公司合同档案管理规定

要点

本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管

理。

__________________ 公司合同档案管理规定

_______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号

第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。

第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。

第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。

档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。

第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或

者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。

第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。

第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

第九条本规定自年月日起施行。

附件：合同管理档案

封面

起止 日日 ______________________________________ 档案室

全宗号

目录号

案卷号

公司名称 - 立卷单位名称

卷名

案卷类目中的条款号

归档案卷号

本卷内共 ________________ 页

保存期限10年

续表

合同基本情况登记

合同名称

合同对名称

方当事法定代 电

人 表人 话

签订日 有效 履行截止期

期 期限 限 名称

经办人 电话

公司主 主办单

办单位 位领导 主办法律顾问

主管公司领导

财务主管标的

合同项

数量

目登记

质量