课程设计
课程名称:管理信息系统课程设计
设计题目:档案管理课程设计
学院:机电工程学院
专业:工业工程
年级: 2011级
学生姓名:刘家林
学号: 201110303127
指导教师:孔令波
日期: 2014年12月10日至2014年1月4日
教务处制
一、应用背景
管理信息系统起初应用于最基础的工作,如打印报表、计算工资、人事管理等,进而发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理,
这属于电子数据处理(EDP,E lectronic Data Processing)系统。
当
建立了企业数据库,有了计算机网络从而达到数据共享后,从系统观
点出发,实施全局规划和设计信息系统时,就达到管理信息系统的阶段。
随着
计算机技术的进步和人们对系统的需求进一步提高,人们更
加强调管理信息系统能否支持企业高层领导的决策这一功能,更侧重
于企业外部信息的收集、综合数据库、模型库、方法库和其他人工智
能工具能否直接面向决策者,这是决策支持系统(DSS, Decision Support System)的任务。
我国20世纪70年代末有少数企业开始MIS的局部应用。
“六五”期间,选择一些大型企业进行MIS的开发试点,其中首都钢铁公司、
北京第一棉纺厂、湖北第二汽车制造厂、宁江机床厂等取得了经验。
20世纪80年代中后期,在全国性的计算机应用热潮中,许多企业纷
纷从财务管理、人事管理等单项应用入手,尝试建立MIS。
许多企业,如北京内燃机厂、北京电视机厂、沈阳鼓风机厂、天津渤海无线电厂
的MIS初具规模,建立了覆盖全厂的计算机网络。
“八五”期间,企业
逐步走向市场,MIS建设的目标和需求日益明确。
一些企业的系统,
如北京第一机床厂、山西经纬纺织机械厂、成都飞机制造公司等都达
到了很高水平,与企业中其他系统集成,形成了CIMS。
目前,我国
MIS已经有了相当的普及率,几乎覆盖了各个行业及各个部门。
有了以上应用的基础,根据当前企业的现状与需求,特别建立了适合企业的档案管理体统,为企业提供高效的管理功能。
二、系统目标
2.1企业档案管理系统要完成的功能主要有:
档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。
档案管理还要完成对部门档案的查询,员工花名册的打印。
档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数,如文化程度、政
治面貌和年龄等。
2.2人事档案管理功能说明
人事档案管理功能包括人事档案信息的增加、修改、删除和查询: (1)增加功能
该系统按照管理人员的书写习惯,可对员工的编号、员工的姓名、性别、出生年月、职位名称、最高学历、家庭住址、联系电话、等基
本信息进行记录。
信息录入后最终自动生成详细的易于操作的人事档
案表,可以随时的记录了解本公司的员工信息,一目了然。
(2)修改功能
该系统提供的档案修改功能可以在员工的基本情况发生变化后,
根据修改的项目修改员工原始的各种信息,比如修改学历、所在部门、职务名称等。
(3)删除功能
该系统中删除的功能是为了考虑人员的流动性,当员工提出辞职后,可及时得把员工信息删除,在选择删除某一条信息后,为了防止
误操作,系统会再次提示“您是否真的删除”,如果您选择确认后,才能删除。
(4)查询功能
对人事信息,根据查询条件列出查询结果,其中,查询条件可以
是单一查询条件,也可以是组合查询条件。
(5)档案打印功能
可根据需要,打印出员工数据库中所有或部分人事档案。
三、系统分析
3、1组织结构
了解清楚对象系统内部各种组织机构,向系统分析人员进一步明确
调查对象和方向。
通过调查可得一般企业组织结构图如图 3.1所示:
图3.1一般企业组织结构图
3.2档案管理信息系统功能总体设计图如图 3.2所示
图3.2档案管理信息系统功能总体设计图
3.3业务流程
业务流程图体现了信息的流动过程,调查管理业务流程时应顺着
原系统流动的过程逐步进行。
通过对企业管理业务的实际调查分析,弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能,系统的档案管理业务流程如下图 3.3.2所示:
图 3.3.1 业务流程图图例
员工人事部其他部门
N
Y
填写员工入职档案登记表
员工档案处理
合格员工入职档案登记表
档案审核
档案存储台账
档案信息查询及管理
任职通知
合同表
不合格员工入职档案登记表
员工入职档案登记表
与员工签订合同
图3.3.2系统的档案管理业务流程图
从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能:档案单审核,人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进行审核,检查档案单填写的是否符合要求,档案的信息是否真实。
不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写,合格的档案单转给档案室进行档案存储。
登录档案存储台账,管理员依据合格的档案单登记档案存储台账,记录每一笔档案业务。
档案信息查询及管理,管理员根据企业要求对档案的信息进行维护和日常管理(包括添加,删除,更改,查询,人数统计,部门花名册打印等功能)。
3、4数据流程图
根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程
图如3.4.2图所示:
图 3.4.1 数据流程图图例
顶层数据流图:
档案处理登录查询
档案输出
图 3.4.2 顶层数据流图
第一层数据流图:
档案单
合格档案单
档案表
不合格档案单
图 3.4.3 第一层数据流图第二层数据流图:
员工
P1 档案单审
核
P2 入档处理
D1
档案管理员
P0 档案信息管理系统
员工
新添档案,数据变动
档案表
图 3.4.4 第二层数据流图
四、系统设计
4.1 档案管理总体结构设计如下图 4.1 所示:
档案管理员
P3
档案录入
P4 档案维护
P5 档案查询
P6
档案统计
D1
图4.1档案管理系统划分图
4.2代码设计
代码的设计问题是一个科学管理问题。
设计出一个好的代码方案对于系统的开发工作是一件极为有利的事情。
它可以使很多机器处理变得十分方便,另外还把一下现阶段计算机很难处理的工作变得简单。
该系统采用层次代码设计方法。
(1)惟一性原则每个代码必须能惟一标识一个事物或某一特征,这
是代码设计的首要原则。
(2)规范性原则系统的代码必须按一定的标准来设计,如行业标准
或企业标准,因为只有规范化的代码才具有可行性。
(3)可扩充性原则系统中代码应留有一定余地,以适应系统的发展
扩充要求,如文件编号号可以由5位扩充到6位。
(4)简明性原则在系统的要求的前提下,尽量使代码长度缩短,容
易识别使用。
该系统中的代码即按照以上基本原则设计,如果用户使用不规范数据的话,系统会有提示。
代码含义作用所谓代码,是指代表事物的名称、属性、状态的符号和记号。
其作用如下:
(1)为实体或属性提供了唯一确定的含义。
(2)提高计算机处理的效率和精确度,便于校验、检索、分类和统
计。
( 3 )用代码代表冗长的字符、汉字串可以节省存储。
代码具体设计: 一个企业会有多个部门, 每个部门都会有一个唯一的编号,所以员工代码采用组合码,设置方案如图:
部门号
员工编号
员工所在部门编号部门号入职年份
图 4.2 代码设计
五、数据库设计 5.1 概念设计
5.1.1 实体属性及其定义
经过上述系统功能分析和需求总结, 设计如下所示的实体和属性的定义:
员工信息(员工编号, 员工姓名, 性别,学历,政治面貌, 部门, 职位,职称,联系电话,联系地址)
部门信息(部门名称,部门编号) 管理员(权限名称,密码)
系统根据上面的设计规划出的实体有:员工实体,部门实体,管理员0 X
2 X XX
0 X
XXXX
权限实体。
5.1.2
各个实体 E — R 图如下
N
1。