会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1. 目的
为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。

2. 范围
本规定适用于中心各会议室管理。

3. 职责
3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。

3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。

4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。

未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。

4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。

由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。

4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。

4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。

会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。

4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。

若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。

4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。

4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。

若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。

4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。

并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。

会议室管理制度
为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规定如下：
一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期或取消，应及时通知会议服务部门。

二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间重叠的情况，双方协商解决。

三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开暖风。

四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。

五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。

六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。

七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理会场。

会议服务员工作流程表
上午7：00～7：30 局长办公室卫生
上午7：30～8：00 各楼层会议室卫生
会前准备：
1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。

2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。

会议服务：
3、迎宾：会前15～20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。

4、引导：宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送茶水；会议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会议室内）。

5、续水：会议期间每隔30分钟续水一次，重要会议开会前随时倒水，开会后第1～2次续水时间在20分钟以内。

6、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决。

（注：会议服务期间不负责传递任何文件）。

7、会议结束后，站门口合适的位置送别。

会后收台：
8、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空调、灯光等一切电器设备。

9、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马上将物品送秘书处，与参会人员联系。

10、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。

下班时间 17:00，如须加班，时间顺延。

周末如须加班按会议要求，提前做好会前准备。

收到各司室《会议室使用登记表》后，分配会议室。

会议结束后，瓷杯、杯托应立即清洗，消毒处理。

工作时间内不大声喧哗，不关闭室门，不吃零食，保持室内卫生，做
到干净整洁。

会议室分布情况
会议室
楼层
会议室规模会议室用途备注
1 一层45人（内20人，外25人,备5）外宾洽谈室毛巾、瓷杯
2 一层6人外宾会谈室毛巾、瓷杯
3 一层60人新闻发布厅矿泉水
4 一层40人服务中心会议室
二层16人第一会议室党员活室
5 二层16人第二会议室
6 三层16人第三会议室
7 四层16人第五会议室（有窗）
8 四层16人第六会议室
9 五层36人（备4人）第七会议室
（党组会议室）
毛巾、瓷杯
10 五层16人第八会议室毛巾、瓷杯
11 五层16人第九会议室
12 五层6人局长会客室
13 五层6人局长会客室
14 九层10人休息室毛巾、瓷杯
15 九层主席台8人，观众160人多功能厅毛巾、瓷杯、矿泉水
16 九层第十会议室
合计：会议室17个
一般会议室使用登记表
会议名
称
联系人电话
使用时
间上
午
人
数
第会议室
下
午
人
数
第会议室
会议要
求外来参会人数外来参会车辆
备注物业公司备案
会议服务：118室电话：7781
特殊会议室使用登记表
会议服务：118室联系电话：7781 使用部门承办人联系电话
时间月日时分至时分
会议室名称新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅
会场需求1、主席台人数
2、会场人数
3、音响麦克风（有线个；无线个）
4、投影设备
5、9层休息室
6、会议用品瓷杯、瓶装水、毛巾
7、外来参会人数
8、外来参会车辆
9、其他横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。

会议室管理部门签字：
月日
使用部门签字：
备注：1、新闻发布厅、外宾会议室有会时，服务员通知中控室、音响室人员。

2、九层多功能厅有会时，服务员通知工程部，
根据市内温度调节空调和排风系统。

3、物业公司备案。

信息办签字：。