司项目开工、竣工资料。

4)公司各项重要会议、庆典以及其他大型活动的重要资料和原始文件、照片、影音资料等。

5)公司重要的业务往来公文。

6)其他与公司业务有重大关系的文件资料。

4.7记录资料的借阅
4.7.1各部门因工作需要调阅（复印）公司的各类证照及重要文件，应到体系主管部门、办公室按以下程序统一办理调阅手续：填写《资料调阅（复印）登记表》，注明事由、资料名称、编号、调阅（复印）人以及所属部门等。

经部门经理批准报总经理审批后，交资料管理员办理资料调阅、复印，调阅（复印）人签名确认。

4.7.2公司章程、股东手册的原件只可调阅或复印，不能外借。

各类证照原则上不外借，确有需要者，由办公室派人随同使用，当日归还。

4.7.3由办公室保管的文件，各部门如需要领（借）用者，应由领用人填写《资料借用登记表》，注明事由、资料名称、编号、借出时间、拟归还时间、借用人和部门等。

经部门经理、主管副总批准（复印合同、证明等重要资料应经主管副总审批，并在复印件上注明用途），报总经理审批（仅限于公司重大的合同等）后，交资料管理员办理资料调出，借用人签名确认。

4.7.4员工必须谨慎保管、使用借出的资料，按时归还，不得涂改、剪贴资料，如有损坏或遗失，必须承担相应责任。

员工离职时，必须将其所借用的
全部资料，及其经手的以部门名义领用的证照、批文等归还综合办公室后，方可办理离职手续。

4.8记录的贮存和保护
各相关部门定期收集,专人负责保管。

纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛙、防火及防丢失,并便于查阅,录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制,注意防磁、防潮、防尘、防压,并有备份。

记录的借阅要填写借阅登记表,必要时经部门负责人或主管领导批准。

4.9记录的处置
4.9.1 记录的销毁按《文件程序性管理制度》有关规定执行。

4.9.2 质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一般为3年。

专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。

5 支持性文件
无
6 工作记录
QEO管理体系记录清单
QEO记录交接登记表
签到表
会议记录表
资料借用登记表。