秘书文档管理绪论一. “秘书文档管理”的内涵基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：1. 有着天然的密切关系2. 档案学内容太多，需要精简学习二. “秘书文档管理”的研究对象与主要内容（一）“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。

（二）“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程三. 文档管理工作的重要性（一）文书、档案工作是国家管理的重要手段（二）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分（三）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段四. “秘书文档管理”与相关课程的关系第一章文书和档案第一节文书和档案的含义和关系一. 文书和档案的含义（一）文书的含义1. 在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。

2. 人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。

文书包含以下含义：（1）文书的作者是从事社会活动的人（2）文书具有实用性（3）文书的记录方式为文字（4）文书的载体形式多种多样（5）文书具有广泛的社会作用（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料（二）文书、公文和文件之间的关系广义文件＞文书＞公文＞狭义文件（三）档案的含义定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

包含几个要素：档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性二. 文书和档案的关系1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

2.文书有条件地转化为档案。

菲利普•布鲁克斯“文件生命周期”概念谢伦伯格“双重价值鉴定”第二节文书和档案的种类和作用一. 文书和档案的种类（一）文书的种类1.作用：通用公文、专用公文2.行文方向：下行文、平行文、上行文3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文5.时限：紧急公文、普通公文6.机密程度：机密公文、普通公文（二）档案的种类1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案3.载体形式：甲骨等4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案5.内容体式：公文、日记、电稿等二.文书和档案的作用（一）规范作用（二）指导作用（三）联络作用（四）凭证作用（五）参考作用是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考（六）教育作用第二章文书工作和档案工作第一节文书工作一.文书工作的含义1.仅指公文文书2.包含文书制作、文书办理、文书管理3.有法定的程序和严格的要求二.文书工作的原则（一）与时原则（二）准确原则（三）安全原则（四）精简原则三.文书工作组织（一）文书工作组织机构分为：中心机构、专门机构、分支机构（二）文书工作组织方式1.组织方式的类型：集中形式、分散形式（两种工作方法：按工作环节分工、按文件性质分工）2.组织方式的选择1）社会组织内部机构设置的层次和数量2）社会组织形成和使用的文件数量3）社会组织各内部机构空间距离的远近4）工作人员的配备情况（三）文书工作的组织领导1）就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。

2）就社会组织而言，上级社会组织的办公厅对下级指导，党政指导其他部门。

3）就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。

4）就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织与其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。

第二节档案工作一.档案工作的含义和性质广义：档案事业工作狭义：档案业务工作管理性、服务性、政治性二.档案工作的内容也分广义、狭义（8工作环节）三.档案工作的基本原则（一）集中统一地管理国家全部档案1.国家全部档案由档案机构分别集中管理2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督3.实行党政档案和党政档案工作统一管理（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面的利用四.档案工作机构（一）社会组织档案部门一般包含以下几种类型：机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室（二）档案馆（三）档案事业管理机关（四）档案工作机构之间的关系无隶属关系，只有协作关系五.文书工作和档案工作的关系（一）文书工作与档案工作的联系1.文书工作和档案工作的对象有交叉。

2.文书工作和档案工作前后相继。

3.文书工作和档案工作互相影响。

4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

历史上合多分少，统一管理是趋势（二）文书工作和档案工作的区别1.工作对象不同2.工作任务不同3.服务对象和工作目的不同4工作机构不同第三章文书制作第一节文书制作概述一.文书制作的含义含义：文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。

二.文书制作的过程（一）制作阶段1.交拟交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。

把握意图2.拟稿拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。

3.核稿1）一看是否需要行文。

2）二看文稿内容。

3）三看文稿的文字表达。

4）四看公文体式。

4.签发正签：职权范围内的签发代签：根据授权或委托，代主要负责人签发。

核签：又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发。

会签：两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发。

签发意见、签发人姓名、签发日期5.复核（二）制发阶段1.打字排版1）以签发的定稿为依据，忠实于原稿。

2）版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。

3）打印排版要建立相应的登记制度。

2.校对3.印刷4.用印1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印。

2）与文件制发组织一致。

3）清晰端正，上不压正文，下要骑年月盖章。

三.文书制作要求1.真实反映法定作者意图。

2.严格遵守公文格式要求。

3.准确把握公文写作特点。

4.严格控制公文制作程序。

第二节文书体式一.文书体式的含义文体与格式二.法定公文格式《公家行政机关公文格式》《办法》、《处理意见》（一）《公文格式》的总体规定1.公文用纸纸张定量：60--80g/m纸张白度：85%--90%横向耐折度≥15次不透明度≥85%PH值为7.5--9.5国际标准A4纸：210mm×297mm各裁边允许误差为±3mm2.公文规格公文版心：156mm×225mm 公文页边：公文上下左右各页边尺寸：天头37mm±1mm，地脚35mm±1mm;订口28mm±1mm，翻口26mm±1mm。

3.公文印制图文颜色：除标识，印章，均为黑色。

排版规格：3号字高度加其7/8倍的距离，正体：3号仿宋，小标题：3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

