会务接待手册2015 年5 月1/ 17目录一、手册阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3二、有关会议的阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 5会前作业（按次序） .......................................................... .5议题及参会人员规模的承认 (5)会议场所的选定 (5)会议告诉的起草 (5)申报会议预算 (5)人员承认 (5)设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5)预订 (6)车辆组织 (6)起草会务组作业组织表 (6)会务宣扬品的制造 (6)食物的采买 (6)辅导服务员的作业 (6)会中作业（按次序） (7)会议室确保 (7)报告人员的确保 (7)用餐的确保 (7)住宿的确保 (8)会后作业（按次序） (8)离会车辆组织 (8)退房 (8)设备拾掇 (8)结账 (8)设备偿还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、留意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 8附件：附件一：会议告诉款式 (10)附件二：会务告诉款式 (11)附件三：会议预算 /结算清单款式 (14)附件四：会务分工明细表 (15)附件五：会议报到表 (17)2/ 17一、手册阐明《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务确保作业。

二、有关会议的阐明1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。

2. 会议告诉应包含以下几项内容：3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用；4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻；5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图；6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。

每项会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名单。

组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常作业。

一起又给相关人员以学习、观摩的时机。

7. 会议留意事项：（1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。

如有正装的着装要求需求清晰指出。

（2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要录像、摄像。

尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分存档。

会议如需保密，应做好保密作业。

（3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会议会务组指定人请假，待给假后方可请假。

会议组织者不得请假。

（4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织与食宿组织挂号。

3/ 17流程图：人员会议组织部分会务组相关部分补白时序开端承认会议议题、意图、内容、选址及承认会前时刻、参会人员规模咨询酒店会议室及客房信息等。

起草会议告诉批阅 N修正反应发布Y人员承认、会议预算接纳1. 预订会议室、用餐、会议设备。

会议预备2. 与会人员接送的车辆组织。

3. 了解会议地址周边餐饮文娱起草会务告诉信息。

会议议程制造4. 如有住宿需求，应预订客房。

食物采买场所安置与了解会议期间会议室、与会人员、用会中会间服务餐、文娱、住宿的确保作业。

设备拾掇设备偿还1. 费用结算。

会后2. 人员脱离车辆组织。

费用报销3. 退房手续处理。

会务总结完毕4 / 17三、会议程序* 会前工作（按顺序）1. 议题及参会人员规模的承认2. 会议场所的选定：会前至少十个作业日承认好会议地址，并具体了解场地的具体费用规范。

要求外部环境整齐幽雅、治安好、内部设备齐全；（1）会议室的布局合理，灯火、音响、空调、投影仪等设备齐全。

（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等完备。

阐明：对契合上述条件的场所应先初选 2-3 个地址进行归纳比较，提交会议组织部分承认后作后续作业。

3. 会议告诉的起草：（1）应在会前一周承认本次会议的议程，其间包含会议的具体时刻、首要内容及组织、议题报告人、参会人员及列席人员等事项。

（2）结合会议议程起草会议告诉，其间应注明会议的时刻、地址、主持人、议程、会议的留意事项（包含着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及道路图，并在会前十天宣布。

（3）会议所需文件、资料、说话的预备、起草、批阅、打印。

4. 申报会议预算：依据会议的长短及对参会人员状况的承认，作如下费用明细。

会议室费用、住宿费用、餐饮费用、文娱费用、生果食物费、交通费、相关费用、机动费用等。

会议预算要求在会前四天完结，经会议组织部分审理后，报公司总经理批阅。

5. 人员承认：结合会议告诉中所注明的参会人员名单，与其承认住宿、交通（往复）状况。

6. 设备预备（常用设备，依据不同会议及实际状况进行调整）设备明细数量设备明细数量设备明细数量投影仪1 台U盘1 个文件夹若干投影幕布1 台激光笔2 个桌牌若干笔记本电脑1 台录音笔1 个订书器、订书钉1 个长线接线板至少2 个笔记本、笔若干打印、复印一体机1 个白板（笔、攃）至少1 套话筒1 个其他物品若干5/ 177. 预订：依据咨询成果进行预订。

其间要求承认的有：会议室、房间、餐饮、文娱。

8. 车辆组织：依据会议议程承认车辆的组织。

要求清晰抵达方法（飞机、火车、轿车）、抵达时刻、地址、道路，并将组织状况告诉会务车辆调度人。

9. 会务告诉起草：在所发会议告诉的基础上，结合以承认的参会及预订状况，起草会议的会务告诉，要求一切组织具体并承认。

（1）应包含会议时刻、地址、议程、房间组织、就餐组织、车辆组织、活动组织、会务组联络方法及房间、会议留意事项及会址道路图注。

（2）会务告诉要求在会前四天前完结，三天前发给参会人员。

10. 起草会务组作业组织表：在所发会务告诉的基础上，按会务流程剖析会务作业，要求尽量具体并将任务执行到人。

11. 会务宣扬品的制造：依据会议称号制造相应的报到布景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并依据会议议程需求，制造相应的宣扬品。

