饼状图（续）
• 可以将具体值放在图注中，并将总值置于 图表下方。
折线图
• 折线图通常被用来表示趋势，尤其是在时间节点 超过5个的时候。 • 规则如下：
• 使用不同的线型（实线、虚线）
• 对最重要的趋势使用最粗的线型
• 将折线的数量控制在3到4个 • 使用图例或箭头来进行标注 • 当在不同的图之间进行比较时使用相同的刻度 • 在折线图中通常标注有竖直刻度，包括零刻度 • 当具体值和趋势一样重要时，在折线中进行标注 • 不要使用Excel的默认格式，要进行改进
基本技能
• 定制界面 • 使用快捷键 • 移动和复制
• 选中
• 交换顺序 • 调整文本格式 • 调整行格式 • 调整对象格式
为什么需要定制界面
• 定制一个你更为熟悉的界面可以方便你的操作 • 如何定制：
• 在菜单栏上选择“工具”->“自定义”，然后点击 “命令”，将所需的图标移动到工具栏上。
• 按住Alt键，可以将图标拖入工具栏中或从工具栏 中拖出。
式，可以精确指定想要放大或缩小的百分 比。
画不规则图形
• 先使用自选图形库中的图形，然后使用变 形工具来绘制不规则图形，如：
改变形状
• 如何画出下面的图形：
• 画一堆小图再排列它们？不，那样会浪费 时间。正确的方法是：
先画出一组同样的图形
然后对所需的图形进行变形
基本规则
• 文本规则 • 图表规则
矩阵
• 确保最高点在图表右上角或左上角 • 如果需要强调，用彩色填充某些部分
演进图
• 示例：
表
• 表是图形化的文本。用简短的词和数字来 表达意思。 • 示例：
月亮图（Moon Chart）
• 用于表示品级，有时需加上一些说明文字。 • 示例：
构成图（Mark-up Chart)
• 用于表示价格、成本等的构成 • 示例：
柱状图（例子）
• 哪些地方需要改进？
柱状图（例子）
• 改进后：
柱状图（从Excel中导入）
• 在绘制数量图方面，Excel比PowerPoi nt要好。但导入图形后需要对它进行修改， 使之适合ppt的标准，如：
柱状图（从Excel导入）
• 改进的地方
• 在图形区域没有颜色 • 因为只有一组数据，去掉了图例 • 去掉网格 • 去掉垂直刻度，将值标在柱图上方 • 扩展柱宽，使之大于之间空隙的宽度 • 去掉了水平线上的记号，它是用于别的图表的，在 柱状图上不需要。 • 改变了默认色 • 不需要边框
其它色彩样式
三维
纹理
方格
步骤
• 在开始前，必须充分理解各项工作的难易 程度：
帮你减少麻烦的方法
• 在开始之前，花几分钟考虑一下各个部分 的难易程度 • 从整个工作中较复杂的部分开始，然后进 行较容易的部分 • 在修改时尽量修改那些较容易修改的地方 • 使用某种方式来度量图表
对空间的感觉：要胸有成竹
• 事先考虑好：
• 本张幻灯片需要表现些什么，以什么顺序？ （这样可以了解如何放置对象） • 在本张幻灯片中需要放入多少图表？
（这样可以对对象的大小有个概念。如果在一张幻灯片中
有太多的对象，将它分为两张） • 还会在这张幻灯片上加东西吗？ （为了扩展性而故意留下一些空白，但要看起来平衡）
组织结构图（文本框）
• 两种添加文本的方式：
• 直接在框中添加文本 • 使用文本框（调整文本时不用改变方框形状）
• 推荐使用白色填充方框而不是不填充
流程图
• 示例一：
流程图
• 示例二：
流程图
• 规则如下：
• 使用箭头来显示流程方向 • 使用不同的线型来显示流程类型 • 使用不同的框型来表示不同的功能 • 可以在箭头上加上百分比 • 目的是易于阅读和理解
常用的图标
定制模板
• 使用Slide Master来做好一个模板。 • 然后点击“另存为”，保存类型为 PPT模板，然后将它替换为系统默认模板。 • Slide Master：
定义标 题格式 定义多 级格式
定制界面之其它
• 在创作PPT时，最好将对象显示为最大， 这样可以看清楚更多的细节。这是为什么 只保留那些常用按钮的原因。一般来说，
• 但是不需要在PowerPoint中来做这些改动，在 Excel中就可以完成了。
柱状图（续）
• 多类别柱图可将多组数据放在同一个图表中，从而便于 比较：
• 多类别图表的规则：
• 避免有三个以上的类别
• 使用不同的颜色和图例来区分不同的类别。需要强调的类 别以最深的颜色显示。
• 柱图之间的空隙大于单个的柱宽，但小于总体宽度 • 图例必须置于图表下方，采用一致的字体
基本理论
• 对效率的感觉 • 对空间的感觉 • 对步骤的感觉
对效率的感觉
