Q P423文件控制管理程序(总
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-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1
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1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。
2.范围
适用于与所有质量管理体系有关文件的控制。
3.职责
行政部负责公司质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理；
生产部负责公司技术、工艺文件及新产品研发过程中文件的编制、收发、更改的控制和管理；
其他部门负责本部门文件的管理和正确使用。
4.程序
文件分类
质量管理体系文件包括：
a.质量管理手册、程序文件、管理制度等；
b.质量管理体系运行过程中所涉及的质量记录表格。
技术文件包括：
a.产品技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）；
b.产品图样、工艺文件、操作规程（作业指导书）、检验规范等；
c.设备操作指导书等。
质量管理体系文件的编号
a.质量管理手册
手册代号—01，手册中各章以章节号区分；
如：QMS—01，表示公司质量管理手册编号。
b.程序文件
程序文件代号/标准条款号—加序号；
如：QP423—01，表示ISO9001标准条款的第一个程序文件。
c.支持文件
支持文件代号WI+部门名称代号+流水号；
a）技术图样编号：产品代号+序号或按相应规范
b）各类作业文件（包括管理标准、工作标准、技术标准等）编号：支持文件代号WI+编制部门代号+文件序号（两码
部门代号为：行政部XZ；质检部ZJ；生产部SC；业务部YW；资材部ZC；工程部GC；……。
如质检部编制文件为：WIZL01（02/03……）……
d.质量记录
公司名称代号/质量记录代号—质量记录流水号；
如：LC/QR-01，表示第一个质量记录。
文件的编写、审核、批准、发放
4.3.1质量手册由行政部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件、作业指导书由部门负责编写，由部门负责人审核，管理者代表批准；
4.3.3文件批准发布时，审批人应确保文件是适宜的；
4.3.4质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围，经管理者代表批准后发放到相应的使用部门，行政部填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。
4.3.5其它质量文件由各部门确定发放范围，分管领导批准后发放至有关人员，并填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。
文件的受控、作废
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与公司质量管理体系运行的各使用场所紧密相关的文件应为受控文件。
所有受控文件须在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。
凡提交顾客等可用“非受控”文件。
文件的更改
质量管理体系文件的更改由行政部负责公司实施，申请更改部门填写《文件更改申请单》,经原审核者审核，原文件批准者批准后更改。
如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；文件的所有更改，均须体现在《文件更改申请单》中并集中保留。
文件版本/版次的管理
体系文件的初始版本/版次为0，第一次换版为版，以后依次类推为版、版……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……修改5次以后换版。
文件更改采取杠改或换页方式进行。
更改时，由更改人将错误处用斜线划掉，在空白处填写正确语句，并由更改者、审批者签名，当一页杠改超过五处或一次更改内容较多时,采取换页方式更改。
文件的领用
文件领用由使用者在《文件发放回收记录表》上签字领取。
因破损而重新领用的新文件,分发号不变,发放部门收回相应旧文件；因丢失而补发的文件,应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
文件的保存、作废与销毁
文件的保存
a.各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件，文件保存场所应适宜。
b.对受控文件，各部门应及时填写《受控文件清单》进行管理。
c.任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于
识别和检索。
文件的作废
a.当文件作废时，文件的发放部门负责按《文件发放回收记录表》及时从相应
的使用部门撤回失效或作废的文件。
b.作废文件加盖“作废”印章，需作资料保留的作废文件则由文件发放部门加
盖“仅供参考”印章方可留用。
c.作废文件由文件发放部门统一销毁。
文件的复制
受控体系文件的复制由行政部负责进行，受控发放并登记文件编号。
公司内其他部门自行复制或未加盖“受控”印章的文件为无效文件。
外来文件的控制
行政部负责确认企业所执行的国家和地方法律、法规及行政性文件等外部文件的有效性和适用性，及时更换过期版本，并负责编制《外来文件一览表》。
并负责确认技术标准、行业标准、顾客提供技术资料等外部文件是否适用、是否为有效版本，并及时更换过期版本。
对质量记录文件的管理执行《记录控制管理程序》的规定。
5.相关文件
《记录控制管理程序》
6.质量记录
《文件发放回收记录表》《文件更改申请单》《受控文件清单》
《外来文件一览表》。