办公室5S推进标准及实施方案
一、目的
通过5S打造工作有效开展办公环境，提升办公室人员的工作效率，改善办公场所的环境，提高办公室人员的整体素质，提升公司的整体形象。

二、使用范围
本方案适用于办公室全体人员。

三、具体实施时间
2016年1月1日正式启动办公室5S推进工作。

四、办公室5S小组
五、小组成员职责
1、组长职责
总体把握5S推行小组的工作方向，批准5S推行标准及实施方案、评价5S 推行、改善成果、在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。

2、5S监查员的职责
对办公区域成员进行5S检查和监督，对5S检查结果公布到办公区域人员。

上报给组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。

3、组员的职责
参与本部门开展5S活动方案，具体落实本部门推行工作，执行5S小组的各种工作指示，参与5S活动的具体实施、自查、评比、评价、确定开展5S活动效果。

六、办公室5S实施标准要求：
1、桌面
物品方面，将公司用品和个人用品区分开来；公司用品放在明显处，私人物品放在不明显处；办公用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；办公桌
2、文件柜
A 文件柜右上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等；
B 文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。

（图二|） 3、文件资料
将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取，如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例：
分类方式： 1、按形式分类 2、按门店分类 3、按一般文件分类 4、按主题分类 5、按标题分类 6、.................
文件编号
1
2
3
4
6
责任人
保存期限
（图三）
4、抽屉、主机箱及线路
A清除不用或不用物品，留下必需品；
B所有物品应分类，并进行标识；
C办公用品放置在上层，个人用品放置在下层
分层柜分类：
第一层：办公用品
第二层：临时用品
第三层：个人私人物品
线路扎整齐，确保安全不凌
乱，主机箱靠一边整齐放好。

（图四）
5、墙壁不随意张贴纸张及任何物品
使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看的斑迹，从而影响办公室整体形象。

6、办公室标识管理
6.1办公区域标识管理
根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内容包括以下3个部分：
1）区域名称；
2）区域所属人姓名；
3）区域人职务。

6.2文件夹标识管理
文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。

其中，侧面标识主要包括以下5个要素：
1）文件夹编号；
2）文件夹名称；
3）文件夹内文件内容简述；
4）文件夹管理部门；
5）文件夹管理责任人；
6）文件夹标识的注意事项：
无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致；
若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；
在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；统一文件夹标识的规格和字体。

在文件柜的
左侧门上做
好文件清单。

文件盒上做
好数字编
号，与文件
柜左侧门上
清单一致
（图五）
7、人走桌净
员工如果离开桌子5分钟以上，应该在离开办公桌位前将物品整理好放起来，椅子归为，电脑处于锁屏状态。

（图六）
七、办公室5S推进工作要求
（一）整理
1、每日将所有文件（包括电子文档）分为必要(有效)和不要(无效)的；
2、每日将审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归档；
3、本部门所辖区域的设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类如下：
（1）设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。

（2）物品：公共办公用品、个人用品等。

（3）空间：柜/架、桌椅、抽屉和储物柜等。

4、“不要”物品经5S小组判定后，集中处理。

（二）整顿
1、文件资料的管理整顿
（1）将文件按待处理、处理中和已处理分类放置；
（2）机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用3种，常不用的机密类文件尽快处置；
（3）电子文档资料分类必须条理清晰，需要永久或长期保存的，应打印成纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或U盘进行妥善保存。

2、办公室的整顿
（1）办公室桌面除文件盒、文件栏、水杯、电话、台历、办公用品、笔筒、文件、电脑外无其他物品；
（2）电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
（3）抽屉：所有物品分类放置，办公用品放上层，个人用品放下层；
（4）桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、干净，椅子摆放整齐；
（5）垃圾筒：置于办公桌右下角。

（三）清扫
1、办公区域（如通道、地面）按照每日排班表按时清扫；
2、清扫的对象主要是个人办公区域，具体清扫基准如下：
（四）、清洁
（三）安全
1、正确使用办公室各种电器设备；
2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况；
3、保持安全通道、出口的畅通。

（四）、节约
1、最大限度地利用各种办公用品；
2、设置各类办公用品分类回收箱；
3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。

八、办公室5S工作检查表（另附表）
九、办公区域5S检查考核方法：
5S推行小组检查工作流程
十、申诉制度
对5S活动检查评比结果，若有认为与实际情况不符或不合理情况，可以邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组成员表决裁决问题决策权。

申诉人申诉前，必须核对最新检查标准，确定评比有误，并与相关检查人员协商。

附表：。