办公室部门职责说明书
编号：YD/BG
1基本资料:
2、主要职责:
6、负责公司法律事务工作。

7、负责公司的企划宣传工作8参与子公司管理工作。

3、主要工作内容:
21、完成公司领导交给的其它任务
4、主要工作要求:
1、工作计划、总结
1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求起草工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行文实施。

1.2在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作计划并检查落实情况。

每年1月15日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。

工作计划要有落实、有小结，与考核挂钩。

2、制定制度
2.1全面了解公司的生产经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。

及时反馈检查意见。

2.2制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查落实情况。

3、综合管理与协调
3.1保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和问题向总经理室汇报。

3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、了解和跟踪，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。

4、信息管理
4.1制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求，经总经理室审批后组织实施。

4.2提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报总经理批准后组织实施。

4.3调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。

4.4每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿。

4.5及时检查计算机防病毒情况，做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。

4.6组织计算机应用知识的培训，提高员工应用水平。

4.7收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。

4.8为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写书面报告呈送领导参考审阅。

5、公文处理
5.1收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示；下级单位的请示、报告、传真；平行单位的函件、传真，必须按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷、存档，并做好记录。

5.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照发文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记录。

5.3根据领导的要求，协助领导起草会议讲话稿等有关文件，做到工作及时，文稿质量符合领导要求。

6、会务工作
6.1有组织、有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。

掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序，做到承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对临时出现的事项。

6.2做好会议的录音、摄像、记录，做好会议记录、纪要的拟定，必要时形成内参后发文。

6.3贯彻会议精神、决议，检查落实情况并及时做好汇报工作。

7、档案管理
7.1制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。

7.2用现代档案管理技术整理、保管档案，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行保密职能，按要求及时收发、登记、保管、销毁保密文件。

7.3对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导，检查督促重要档案的收集、归档情况。

8、接待与公共关系
9、后勤保障
9.1保持办公场所的整洁干净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位要做到整齐、清洁、明亮、无异味。

9.2制定午餐伙食标准，确定供应商，保证卫生、营养合理。

9.3根据办公用品、劳保用品、礼品库存及消耗情况，及时编制采购计划，实施采购。

保证采购价格合理，质量优良，严格掌握发放范围，不积压浪费。

采购完毕要凭货票清点入库，单据、账目、手续齐全、清楚。

要建立发放、领用制度，做好记账、核算工作。

9.4租赁车辆，按时结算租赁费用，做好车辆使用调度。

10、固定资产管理
10.1对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。

10.2购置办公用固定资产前必须编制采购计划或定货计划，在充分利用原有设备的基础上确定增添，不盲目采购。

10.3对超过使用年限，或确已丧失效能需报废的固定资产，经技术鉴定后履行批准手续，被批准报废的固定资产，经市场寻价后处置，其变价处理的残值，上缴财务部后做销账记录。

10.4统一房屋产权管理，做到产权来源清楚、房源清楚，造册登记。

房屋坐落、结构、面积、建造年份、维修变动资料齐全。

及时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管线图纸、通讯网络线路图纸，整理归档保管。

11、安全保卫
11.1维护公司内部治安秩序，以“预防为主”为中心，通过宣传教育增强职工法制观念和安全意识。

配合公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作，及时、妥善地调解处理内部治安纠纷。

11.2对公司的重点部门、要害部位加强安全防范措施，及时发现隐患，采取有力措施整改，确保陆上单位安全生产无事故。

11.3管理公司常住人口、外来人口、临时人口户籍资料，及时清理离职人口的户籍；办理边防证、通行证、身份证等证件。

12、法律事务
12.1、开展法律教育、宣传，及时、热情地为相关部门和人员提供法律咨询服务。

12.2对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等进行严格审查，对公司的重要活动进行法律指导，提出法律方面的意见和建议，保证公司行为的合法性，保护公司的合法权益。

12.3处理公司的法律事务。

联系有关单位开展调查取证工作，组织或参加外出调查、收集证据材料；根据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状；联系律师和司法部门；进入司法程序后密切与司法部门保持联系，关注办案进展情况，及时向总经理室汇报；结案后要及时做好总结，及时整理资料，归档保管。

13、子公司管理
13.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议，并说明理由。

13.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，了解子公司的经营管理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等，并做工作汇报。