商务函电的写作技巧——以外贸业务员岗位为例郑婷(浙江工商职业技术学院国际交流学院应用英语0621)[摘要] 随着世界经济一体化步伐的加快，国际贸易不断发展，商务函电成为了国际商务交往中必不可少的联系工具。

因此，写好商务函电是作为一名外贸业务员在其工作岗位中的首要任务。

为此，本文从7C’s原则中的几个要素和格式等方面来分析商务函电的写作技巧并结合自身实际岗位分析所遇到的问题,以帮助外贸人士提高商务函电的写作技巧，建立更多的业务关系，并增加公司的销售量和利润。

[关键词] 商务函电; 原则;案例[Abstract]With the pace of economic integration of the world accelerated, the international trade has been constantly developed. Business correspondence has become the essential tool for the business communication. Therefore, it is a primary task for the salesmen of their jobs to write business correspondence well. This article from a few elements of the 7C's principles and format, analyzes the writing skills of business letters and problems of our own practical position to help foreign businessmen to improve their writing skills. So they can establish more business relationship and increase the company'ssales and profits.[Key words]Business correspondence; principles; cases一、前言（一）商务函电的定义及范围商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。

常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

在发达国家，商务信函是传递信息，推销、宣传产品，沟通交流的重要手段，在我国也越来越受到企业的重视。

（二）商务函电的作用在当今世界贸易蓬勃发展之际，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。

同时，它又是开展对外贸易业务往来和有关商务活动的基础及重要沟通工具。

商务信函的好坏，直接就会影响收信者对于写信者所在公司形象的好坏。

如果信写得不客气，公司就显得专横简慢；如果信写得草率，公司就显得傲慢无理。

相反，一封好的信函，直接就会让一个公司大大加印象分。

如果信写得清楚、简洁又有吸引力，公司就显得有组织和高效率；如果信写得礼貌又友好，公司就显得体谅又乐于助人，自然就能够建立更多的业务关系，销售量和业务也就会滚滚而来。

因此，熟悉运用并正确理解商务函电的写作技巧，是顺利进行商务业务活动的前提和条件。

二、如何写好商务英语函电在我国，随着经济的飞速发展，国际、国内之间商务往来日益频繁，商务英语函电也越来越受到了外贸企业的重视。

然而，写好一份商务英语函电，我们都应根据“7C”原则。

以下是有关这些原则的解释：商务英语函电中的“7C”原则的三个“准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求，“体贴、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求。

“完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封函电内容的整体要求，是要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。

“完整”和“具体”原则非常直观，属内容范围。

（选自《集团经济研究》杂志社编辑部的聂仁海的E时代中商务英语函电的特点及应用）所以，本人就从这些方面来分析商务英语函电的写作在以下几个方面的问题：（一）内容清楚，目的明确商务函电的功能不在于感情上的交流，而是为了一个非常实际的经济上的目的，向对方传达有关的意向和信息。

如提出建立双方贸易合作的关系；买方询问卖方某一商品的价格和其它付款条件等。

这就要求我们要围绕着这些目的来展开，突出重点，并且无关的内容应一概不写。

所以，商务函电的写作，一般直接切入正题来表达主要的目的，语言上力求清楚，明确，以使对方能对信中提及的信息、问题等一目了然，并给他们留下清晰，深刻的印象。

见下列例文：Dear Sirs,We are one of the largest importers of light industrial products in this city and shall be pleased toestablish business relations with you.At present we are interested in your electric goods, details are in our enquiry NoteNo.1345 attached, and shall be glad to receive your lowest quotation ASAP.We are looking forward to your reply.Yours faithfully,Sales Manager（选自檀文茹徐静珍编著的《外贸函电》）我们有以上可以清楚地了解到，这封是进口商介绍自己的信函。

它首先是自我介绍，接着明确提出了写信目的：自己的要货要求和希望。

这些都显示了函电写作目的明确的，内容清楚的特点。

（二）用语简洁，准确所谓一封简洁的商务信函，就是用最少的语言表达你想说的话，强调主要内容。

例如“We hereby wish to let you know that we fully appreciate the trust you have in us.”这其实是相当啰嗦的表达方式，这句话实际上就是要感谢你方对我方的信任，因此，我们其实可以保留主要的信息，去掉不相关的材料，修改后的简洁表达式为：“We appreciate your trust in us.”在掌握了这些的同时，我们还要避免不必要的重复，以及老套的，不必要的表达方式等，用语准确。

