公文的体式：1、公文的文体，包括体裁 （说明为主，兼有记叙和议论）、结构、 用语等；2、公文的格式，详见本章第三 节。
公文的形态：作为正式外发文件，目前还 是以纸质为主。
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文件的概念 文件的属性 文件的功能与效用
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一、文件 的特征
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文件是形成者在社会活动中为了一 定的目的而形成的，文件的内容直 接与形成者的活动相关；
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二、总体分类
纸质文件
根据物 质载体 的不同
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磁介质文件，如：录音 文件、录像文件、磁盘 文件等。
感光介质文件，如照片 文件、影片文件、缩微 文件等。
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三、通用文件的分类
传递 方向
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上行文：向所属上级领导、指导 机关报送文件；
下行文：向所属被领导、被指导 的下级机关送达文件；
限国内公开：不涉及国家秘密，不 宜或不必向国外公开；
涉密 程度
内部使用：不涉及国家秘密，不宜 或不必向社会公开；
秘密：含有一般的国家秘密；
机密：含有重要的国家秘密；
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绝密：含有最重要的国家秘密。
指国家秘密，不是工作秘密、 商业秘密、公民隐私等。
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三、通用文件的分类
缓急 程度
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文件的概念 文件的属性 文件的功能与效用
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1、记载功 能文件的多 文种、多类 型是文件记 载功能的各 种表现形式
3、传递功 能传递是文 件发挥效用 的重要步骤 之一
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一、文件 的功能
2、凭证功 能主要通过 文件的有效 性来体现， 文件的内容 则是凭证功 能的实质所 在
平件：无特殊时间要求；
急件：内容重要并紧急，优先迅 速传递处理；
特急件：内容至关重要并特殊紧 急，随到随优先迅速传递处理。 公务电报与文件的性质效用完全相同， 标识方法则不同，根据紧急程度分别标 明：特提、特急、加急、平急。
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三、通用文件的分类
制作 阶段 和效用
文稿
草稿 定稿
规范性文件的正本还 有暂行本、试行本、
便于文件按不同情况、不同要 求分别处理、管理与保管。
文件的分类是指按某一标准或从某一 角度将某类文件与其它文件区分开来。
不会影响文件本身的性质和作 用。
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二、总体分类
根据形成和 作用的具体 公务活动的 领域的不同
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通用文件：各类国家机关和其它 组织在工作中普遍形成和使用的 文件，如：命令、通知、计划、 请示等。
修订本等形式。
文本
正本 存本 副本
同一文件在形成过程中需要用两种或两 种以上文字同时撰拟时，会形成不同文 字的文稿或文本。（详细）
文件是有特定体式、名称的信息 记录；
文件是同时具有原始记录性、针 对性、有效性、凭证性、实用性 、传递性等性质的信息记录。
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二、公文 的特征
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公文是由法定作者制成并向一定 的对象发布； 公文必须反映与处理公务活动；
公文是由法定作者制成并向一定 的对象发布；
公文具有合法性、权威性、强制 性、时效性等性质。
4、存储功 能文件物质 材料质量是 基本条件， 科学管理与 保护是根本 保证
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现行效用在效力上的不等 决定历史效用的大小
指文件形成时所具 有的现行执行效用
现行效用
源于文件作 者的合法性 文件的现行效用
二、文件 的效用
公文的现行效用
每份公文都具有的作用， 其它作用则要具体分析
1、文件在其形成时即具有 现行效用；2、文件的效用 是法定的；3、文件的效用 具有不等性（强弱、作用 范围、有效期限）。
专用文件：一定专业机构或在一 定专项领域内根据特殊需要专门 形成和使用的文件，如：审计文 件、会计文件等。
科技文件：在生产、科研、基建 等活动中形成和使用的文件，如： 工程图纸、实验报告等。
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二、总体分类
文章式文件
根据信息 表达方式
的不同
表格式文件 图形式文件 图像式文件
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声音式文件
公布性文件：可直接公之于众的文件；
陈述陈ห้องสมุดไป่ตู้性文件：指由被领导被指导机关 向所属上级机关制发的内容为陈述情况、 汇报工作、提出建议、答复询问、请求指 示或批准的文件，如各种报告、请示等；
商洽性文件：各类函件；
说明性文件：可作为专门凭据的文件，如
各种证书、证明、协议等。
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三、通用文件的分类
对外公开：不涉及国家秘密，可直 接对国内外公开；
1、记录与凭证依据作用； 2、规范与行政约束作用； 3、领导与指导作用； 4、知照与联系作用； 5、宣传与教育作用。
历史效用
存史作用 查证和参考作用
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指文件转化为档案 后所具有的作用
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第二节 公文的分类与种类
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公文的分类 公文的种类
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一、含 义
选用文种。认识公文格式标准化，掌握党
政机关公文格式。
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第一节 文件的概念与属性
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文件的概念 文件的属性 文件的功能与效用
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一、文件的定义
法人及其代表形成公
务文件，个人一般形
成私人文件。
根本属
文件是国家机构、社会组性。织或个人在
履行其法定职责或处理事务中形成的各种
平行文：向无隶属关系和指导关 系的其它机关送达的文件。
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内容 性质
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三、通用文件的分类
规范性文件：以强制力推行的用于规定各 种行文规范的文件，如条例、办法等；
领导指导性文件：指由领导指导机关制发 的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布 置工作，阐明领导指导原则和具体处置意 见的文件，如命令、指示、通报、通知等；
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之一
2019/5/15
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第一章 文件
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2
学习目的和要求：
全面认识文件。理解文件的概念，明
确文件的属性、功能与效用，认识文件的
分类意义，掌握文件分类的主要方法、文
件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌
握文种的用法与特点，认识各文种的含义、
性质、用途，掌握文种选择的依据，正确
形式的信息记录。
信息符号表达方式 和文件载体是多样
化的。
形成原因不外乎两个 方面，反映了公务和 个人活动的原始记录。
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二、公文的定义
公务文件， 简称公文。
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公文的形成者：国家机关、政党、社会团 体、企事业单位及其法人代表，必须是依 法成立的。
公文的效力：内容在形成者法定职权之内 就具有法定效力。