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xx有限公司合同档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。

第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。

第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。

第二章合同档案的收集归档

第五条归档范围

所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。

第六条归档要求

（一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。

（二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。

（三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。

（四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。

第七条归档时间

合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第八条归档手续

在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。

通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第三章合同档案的整理

第九条合同档案的整理方式

合同档案按“件”整理，每份合同为一件（包含附件、变更记录与纠纷或仲裁处理资料等）。

第十条合同档案的整理

（一）分类

公司合同档案分为八大类：行政类、营销类、人资类、财务类、商品类、招商类、物流类和其他类。

（二）编号

每件合同档案的档号结构为：全宗号—年度—保管期限—分类号—件号。

全宗号：立档单位的代码。

年度：合同的签订或形成年度。

保管期限：公司分类方案中每类合同划定的保管期限。

分类号：公司分类方案中赋予合同档案的代码。

件号：公司每年每类合同档案的顺序号。

（三）著录

在公司档案管理系统进行著录。

主要著录项包括：全宗号、年度、保管期限、分类号、件号、题名、责任者、合同编号、文件日期、合同期限等信息。

保管期限：根据归档范围和保管期限表设定。

题名：本件合同标题，不能准确概括合同内容的，可自拟标题，外加[ ]，附于原题名之后。

责任者：签订合同的双方或者多方公司。

合同编号：合同制定时编制的编号。

文件日期：合同的签订日期。

合同期限：本件合同的有效期（起止日期）。

金额：合同内约定的金额。

（四）编目

使用公司档案管理系统编制合同档案目录。

目录应包括序号、档号、题名、责任者、文件日期、合同期限等。

（五）排列、上架

归档合同可按年度—类别或类别—年度排列上架。

第四章合同档案的保管与利用

第十一条存放合同档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘。

第十二条合同档案一般不外借，如因特殊需要调用合同档案原件的，严格履行借阅登记手续。

第十三条归档的合同档案未经批准，任何部门和个人不得自行销毁、损坏和占为己有。如有违反，