• 所画的幻灯片应该可以被分成许多小的动 作，效率就产生于这些动作之中。 • 复制时应将原对象和复件对齐
• 使用Shift键会使这一动作快14秒
对空间的感觉
• 就好像布置一所空房子。不要浪费空间， 但也不要过于拥挤。 • 哪一个看起来更好？
柱状图（续）
• 修改柱状图来表现百分比：
• 这两个图表都表示的是不同类别的百分比，但右 图更强调百分比而不是总量。规则如下：
• 三到四个类别就够了，不需要更多。 • 在最右边使用标注而不是图例来表示不同的类别。 可以使用彩色来强调某个类别。 • 百分比和总值的字体应该不同。
பைடு நூலகம்
饼状图
• 饼状图最主要的作用是用于表达百分比。 • 规则如下：
对象。这在画组织结构图或其它图形时非 常有用。
选中
• 在对象上点击鼠标则可选中该对象。但如果该对象没有 填充内容，则只能点击其边界来选中它。这比较麻烦， 因此建议用白底填充而不是不填充。 • 按住鼠标左键拖动可以选中一个区域。 • 按住Shift键，在一个个点击对象，可以将它们都选中。 • 按Ctrl+A全选 • 在文本框中三击左键可以选中整段，双击可以选中一个 词。选中一个文本框最方便的方法时按住Shift键，然 后点击文本的任何位置。这样将该文本框作为一个整体 对象，而不是待编辑的文本对象。
• 数量图：柱状图、饼状图、线状图等
• 形状图：组织结构图、流程图、矩阵等
• 特殊效果
文本的一致性
• 风格一致的文本将有利于受众的熟悉和理解。 • 一致性
• 一致的字体 • 一致的标题、子标题、符号格式 • 一致的图表格式 • 一致的缩写和术语 • 一致的大小写
• 一致的叙述风格
不一致的例子
不一致的例子
• 饼状图中的项目最好少于5个，不要超过8个。太多 的项目通常没有意义。可以将太小的部分合并在一
起。
• 不要用彩色和图例来区分不同的类别，这将不容易 识别。使用白色和图注。 • 如果想要强调某一个项目，可以使用彩色或箭头等 来强调它。 • 如果可能，按升序或降序排列各个项目。 • 如果空间有限，将图注置于图表内部。
举例
项目符号
• 与Word不同，PowerPoint使用短而 小的句子来表达中心思想。因此建议使用 项目列表的方式。
• 不要对所有的文本使用同样的项目符号。 子标题等的项目符号应该有所区别。
孤行控制
• 孤行是指一段的最后一行只有一个很短的 单词或字。 • 应该尽可能避免孤行的出现，因为它会使
段落看起来不平衡。通过调整文本框可以 很容易消除孤行。
点状图
• 点状图有两个维度，用一条直线来表示两 个因素之间的统计关系。
泡状图
• 用于显示各个组件的位置。如果想要强调 某一个组件，使用彩色来填充它
形状图的规则
• 形状图比起数量图来更为复杂。 • 没有死板的格式，发挥创造力。
组织结构图
• 采用横排或竖排的方式清晰的表明组织结构。 • 将相同的部门组合在一起。 • 使用垂直线和水平线，而不是斜线 • 使用 来避免交叉线的混淆
较复杂但非常有用的操作
• 交换简单图形：选中两个图形，组合，然 后水平或竖直翻转。 • 交换复杂图形：
调整文本格式：字体大小
• 利用工具栏上的图标调整字体大小。理论 上说可以在图标框中输入1到4000之间 的整数，但建议不要使用大于96pl或小
于6pl的字体。
编辑项目列表
• 可以从“格式”菜单中选择项目符号的格 式
视觉的触动
--如何在PPT演示中使用视觉效果
课程目标：前言
• 在课程开始之前，需要强调：
• 不是作为艺术家在教美学 • 不是在教广告设计人员画很炫的图 • 过于炫目的形式会对内容喧宾夺主 • 所教的是技巧、规则、程序，它们会帮助你更 好的交流和沟通
• 在学习完本课程之后，你将可以：
• 更有效地使用PPT • 创作出使人印象深刻的演示效果
横竖各只需要两行工具栏就够了。
• 请比较：
使用快捷键
• 复制：Ctrl+C • 剪切：Ctrl+X • 粘贴：Ctrl+V • 保存：Ctrl+S
（copy,复制到剪贴板）
• 全选：Ctrl+A
• 撤销：Ctrl+Z • 复制：Ctrl+D（duplicate,比copy多一个粘贴动作，
但不复制到剪贴板）
联合图表
• 如果单一图表无法表达含义，则使用联合 图表，如：
只显示出了增长的趋势
显示出增长的趋势，同 时表明增长率在下降
饼状图（例子）
• 联合图表的另一种用法：
遇到负值的情况
区域图
• 在既要表达值又要表达比例的情况下，使 用网格和Y轴刻度：
对照图
• 用于性别比较等
条状图
• 条状图看起来像柱状图的变形。在需要在 图表中加上文字的情况下，条状图比柱状 图更合适。