办公邮件使用礼仪规范
电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式， 如何规范地使用邮件，了解 邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要
的作用。

发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。

正式工作报告;
部门之间事务往来;
知识推荐和信息传递；
没有见面交流条件的其他交流内容;
(1) 要求立即回应的紧急事务;
(2) 有不同观点的人需要参与讨论的内容；
⑶不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。

(1) 收件人/TO :要受理这封邮件所涉及的主要问题, 响应; (2) 抄送人/CC :只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建
1. 决定邮件的目的和内容
1.1 邮件适用范围:
(3) 通知;
(5) (6) 难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。

1.2 不适用内容:
2. 邮件写作
2.1 收件对象
理应对邮件予以回复
议时可回复；
（3）密送人/BCC :收信人不知道的收件对象。

2.1.1收件对象排列顺序 收信人的排列需遵循一定的顺序规则:
（1） 按部门排列；
（2） 按职等职级从高到低排列。

2.1.2注意事项 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。

2.2标题/主题
引起收件人的注意;
告知邮件的主要内容;
可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象
的注意;
不可出现错别字和语句不通顺的地方。

2.3称呼和问候
(3) 让收件对象知其所以然。

2.2.1 注意事项
空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加
一封邮件表示歉意；
（2）标题宜短不宜长;
(3) 对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司 XXX 的邮件”； 标题要能真实反映邮件的内容和重要性；
(5) 一封邮件尽可能只针对一个主题;
(6)
邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。

称呼是顶格第一行书写;
同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可;
多人、群体用统称，如各位、大家、 Dear All 等均可；
上级用尊称（头衔、性别），如 X 总、丫经理、Z 女士等均可。

开头问候语，换行空两格书写；
非常正式的邮件，可用问候语“您好！”、“大家好！ ”等。

2.4正文
（1） 一般使用默认字体;
（2）若收件对象不认识您，应先表明身份。

可以是代表的企业名或您的姓 名，具体身份根据邮件的目的而采用；
（3） 正文应简明扼要，多用简单词汇和短句;
（4） 清晰列出观点或事项：1, 2, 3……;
（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁, 不影响查阅；
（6）如有附件，应在正文中提示。

如附件是特殊格式，应说明打开方式。

2.5结尾
（1）明确表明发件人的身份;
⑵ 有些正式邮件（如信件、感谢函、邀请函）需落款：包括企业名（以 个人名义发送时可省略）、发件人职位姓名（代表企业身份时可省略）、时间;
（3）如无需落款，我司统一采用个人签名档。

2.6签名档
2.3.1 称呼
2.3.2 问候语
(1)
(1) 请使用市场部提供的统一版本;
(2) 对内邮件需添加签名档；
(3)对外邮件已有落款时，无需添加签名档，否则一律使用统一的签名档。

(1)附件命名应能概括附件内容;
(2)附件数目不宜超过4个，超过4个应打包压缩;
(3) 如附件过大，可压缩或转成 PDF 格式，或发送稍小的图表或图片。

检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容;
收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确;
检查正文，是否有错别字或语句不通顺;
检查是否附上正确的附件。

2.7 附件
3. 邮件的发送
3.1 发送前的检查
(3) 3.2 发送时间
较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。

若必须发送，可致电提醒收件人查收。

4.邮件的回复
回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题，请勿“ RE RE RE••…” 一大串;
(1)
回复邮件时，应删除附件，避免占用太多资源;
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用
见面直接交流代替;
(4)对发件人提出的问题不清楚、或有不同意见，建议与发件人单独沟通, 不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论。