12. 食物的采买：依据会议的长短，收购相应的生果（生果应尽量挑选应季、便于剥皮的生果，生果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参阅明细如下：客房、会议室生果茶歇生果点心香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、咖啡、牛奶、小面包、饼干、青枣、葡萄、樱桃等桃子等巧克力、萨其马等13. 会务辅导服务人员的作业：（1）承认每次会议须有 2-3 名会务人员。

（2）告诉服务员每 15 分钟续茶。

（3）事前与酒店人员联络，确保服务人员的及时到位。

（4）在抵达酒店后将会议所用生果及点心交由服务人员清洗，并在会前6/ 1730 分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，接近会前取下）（5）摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地址。

会务人员需在会前30 分钟安置好报到台，做好会议报到预备。

（6）一切会议所需用品有必要在会前 2 小时运送参与。

会议室所需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30 分钟摆放并调试完毕。

（7）会议室的灯火、音响、空调等设备要求在会前 30 分钟预备并调试完毕。

（8）会议室内的茶水需在会前 10分钟开端冲泡。

（9）告诉报告人员于会前 5 分钟就坐并贮备好报告资料。

* 会中工作（按顺序）1. 会议室的确保：（1）会议室全程要有一名会务人员留在会议室，确保会议的服务作业。

（2）每次报告开端时，要随时重视设备、灯火、室温、音响等状况。

（3）帮忙报告人员做好包 PPT文件的调试及资料分发作业。

（4）在会议歇息期间，要帮忙下一个报告人员进行调试及资料的收发。

（5）及时了解会议的发展状况并及时告诉外部会务人员做好日程组织的调整。

2. 参会人员的确保：（1）执行参会人员及时到会，了解参会人员资料的预备状况，并帮忙做好预备作业（如笔记本、资料预备等）（2）执行参会人员的用餐状况。

（3）执行参会人员的回来状况。

3. 用餐的确保：（1）要结合会议的进程和人数，告诉餐厅饭餐的预备状况（人数）及用餐时刻。

（2）要求凉菜在正餐开端前 15 分钟摆放完毕，热菜在用餐开端时上桌，尽量削减等待时刻。

（3）假如下午有会议议程，午饭应组织为作业餐。

（4）午饭时刻准则上不能晚于 12:30 开餐。

4. 住宿的确保：7/ 17（1）提早与酒店交流房间及房卡的去用程序，尽量先获得房卡。

在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好报到。

手机身份证并供给相应的房卡。

待酒店将身份证挂号后再予以交还住宿人。

（2）在当晚要与总台承认设定好第二天早上及正午的叫醒服务。

（3）会议期间执行住宿人的时刻组织，承认退房时刻。

做好与酒店的房卡交还。

* 会后工作（按顺序）1. 离会车辆组织：悉数会议完毕后，做好参会人数返程车辆组织作业。

承认尚需求住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房组织。

2. 退房：在会议终究一天的正午 12:00 之前，将一切住宿房间的房卡收齐后，处理退房手续，并向酒店索要住宿清单。

3. 设备拾掇：在送走一切参会人员后，进行设备的拾掇和拾掇作业。

4. 结账：在承认一切会议项目均已完毕后，结账并开具发票。

5. 设备偿还：回来公司后，偿还一切所借设备。

6. 费用报销：在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。

7. 会务总结：会后赶快进行会务总结作业。

四、留意事项1. 会务人员要做好会议确保作业并带着公司通讯录便利联络。

2. 全程会议至少确保有 1 辆会议用车。

3. 会议所需仪器应在动身行进行检测与调试。

4. 会务人员要带着至少 5 份会务告诉，以备查询。

5. 关于触及秘要的受控文件，要指定专人做资料的发放作业。

8/ 176. 会议期间如产生紧急状况，会务人员要镇定镇定，及时查看或许导致的原因并赶快处理。

附件：附件一：会议告诉款式附件二：会务告诉款式附件三：会议期间公司领导行程组织附件四：会议预算 /结算清单款式附件五：会务分工明细表附件六：会议报到表9/ 17附件一：会议告诉款式河北本森农业科技有限公司XXXXXX会议告诉一、会议地址：；二、会议时刻：；三、会议主题：；四、参会人员名单：；五、会议议程组织：时刻组织议程组织发言人时长与会地址补白07:00 —08:15 叫醒服务/ 自助用餐01:15 XX餐厅08:30 —08:35 会议开场00:0508:35 —10:20 上午会议内容01:45XXX会议室10:20 —10:30 茶歇10 分钟00:1010:30 —12:00 商务会议内容01:30日期12:00 —13:30 午饭/ 午休 01:30 XX餐厅14:00 —15:30 下午会议内容01:3015:30 —15:40 茶歇10 分钟00:10 XXX会议室15:40 —17:30 下午会议内容01:5018:00 —20:00 晚餐02:00 XX餐厅六、留意事项：1. 着装要求：；请参会人员依照会议组织按时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯东西封闭或调成振动模式；2. 报告人严格控制时刻，确保会议议程顺畅、按时进行；3. 对请假的要求：；（例：准则上不得请假与迟到，如因时刻无法合作需请假的人员应事前向总经理阐明状况，请假同意后并奉告会务组。