例如unexpected surprise就等于说surprise surprise,因为unexpected就含有surprise的意思。

这样反复说同一件事，就显得啰嗦、枯燥。

例如，去掉老套的、不必要的表达方式：当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等，尽可能做到准确。

这样会使交流的内容更加清楚，有助于加快事务的进程。

（三）礼貌委婉，语气恰当在你写信时，你要告诉对方你是礼貌的，你很在意并且体谅他们。

即使是处理商务纠纷的信函时，你很生气时，也要注意发脾气这种方式并不会帮你达到沟通的目的，要保持冷静，注意礼貌，以理服人。

礼貌性表现在句法上便是，如：We have the pleasure of introducing ourselves as…（很荣幸地向你方作自我介绍，我方是…）而在词汇方面则是礼貌惯用语的使用，如please, honor等。

熟练的沟通者会自然地用第二人称代词you/your,而不是第一人称代词I/we/us/our。

不管我们的目的是提供信息、增加友谊还是说服别人，最能打动人的词就是you/your。

对比下边的例子：（1）Our warranty for you become effective only when we receive an owner’s registration.(我们收到所有者的注册时，我们的保修才生效。

)（2）Your warranty begins working as soon as you return your owner’s registration.(一旦你寄回你们的所有者注册，你们的保修就生效。

)第一句是以作者为中心的写法，第二句则是以读者为中心的写法。

同样的内容，所带来的效果却是显而易见的。

一封函电的语气也反映了写信者对收信者的态度，同时也能显示你和你的公司的形象。

官样文字会使人感觉你是个神气十足的小人；自然、友好、礼貌的语气使人备感亲切，人们也总是愿意互相真诚地交往。

如果你在函电中有一种亲切而充满合作之意的语气，那么在建立令人满意的关系时就会起到很大作用。

相反，就会产生意想不到的不良效果。

因此我们也要注意语气的恰当。

例如，在国际贸易中，拒绝、索赔是常有的事。

在我们写函时，既要有具体解决问题的办法，又要对对方有善意的心愿，精心选则措词，创造一种积极的语气，即便是在叙述坏消息时，也不用陈腐的虚伪的客套。

（四）格式规范商务函电的写作格式非常重要。

格式规范的函件不仅便于公司归档管理，而且能使阅件人对于函件的重要信息一目了然，另外还能为您赢得他人的尊重。

因为凡在公司负责涉外沟通的人无疑是老板眼中的“外语专家”。

老板一定希望您能写出格式标准的商务函件。

外国合作伙伴也会因为收到规范的函件对您赞赏有加，从而增加对您的信任。

然而，在实际工作当中，写作或处理函件时，人们往往会把几种写作格式搞得很混乱。

不同的机构有不同的写信格式，常见的有四种格式：缩进式（indebted style），即把信头、日期、结束语和签名放在右手边，段落首行缩进4个~6个字母；混合式（modified style），即在缩进式的基础上段落首行不缩进；齐头式（blocked style）,即把信的每一部分都左顶格式；简化式（simplified）,即把齐头式的称谓和结束语都去掉，这种方式只用在很熟悉的客户和朋友之间。

现今，主要使用两种格式：齐头式和缩进式。

在格式中要特别注意的是呼语后面的逗号或冒号的使用，以及呼语和结尾敬语之间的固定搭配。

呼语：结尾敬语:（1）Gentleman:/Gentlemen:(冒号)......Faithfully, Truly,（2）Dear sir,/Dear sirs,(逗号) ...... Faithfully, Truly,（3）Dear Mr. Smith,(逗号) ......Sincerely, Cordially,若你的呼语为“Dear Miss Wu”而结尾敬语却用了best regards,那是不正确的。

同时，我们也要注意日期的使用。

日期有两种形式：英式，日-月-年，如21 August,1987。

美式，月-日-年，August21,1987。