注意：若是一份简短的报告（2至10页），省略摘要和目录；只需将 报告附加到备忘录或信函上。
摘要的定义与类型
• 定义
– 描述性摘要仅仅列举目录 – 信息性摘要给出必要的信息
• 常规惯例
– 简洁明了的语言、完整的句子
构建摘要
• 用自己的语言描述文章内容 • 围绕文章主题撰写 • 列出主题，加上衔接部分与过渡句 • 编辑摘要以提高可读性
第十三讲 书面沟通
• 花旗集团副总裁Paul Goodman: 出色的写作
能力是公司录用取舍的决定因素
书面沟通的类型
• 备忘录 • 信函 • 电子邮件 • 建议书 • 报告 • 摘要
备忘录的4个要素
• 日期 • 主题 • 送交 • 发送 • 附件 • 复印件
日期： 主题： 送交： 发送：
送交： 发送： 日期： 主题：
– 说明偿付的数量和方法
构建建议书大纲
• 简介（陈述问题、推荐、报告的范围与计划） • 根据有关规定对所建议的问题展开讨论
（按照规定展开讨论、针对每一部分）
• 管理计划 （组织、人员） • 成本分析 • 公司能力 （设备、经验） • 总结
报告的结构
• 标题/副标题 • 报告摘要 • 可视图像列表 • 报告主体 • 参考书目 • 附录
商务写作的语气
• 专业但不僵硬 • 友善但不虚伪 • 自信但不傲慢 • 礼貌但不卑微
案例分析
• 找出以下备忘录错误之处 • 提出修改意见
备忘录
张总: 您知道,对香蕉业来说,如果能显著减少运输损坏、降低成本,
意味着什么?利润!!! 很幸运的是,我们又一次找到一种方法达到这两点.据我们认
真计算,如能采用,公司可以减少运输损坏10%,减少总成本5%.由 此利润增加7%,同时因为客户更加方便而会更满意!我们的方法是: 改变香蕉包装的方式! —采用更小更便于集装箱装运,也无需销售 商拆装,顾客可以成件购买的小件包装.
写作过程
• 确定思路 • 写草稿 • 编辑文章
形成思路的不同方法
• 列提纲 • 头脑风暴 • 思路草稿 • 思路树
• 引言 • 主要观点
–1 –2
• 次要观点
–1 –2
列提纲
头脑风暴
• 通过联想列出各种想法 • 对各种想法进行分类
举例:杂乱无章的想法
• 甲产品是为年轻人市场开发的 • 乙产品的原料短缺 • 乙产品的市场竞争越来越激烈 • 甲产品很有市场潜力 • 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐 • 求购乙产品的消费者人数在减少
资金
新产品 组织结构
草稿指南
• 尽量少用术语 • 短段落 • 简单句 • 具体的而不是抽象的
编辑过程及内容
• 检查逻辑 • 检查表述 • 检查思路之间的关系 • 再次阅读文章，检查错别字、列表及格
式不一致处
克服写作的心理障碍
• 心理学家·罗布特·博爱斯:
– 积极参与公司或社区的活动 – 掌握尽可能多的写作技巧 – 对自己要有信心 – 多与其他人就写作问题进行交流
送交： 主题：
日期： 发送：
送交： 主题： 日期： 发送： 复印： 件附件：
信函的要素
• 写在印有公司抬头的信笺上 • 包含日期、接收者的姓名与地址和称谓 • 1至2页的篇幅 • 以结束语、签名和工作头衔作为结尾
信函的基本格式
• 无缩进式 • 修正的无缩进式 • 半缩进式
无缩进式
日期 姓名 公司 地址 地址 称谓：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
分类:同类归并
• 乙产品的原料短缺 • 乙产品的市场竞争越来越激烈 • 求购乙产品的消费者人数在减少
• 甲产品是为年轻人市场开发的 • 甲产品很有市场潜力 • 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐
思路草稿
• 把所想到的全部写下来 • 保持思维的自由发挥 • 形成自己想写的内容
思路树
• 培训 • 重组 • 生产 • 质量测试 • 营销 • 广告 • 新产品博览会
我想将此方法在本公司推广,这需要您的大力支持,并请 您在推广过程中协调各部门之间的关系,以使新方法得以顺利 实施.
商务信函的类型
• 说明性和肯定性信函 • 负面性信函 • 劝说性信函
说明性和肯定性信函
• 主要目的
– 向读者提供好消息 – 便于读者正确理解 – 消除负面影响
• 次要目的
– 树立作者的良好形象 – 树立组织的良好印象 – 巩固作者与读者之间的友谊 – 避免重复劳动
主题句须确切
• 过于冗长:关于学生对比萨饼原料和调料
的偏爱倾向的调查
• 好些:中学生对比萨饼的偏爱倾向 • 或:中学生对某某比萨饼的好恶
主题句须达到预期目的
• 主题句: 1月2日起租车减价
从1 月2 日起,凡是阿里失业公司的职工, 在高速车行租车,无论公用还是私人租用, 一律享受15%的折扣.
说明性和肯定性信函的种类
结尾 签名
公司台头
修正的无缩进式
姓名 公司 地址 地址 称谓：
公司台头 日期
结尾 签名
半缩进式
姓名 公司 地址 地址 称谓：
公司台头 日期
结尾 签名
建议书的种类
• 推荐报告
– 具有说服力的文章
• 解决技术问题
– 需要外部专家或进一步的援助
• 具体的管理计划
– 时间表、相关人员和相关责任
• 具体的补偿措施
• 内部信函 • 确认信 • 摘要 • 致谢和祝贺投诉的回复
新包装方式已证明从技术上、经济上是可行的.敬请张总再 三考虑,予以批准.同时因涉及多个部门的合作,需您协调.
敬请考虑. 小张
2003年6月15日
备忘录
收件人: 丁玲经理 发件人: 张伟 日期: 2003年6月15日 关于:包装香蕉新方法
香蕉是不宜保存的食品,具有易腐烂的特点.这给我们公 司在运输香蕉过程中带来了不利.用我们以往的包装方法,香蕉 的腐烂率达8%,这使我们的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使 腐烂率大幅下降,但是味道又会受到影响.针对这个问题,我查 阅了一些资料并询问了有关专家,获得了一种新的包装方法,可 使腐烂率降低到2%,又不会因采摘半生香蕉影响味道.
说明性和肯定性信函的结构
• 报告好消息,综述要点 • 列出细节和背景资料 • 不避讳地说出可能的消极因素—只是尽
量强调积极方面
• 阐明读者的受益处 • 结尾充满友善、积极、关怀、有远见
说明性和肯定性信函主题句
• 主题句须具体 • 主题句须确切 • 主题句须达到预期目的
主题句须具体
• 过于泛泛:培训课程 • 好些:19日的培训课程 • 或:面试技巧培训课程的评估