（三）签订订单
（四） 订单跟踪
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定单包括的要素
• 定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质 简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限 、交货地址、发票单位等。 • • • • • • • 五、定单的跟踪和跟催 六、验货和收货 （一）货物检验的几个步骤： 1、确定检验时间和地点 2、确定检验部门及人员 3、货物检验 4、不合格货物处理
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三、定价
常见的有竞争性报价及谈判两种 （一）竞争性报价 竞争性报价适用下列特征： 1、采购量足够大，值得进行竞争性报价 2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产 所需的成本 3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合 作的供应商则进行报价。 5、买方没有优先考虑的供应商
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只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：
1、以高效率的方式运作
2、保持价格与成本的相关性
3、不利用单一供应商的优势 4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整 5、愿意考虑采购商的特殊情况
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四、拟定并发出定单
• 采购订单操作规范
（一）订单准备
（二）选择供应商
• • • • • 1 2 3 4 5 传统采购的弊端 电子化采购的含义及流程 电子化采购的主要优势 电子化采购的策略 电子化采购系统
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传统采购的弊端
1． 1 1． 2 1． 3 1． 4 1． 5 1． 6 1． 7 1． 8 采购成本居高不下 采购周期冗长 采购信息缺乏沟通与共享 采购文档处理费时费力 库存积压和物资短缺并存 采购范围受地理局限 采购环节监控困难 采购招标往往流于形式
• （二）接收的几个步骤：
• 1、协商送货事宜
• 2、货物接收入库
• 3、货物接收过程中的问题
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七、开票和支付货款
• 付款操作的具体过程是：
1、查询物料入库信息
2、准备付款申请单据
3、付款审批
4、向供应商付款
5、供应商收款
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八、记录维护
• 1、采购定单目录
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电子化采购的含义及流程
电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理 企业的采购业务。 电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、 商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。 网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、 提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业 和供应商双方受益，实现“双赢”。
1、检查合同履行情况 确定战略方 （不合格品退货） 案选择标准 2、产、销对供货商的反馈 3、采购经济效益总评
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采购流程
（1）确认需求 （11）记录与档案维护 （10）结案
（2）需求说明
（9）不符与退货处理
（8）核对发票 （3）选择供应商
（7）验收 （4）价格和采购 条件的确定
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一、需求确定与采购计划的制定
需求的确定是采购流程的初始环节。 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制 订 采购计划的过程。
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二、供应商的搜寻与分析
这些标准包括供应商的实力、以往在产品 设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能 力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产 品的技术能力等。
（5）发出订单
（6）订单追踪与催货
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采购流程示意图
选 择 供 应 商
需求信 息
协 商 谈 判
签 订 合 同
验 收 入 库
采 购 决 策
搜集市 场信息
采 购 计 划 编 制
供应链 供应商
物流和 配送
审 核 并 付 款
合 同 监 督
采 购 后 评 价
调 整 采 购 方 案
计划 计划
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3、编制采购计划
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购买决策阶段
购买段
购后反思阶段
1、物色供应商 2、精选供应商 确定战略方 案选择标准 3、确定供应商 4、签订合同（详细购买计划
和需求信息） 5、履行合同（运输、入库验收、 支付货款）
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购买阶段
购买决策阶段
购后反思阶段
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三、定价
（二）谈判
谈判下列情况适合：
1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货 、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 3、当买方要求供应商的早期参与时 4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购 的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更 难）
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五、定单的跟踪和跟催
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六、验货和收货
• （一）货物检验的几个步骤： • 1、确定检验时间和地点 • 2、确定检验部门及人员 • 3、货物检验 • 4、不合格货物处理 • 5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物 品验收报告。
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组织实施 组织实施
监控 监控
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采购作业流程的七大注意点
采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配 先后顺序及时效控制 关键点设置 权利、责任或者任务的划分 避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱 采购流程应反映集体决策的思想 配合作业方式的改善
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采购业务流程改善
• 2、采购定单卷宗
• 3、商品文件
• 4、供应商历史文件
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采购作业流程
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购买决策阶段
购买阶段
购后反思阶段
确定战略方 案选择标准
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购买决策阶段
购买阶段
购后反思阶段
1、确定需求 确定战略方 2、选择采购途径 案选择标准
内外环境和可行性分析 确定采购品种、规格、质量、 数量和购买时间
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采购流程优化
讲师：杨斌库
日期：2011-2-25
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目录
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采购的基本流程
价值分析 采购成本
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采购的基本流程
• • • • • • • • • 一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程： 一、需求确定与采购计划的制定 二、供应商的搜寻与分析 三、定价 四、拟定并发出定单 五、定单的跟踪和跟催 六、验货和收货 七、开票和支付货款 八、记录维护