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湖北自考文书与档案管理复习资料

第一章思考与练习1、什么是文书工作?文书工作的特点是什么?答:所谓文书工作,有广义和狭义两种概念。

广义的文书工作,就是指运用科学的原则、程序和方法,完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。

狭义的文书工作,就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。

文书工作的特点是:(1)政治性(2)机密性(3)规范性(4)时间性(5)事务性2、文书工作的重要作用表现在哪些方面?答:文书工作的重要作用表现在以下几个方面:(1)助手作用(2)纽带作用(3)“门户”作用(4)查考作用3、文书工作的基本原则是什么?答:文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。

4、联系自身实际,谈谈如何加强自身的修养,提高自身的素质,为今后做好文书工作打下基础。

答:文书工作是一项科学的、严肃的工作,要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。

所以文书人员应该具备以下几点素质:(1)要有较高的政治素质有较高的政治素质主要表现在两个方面:一是坚持四项基本原则,同党中央保持一致。

二是有较高的政治理论修养和政策水平。

(2)要有良好的工作作风培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。

每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识,主动为领导的科学决策献计献策,真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。

(3)要有较强的业务水平作为一名文书人员,应热爱本职工作,具有广博的知识和合理的知识结构。

不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力,还要努力学习专业知识,拓宽自己的知识面。

总之,作为一名文书工作,各方面必须具有良好的素质,才能做好本职工作。

5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。

答:文书的优点:所述内容详细周密,记载信息稳定准确,多次传达而不会发生误差;对领导意图具有正式代表性,能作为办事依据和查考凭证;一文多发,可多头同时进行,突破时空的限制。

文书的缺点:必须要有一套统一的文书工作制度,以保证文书运行畅通,确保信息的沟通。

6、机关文书工作的组织形式有哪几种?答:机关文书工作的组织形式分为3 种,分别是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章思考与练习1、简答题(1)简述文书的含义。

答:文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。

文书包括公务文书和私人文书两种。

(2)公文有多少种稿本?答:公文有8 种稿本,分别是草稿(草案)、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。

(3)现行公文有多少类,举例说明。

答:现行行政公文的分类:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、辨别所标发文字号的正误,标错的应修改。

(1)财政局发(1992)5 号更正:财政局发〔1992 〕5 号(2)市报发【98】18 号更正:武汉市发〔1992〕18 号第三章思考与练习1、收文和发文的处理各包括哪些环节?答:收文包括以下环节:传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。

发文包括的环节:草拟(拟稿)、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。

2、收文登记的作用是什么?答:概括的说主要有以下几点:a. 便于管理与保护文件,防止积压和丢失。

b. 便于检查公文的运转,随时掌握文件的运行情况。

C. 便于统计文件和做好催办工作,有助于发现问题,总结经验,研究改进的措施。

d. 便于作为核对与交接文件的凭据,便于加强经手人的责任心,并且使责任明确。

3、拟办和承办有哪些具体要求?答:拟办是一项政策性、技术性较强的工作,要求做到以下几点:(1)要清楚、熟练地掌握有关政策和规定,力求使提出的拟办意见即符合实际,又符合政策规定。

拟办意见要周到细致,要综合考虑各个方面因素的影响。

(2)要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况,同时还要熟悉办公程序和有关规定。

(3)拟办之前,要认真研究文件的内容和发文机关的要求,以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

(4)拟办意见要简明扼要,抓住关键。

承办的具体要求:公文承办时,凡经过领导批办的文件,应该根据领导批示的意图、意见具体办理,“不得延误推委”;“紧急公文应当按时限办理,确有困难的应当予以说明” ;凡未经领导批办的文件,可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定,以及以前的惯例,酌情处理。

4、简述批办的作用。

答:批办的作用是:a. 能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。

b. 能够加强对文书处理工作的领导,对下级指明领导意图,交代办文的具体要求,合理组织力量和分配任务,迅速妥善地办理公文,推动工作的顺利进行。

C.能够避免承办人在文书处理上走弯路,或由于分工不明,职责不清,导致观望等待而拖延时间等。

5、公文审核的重点是什么?答:审核的重点是:是否应当由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

6、公文的签发应注意些什么?答:以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发;以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件,则应由其负责人签发。

