城建档案整理规范
机关有关部门、直属企业事业单位、区内各建设施工单位:
为了确保保税区、空港加工区建设工程档案完整、齐全、准确、系统、规范, 使之在生产、建设、运营、服务中更好地发挥作用、并使各建设单位、施工单位在建设工程档案中有章可循, 根据上级部门的有关规定, 结合保税区的具体情况, 特制定本规范, 现印发给你们, 请依照执行。

附件: 《天津港保税区、空港物流加工区建设工程文件整理规范》
二00八年四月二十日
一、建设、勘察、设计、施工、监理单位建设档案整编的职责分工
( 一) 建设单位职责:
1、应负责基建文件的管理工作, 并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。

2、在工程招标及与参建各方签订合同或协议时, 应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。

3、负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料, 并应进行立卷归档。

4、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

5、在建设工程规划验收前15日内应提请档案中心对已形成的建设工程档案进行预验收, 在备案前, 应提请对工程档案进行验收, 并取得相应的工程档案认可书。

建设单位应在工程竣工验收后15天内将工程档案移交保税区档案中心。

( 二) 勘察、设计单位职责;
1、勘察、设计单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建
设单位移交。

( 三) 监理单位职责:
1、负责监理资料的管理工作, 并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。

监理文件应单独组卷后归入工程档案中统一排序和编目。

2、应按合同约定, 在勘察、设计阶段对勘察设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查, 在施工阶段应对施工资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查、使施工资料的完整性、准确性, 符合归档要求。

( 四) 施工单位职责:
1、施工单位负责整编承包范围内的工程施工技术文件和工程竣工图。

工程项目实行总承包的, 由各分包单位负责收集、整编分包范围内的工程档案并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责, 分包单位竣工图加盖本单位竣工图章并交总承包单位汇总、整理, 竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、准确的工程档案。

建设项目由几个单位承包的, 各承包单位负责收集整理立卷其承包项目的工程文件。

2、总包应在工程竣工验收前, 将工程资料整理汇总完成, 并应及时向建设单位移交。

二、建设工程档案组卷( 整理) 的要求
( 一) 按单项工程组卷。

一般按文字材料、竣工图纸、工程照片、光盘等不同载体形式分别单独组卷。

( 二) 文字材料及图纸可分别组成工程立项与管理文件、设计基础材料及设计文件、招投标文件及合同、监理文件、施工技术管理文件、质量控制文件及竣工图、设备文件、工程经营文件、竣工验收及备案文件和声像档案等若干卷( 文字材料、图纸分别组卷) 。

1、文字材料按事项、专业顺序排列, 同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开, 并按批复在前, 请示在后, 印本在前、定稿在后, 主件在前、附件在后的顺序排列。

2、外文资料( 如: 进口设备资料) 要有译文, 有译文的外文资料译文在前、原文在后。

( 三) 竣工图按单项工程的不同专业( 建筑、结构、给水、排水、暖通、电气、燃气等专业) 分别组卷。

竣工图纸较少时, 几个专业可合并组卷。

( 不能超过４公分厚) 同专业图纸按图号顺序排列, 既有文字材料又有图纸的案卷, 文字材料排前, 图纸排后。

( 四) 变更文件组于施工技术管理文件中, 设计变更文件、现场洽商记录等变更文件能够单独组卷, 并按照不同专业形成时间及变更部位等排列。