制版要求：误差不超过1mm印刷要求：误差不超过2mm，黑色油墨达到色谱BL100%，红色油墨达到色谱Y80%，M80%。

装订要求：页码之间误差不超过4mm，订位距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，平钉钉距与书脊间的距离为3mm--5mm，裁切误差不超过±1mm，四角成90°。

（二）《公文格式》的要素规定眉首、主体、版记眉首：红色反线以上主体：红色反线以下至主题词版记：主题词以下1.眉首（1）公文份数序号用于绝密、机密文件；便于核对、查找、销毁；位数最少为2位。

（2）秘密等级和保密期限黑色三号字体，首页版心右上角绝密≥机密≥秘密未标保密期限，按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。

（3）紧急程度（4）发文机关标识上行文应多空出80mm供批阅发文机关标识：小标宋体字，字体＜国务院字体（22mm高×15mm宽）联合发文按照党、政、军、群的顺序（5）发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。

只能注明一个机关的发文字号。

发文代字：一层是机关、一层是发文机关主办文件的部门代字。

年份序号：用全称，用﹝﹞，序号不编虚位、不加“第”字。

（6）签发人2.主体部分（1）公文标题由发文机关名称、事由、文种构成，在红色反线之下空2行，用2号小标宋题字。

（2）主送机关标题下空1行，顶格用3号仿宋字体，全角冒号。

（3）公文正文正文用3号仿宋字（4）附件附件于正文下空1行，左空2字，3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

（5）成文日期零：用计算机符号○（6）公文生效标识用印章（上套、下套）（7）附注用3号仿宋字，以圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。

3.版记部分（1）主题词不超过5个，先标类别词，再标类属词；3号黑体字；后标全角冒号；词目用3号小宋字体；（2）抄送机关主题词下1行；左右各空1字；3号仿宋；全角冒号；逗号隔开；（3）印发机关和印发日期抄送下1行，3号仿宋，印发机关左空1字，印发日期右空1字。

4.页码5.公文中表格6.公文的特定格式（1）信函式格式是平行文或下行文；不标识“文件”二字；字体、距离区别；武文线；（2）命令格式是国家机关发文的最高形式；发文机关名称全；37mm+20mm=57mm；发文机关下空2行标识令号；居中，黑色字体，有第字；（3）会议纪要格式距上边缘25mm；红色小标宋体；不加盖印章。

三.其他文书格式（一）党的机关公文格式（二）专用公文文本格式第三节文书稿本一.稿本概述稿本：文稿与文本的合称。

草稿、定稿；正本、副本、存本。

二.文稿（一）草稿（二）定稿三.文本（一）正本1.暂行本、试行本2.试行草案3.修订本注明修订日期；自修订本生效之日起，原有的文件即行废止。

4.两种以上文字文本主要是语言区别（二）副本（三）存本第四章文书办理第一节文书办理概述一.文书办理的含义与特点（一）含义广义：包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作。

狭义：按照国家相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理。

（二）特点1.连续性2.时效性3.保密性4.集成性5.规范性二.文书办理的内容（一）文件的拟制阶段（二）文件的处理阶段（三）文件的执行阶段（四）文件暂时保管阶段整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁。

第二节行文制度行文三要素：行文关系、行文方式、行文规则。

一.行文关系（一）组织关系的类别领导与被领导关系、业务指导与被指导关系、平行关系、不相隶属关系。

（二）行文关系类别上行、平行、下行二.行文方式（一）逐级行文（二）多级行文（三）直达行文（四）越级行文（五）直接行文（六）联合行文三.行文规则（一）行文要尊重社会组织的隶属关系（二）行文要尊重组织职权1.一般不要越级行文2.行文时分清主送和抄送3.严格控制抄送范围（三）行文要考虑是否确有必要（四）行文要明确发文权限（五）同级社会组织可联合发文（六）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力第三节收文办理一.收文办理的含义和内容二.收文办理流程（一）文件收进阶段1.签收：清点、检查、签字2.拆封：预判、拆开3.收文登记：簿册式登记、卡片式登记、联单式登记、计算机登记4.附文件处理单（二）文件阅办阶段1.拟办拟办意见和签署2.批办批示意见和签署3.分办4.承办传阅、传达、拟稿5.注办6.催办7.归卷第四节发文办理一.发文办理概述主要指制发阶段二.发文办理流程中的其他环节1.发文登记2.装封1）清点：内回执、发文通知单、外回执、签收簿2）写封3）装封4）封口3.传递邮局、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换4.注发第五节内部文件管理一.内部文件概述（一）内部文件的含义和特点实用性、保密性、多样性（二）内部文件的分类日常事务类、原始记录类、核心信息类、规范制度类二.内部文件管理的内容（一）制发与传递（二）整理与分类（三）保存与保护（四）利用与查询第五章文书管理第一节文书管理概述一.文书管理的含义（一）文书管理的含义指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作进行的监控和掌管。