7、拟稿时有哪些基本要求?答:(1)要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。

(2)拟写的文稿要情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,文字精练,字词规范,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

(3)文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。

(4)文稿中涉及到计量单位时,必须使用国家法定的标准计量单位。

(5)拟稿用词要准确,用字要规范。

8、催办的方式有哪几种?答:催办的方法一般使用“催办单” ,单上写明承办文件号及承办期限,发给承办单位。

对紧急重要的文件,可随时打电话或到承办部门询问承办情况。

另外,可以建立“文件催办登记薄” ,按薄催办,事毕登记办理结果,加盖“办理完毕” 之类的印戳;也可以使用催办卡片,事毕登记,抽出另存;还可以使用催办笔记,将应催办的文件记载下来,办毕勾销。

9、特殊文书指哪些?答:文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。

10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题?答:急件办理中应注意的问题:对于发文单位的要求:(1)文件的决策者或签发人,应当实事求是地从发文内容和性质去考虑,严肃慎重地决定应否列入急件。

(2)一旦确定为急件,拟稿人须加速撰写,签发人须加速审核,其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。

(3)要根据文件内容需要和送达时间,仔细地安排确定递送渠道和方式。

对送文人员和收文部门的要求:(1)做好急件的一切交接工作(2)一切递送人员对急件都要做到随手随送(3)加强催办。

机要文件的管理应注意问题:(1)提高保密意识(2)尊重保密部门的意见(3)加强对机要工作的环境、设备与用具的管理4)控制密件发行和阅读范围5)采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。

答:处理人民来信的基本程序是:一拆封;二阅信;三登记;四办理;五立案;六复信。

第四章思考与练习1、简述文书立卷的基本原则。

答:(1)保持文件之间的内在联系和完整性(2)要正确反映机关工作的历史面貌(3)要便于管理、查找和利用2、怎样选择立卷的环节和立卷人员?答:确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提;二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件;三要以各个机关不同的具体情况为一句。

明确立卷人员,推行文书处理部门立卷,并不是说要这些部门的每个人都来立卷,而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。

3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。

答:(1)根据问题特征结合作者特征组卷法。

例如:“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通报、意见” ,卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量” ,作者都是“外贸部”。

(2)根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。

例如“国美电器股份有限公司1999 年销售统计报表” ,卷内文书内容涉及的时间是“ 1999 年”,文书名称是“统计报表” ,作者是“国美电器股份有限公司” 。

(3)根据通讯者特征结合问题特征组卷法。

例如:“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函” ;“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。

这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”,实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务” 。

4、举例说明编制立卷类目的方法。

答:第一种是按组织机构设置分类编目。

例如:**** 单位文书立卷类目一、教育培训处1-1. 教育工作计划长期1-2. 教育工作总结永久1-3. (略)二、宣传部2-1.宣传工作计划、总结永久、长期2-2.宣传工作会议材料永久2-3.略第二种是按问题分类编目,即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。

5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。

答:平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。

收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。

鉴别主要是检查公文的办毕情况。

归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷,不要积压、错归,且要填写《归卷文件登记薄》。

6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。

7、什么是归档?归档制度的主要内容有哪些?答:归档就是文书部门立好的案卷,按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。

下篇档案管理第一章思考与练习1、试述档案的起源与演变。

答:档案的起源:档案是人类社会活动的产物,是人们社会实践活动的历史记录,并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。

在漫长的原始社会,人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗忘和失真,人们创造了结绳和刻契来录。

随着社会生产的发展,人们的交往日益扩大;文字的发明,为档案的产生提供了社会条件。

人们在社会实践中使用文字记录,并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。

档案演变中的几种档案:甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。

2、试述档案的作用。

答:(1)机关工作的查考凭证(2)社会实践和生产活动的参考依据(3)科学研究的可靠资料(4)宣传教育的生动素材3、什么是国家档案全宗?答:国家档案全宗,又称“国家全部档案“,是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。

4、简述档案的种类。

答:根据档案载体材料的不同可将档案分为:甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。

根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为:文字档案、图表档案、声像档案三大类。

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