办公室 5S 推进标准及实施方案
一、目的
通过 5S 打造工作有效开展办公环境，提升办公室人员的工作效率，改善办公场所的环境，提高办公室人员的整体素质，提升公司的整体形象。
二、使用范围
本方案适用于办公室全体人员。
三、具体实施时间
2016 年 1 月 1 日正式启动办公室5S 推进工作。
四、办公室 5S小组
组长：
督查：人事行政部
成员：成员：成员：成员：市财客人
场务服事
部部部行
负负负政
责责责负
人人人责
人
五、小组成员职责
1、组长职责
总体把握 5S 推行小组的工作方向，批准5S 推行标准及实施方案、评价5S 推行、改善成果、在办公区域5S 活动推行中拥有最高裁决权。
2、5S 监查员的职责
对办公区域成员进行5S 检查和监督，对5S 检查结果公布到办公区域人员。
上报给组长办公区域5S 推行情况，跟进推行小组会议决定事项。
3、组员的职责
参与本部门开展5S 活动方案，具体落实本部门推行工作，执行5S小组的各种工作指示，参与5S 活动的具体实施、自查、评比、评价、确定开展5S 活动效果。
六、办公室 5S实施标准要求：
1、桌面
物品方面，将公司用品和个人用品区分开来；公司用品放在明显处，私人物品放在不明显处；办公用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；办公桌椅应设置姓名标牌。
电脑
键盘
笔筒
姓名标牌：
部门、姓名、
水杯
职务电话
文件筐
（图一）
2、文件柜
A文件柜右上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等；
B文件柜内分层分类 , 用分隔线和标签区分。
（图二 |）
3、文件资料
将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取，
如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例：责任人
保存期限
分类方式：
1、按形式分类
2、按门店分类
3、按一般文件分类
4、按主题分类
5、按标题分类
6、.................
文件编号
1
2346
（图三）
4、抽屉、主机箱及线路
A清除不用或不用物品，留下必需品；
B所有物品应分类，并进行标识；
C办公用品放置在上层，个人用品放置在下层
分层柜分类：
第一层：办公用品
第二层：临时用品
第三层：个人私人物品
线路扎整齐，确保安全不凌
乱，主机箱靠一边整齐放好。
（图四）
5、墙壁不随意张贴纸张及任何物品
使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看的斑迹，从而影
响办公室整体形象。
6、办公室标识管理
6.1办公区域标识管理
根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内
容包括以下 3 个部分：
1 ）区域名称；
2）区域所属人姓名；
3）区域人职务。
6.2文件夹标识管理
文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。
其中，侧面标识主要包括以下 5 个要素：
1）文件夹编号；
2）文件夹名称；
3）文件夹内文件内容简述；
4）文件夹管理部门；
5）文件夹管理责任人；
6）文件夹标识的注意事项：
无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致；
若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；
在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；在文件柜的左侧门上做好文件清单。
统一文件夹标识的规格和字体。
文件盒上做
好数字编
号，与文件
柜左侧门上
清单一致
（图五）
7、人走桌净
员工如果离开桌子 5 分钟以上，应该在离开办公桌位前将物品整理好放起来，椅子归为，电脑处于锁屏状态。
（图六）
七、办公室 5S 推进工作要求
（一）整理
1、每日将所有文件（包括电子文档）分为必要( 有效 ) 和不要 ( 无效 ) 的；
2、每日将审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归档；
3、本部门所辖区域的设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类如下：
（1）设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。
（2）物品：公共办公用品、个人用品等。
（3）空间：柜 / 架、桌椅、抽屉和储物柜等。
4、“不要”物品经 5S 小组判定后，集中处理。
（二）整顿
1、文件资料的管理整顿
（1）将文件按待处理、处理中和已处理分类放置；
（2）机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用 3 种，常不用的
机密类文件尽快处置；
（3）电子文档资料分类必须条理清晰，需要永久或长期保存的，应打印成
纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或 U 盘进行妥善保存。
2、办公室的整顿
（1）办公室桌面除文件盒、文件栏、水杯、电话、台历、办公用品、笔筒、
文件、电脑外无其他物品；
（2）电脑：桌面呈 45 度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
（3）抽屉：所有物品分类放置，办公用品放上层，个人用品放下层；
（4）桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、干净，椅子摆放整齐；
（5）垃圾筒：置于办公桌右下角。
（三）清扫
1、办公区域（如通道、地面）按照每日排班表按时清扫；
2、清扫的对象主要是个人办公区域，具体清扫基准如下：
清扫对象清扫要求周期清扫时间个人区域桌面干净、整洁，桌洞内无垃圾、杂物每天一次每天上班前办公设备电脑主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每天上班前
桌面、电脑中无失效文件；超过保管期限的及时销毁；
文件资料每周一次自定保管期限内的在文件资料柜归档；
（四）、清洁
（三）安全
1、正确使用办公室各种电器设备；
2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况；
3、保持安全通道、出口的畅通。
（四）、节约
1、最大限度地利用各种办公用品；
2、设置各类办公用品分类回收箱；
3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。
八、办公室 5S 工作检查表（另附表）
九、办公区域 5S 检查考核方法：
方法说明
1、各部门负责人每周至少自查两次；
定期巡查方法
2、5S 小组督查员每周至少巡查一次，发现问题，及时做好记录。
5S 小组督查员每周不定期到现场进行巡查和督导，随时发现5S 不定期巡查方法
活动推行中的问题，以便迅速采取措施解决。
5S 推行小组检查工作流程
5S 小组督查员定好巡查时间
开展巡查工作
发现问题
发现问题超过3发现问题在三项
项，部门周例会通
以内，部门周例
报批评，出现问题
会通报批评
部门每人乐捐50
元
跟进整改
复查
十、申诉制度
对5S 活动检查评比结果，若有认为与实际情况不符或不合理情况，可以邮件形式或会议提出，由 5S 活动推行小组成员表决裁决问题决策权。
申诉人申诉前，必须核对最新检查标准，确定评比有误，并与相关检查人员协商。
附表：
办公室 5S 活动检查表
活动检查内容配分得分问题点描述桌面及抽屉内均无多余物品 , 且摆放整齐4
审批后文件是否及时归档3
整理
（15 分）
办公区域是否有不用或不急用的物品、工具4
办公区域是否有明确的区域标识 , 且标识清
4
楚
定位明确 , 使用目视管理 , 任何人可随时使用4
文件柜、办公用品是否有管理责任人3
整顿
（15 分）
文件等是否实施定位化管理4
办公桌下是否有工作无关物品存放4
地面、桌面是否杂乱3
电脑和办公设备线路是否杂乱3
清扫
个人区域墙壁、地面是否保持干净3
（15 分）
办公区域文件、工具、办公用品是否有灰尘2
办公区域死角是否有灰尘4
清洁（15 分）
素养（15 分）
安全（15 分）
节约（10 分）
评语办公设备是否保持干净3抽屉内是否杂乱3私人物品有无依规定放置3下班时桌面上是否整齐3
办公区域人员是按照前 5S 是否规范化、标准
3化
是否遵照规定统一穿戴工服、佩戴工牌3待人接物态度好 , 语言礼貌 , 举止文明3有无迟到、早退、旷工现象3
坚持上班前开展 5S 活动五分钟 , 下班后开展
3 5S 活动五分钟
办公人员仪容端正、着装整洁得体3办公设备电源开关、线路是否有定期检查5办公区域通道是否堆放有个人物品5每天下班后 , 办公设备电源是否及时关闭5报废的办公室设备是否及时回收处理3办公用品是否合理使用2过期的办公文件废纸是否及时清理3是否节约办公用纸、电2。