物资管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司物资计划编制、订货、采购、到货验收、储备、发放管理的原则，审批权限、检查、考核等管理职能内容与要求以及管理程序。

本标准适用于龙腾公司物资计划编制、订货、采购、验收、储备、发放及对外加工的物资管理工作。

2 规范性引用文件龙腾公司物资管理标准3 管理机构和职能：3.1 物资管理工作在主管副总经理的领导下, 归口物资部门管理，全面负责物资供应的计划编制、订货、采购、储备、发放工作。

3.2 物资部门按专业下设计划员、采购员、统计员、核算员、库管员。

3.3 计划员负责计划的编报和平衡利库，并指导采购员的工作。

3.4 采购员根据已批准采购计划进行对外订购和市场采购。

3.5 统计员负责计算机管理、物资统计报表编制、产品资料档案和物资部门各类合同的建档、保管。

3.6 核算员负责月度、年度材料的稽核。

3.7 库管员负责材料的验收、入库、保管、保养与发放。

4 管理内容与要求：4.1 物资管理的原则：4.1.1 统一归口的原则物资管理工作由物资管理部门统一归口管理，•其他部门不得自行采购订货。

4.1.2 计划管理原则物资的采购、订货、验收、保管、发放等业务活动都要有计划和按计划执行。

4.1.3 节约的原则•制定物资需用计划,同时要制定主要物资节约措施计划，采购、订货，要先利库后订货。

4.2 物资计划管理：4.2.1 物资计划的管理工作从工程建设和生产的客观实际出发，查明需要，掌握物资消耗规律，综合平衡，必须编制出科学合理的物资计划，及时准确掌握物资市场的动态和信息。

物资供应部门与各使用部门之间相互配合以经济效益为中心，根据工作要求认真推敲、细心分析编制科学合理的物资计划。

4.2.2 物资部门负责物资计划价目表的编制，并随时掌握市场变化情况，对价目表动态调整，保持计划价目表与市场物资价格相差在正负5%以内。

4.2.3 物资使用部门按工作计划需要编制物资需用计划（包括物资的型号、规格、数量、计划价格、技术要求、备品配件要求、到货时间和建议厂家等）经部门主管签字，送计划、财务部门审核，报厂部主管领导批准后，交龙腾公司物资部门汇总。

4.2.4 各项计划的申报时间为：（进口设备、备品备件应提前3个月）4.2.4.1 年度计划应在上年九月底前提供；4.2.4.2 季度计划应在季度20天前提供；4.2.4.3 月度计划应在月度10天前提供。

4.2.5 物资部门计划员负责物资供应计划的编制工作，并对物资计划中提供的计划价格的准确性负责。

4.2.6 计划员根据各部门编报的物资需用计划，依据阜康热电有限责任公司《备品配件清册》核对库存等情况后，汇总编制出阜康热电有限责任公司年度、季度、月度、检修、更新改造等物资采购供应计划，经物资部门主管审核，报厂部领导批准后实施。

4.2.7 物资计划在执行过程中，因某种原因需要变更，物资使用部门必须在开工前30天提出变更计划，否则造成的积压和损失由物资使用部门负责。

4.3 设备采购管理:4.3.1 设备的采购工作严格按照电力部《电力工程设备招标投标暂行办法》的有关规定执行. 对于估价在50万元以上的设备,委托代理机构组织设备招投标工作, 估价在50万元以下的设备,由代理机构与阜康热电有限责任公司物资部门的有关人员协商确定生产厂家，采取比质比价采购方式进行采购。

4.3.2 对于一些估价在50万元以上的设备及备品备件，在只有一家可供选择时，可采取谈判性采购的方式进行采购。

4.3.3 代理机构根据阜康热电有限责任公司提供的设备供应计划及设备清册，技术规范要求，交货时间等利用自身的优势提供价格信息和相关的商务信息，有权参与设备选型、选厂工作，并组织进行设备招投标工作。

4.3.4 参加招评标工作的人员根据有关规定应由以下单位派出：发电公司、代理机构、阜康热电有限责任公司、安装单位、监理公司等。

4.3.5 计划、物资部门根据合同执行情况编制付款计划，经厂部领导审批报财务部门执行。

特殊原因不能及时付款时，由物资部门会同有关单位和部门协商提出解决方案。

4.3.6 工程、物资部门负责设备监造工作，特殊监造可组织和委托发电公司相关单位或有关质量监督部门进行。

4.3.7 物资部门负责设备的催交、催运工作，负责大件运输和特殊车皮计划的申报及签订运输合同，定期通报设备供应情况。

4.3.8 为减少中转环节，设备到货一般采取直达方式，直达设备到达电厂指定场地或专用线后，由物资部门组织阜康热电有限责任公司相关部门、使用单位、供货方同时参加货物交接、验收。

在验收过程中如发现设备有质量问题或缺少部件及损坏现象，分清责任，遗留问题由物资部门组织有关单位尽快落实解决。

验收合格后各方在设备验收单上签字，设备保管、发放按规定执行，备品配件、物资、专用工具由物资部门保管、发放。

4.3.9 二类机电设备的需用计划由使用部门提出并报计划、财务部门及厂部领导审批，交物资部门“参照材料采购管理办法”采购、设立台账、保管、发放。

4.4 材料采购管理:4.4.1 材料的采购工作严格按照电力部关于“电力工程材料招投标管理办法”的通知精神执行，对于大宗材料的采购委托有相应招标资质的公司（以下简称“施工单位”）来采购。

大宗材料总承包的范围包括工程建设和生产所需要的钢材、水泥、木材、电缆、保温材料、填料、沥青、油毡、玻璃等的招标工作及订货、催交、催运、现场交接与供应商结算等工作。

4.4.2 按《龙腾公司材料招(投)标管理办法》对于应招投标订购的材料，由施工单位作为招标单位，组织各方参加招投标会议，参与开标、评标，负责签订合同，保证合同履行、催交催运、结算工作。

4.4.3 施工单位应按材料总承包的工作职责，向龙腾公司提供用款计划和结算资料。

经物资部门、计划部门、财务部门审核报厂部领导批准后，按计划和到货情况付款。

4.4.4 对于小批量材料和因生产及工程建设急需的材料由物资部门采购。

4.4.5 采购员对于所采购物品的质量及价格的合理性负责。

4.4.6 订货采购加工物资要坚持先生产厂家，后经营单位，先批发后零售的原则。

就地就近，比质比价，择优选购。

4.4.7 采购员必须按批准的计划进行订货采购，做到不错购、不乱购、不漏购、无计划不购、质量不合格不购、电工产品无生产许可证不购、材质不清不购。

4.4.8 材料采购价格高出计划价格时，采购员应向物资部门主任汇报，说明原因，必要时汇报主管领导。

4.5 订货合同管理:4.5.1 订货合同的签订工作严格按照《合同管理制度》中的有关规定执行。

4.5.2 合同的签订必须规范化，合同的条款除写明标的、数量、单位、单价、总价外，还应写明质量标准、验收条款、交货时间、交货地点、交货方式、运输方式、汇款方式、担保责任、发票要求、合同执行的有效时间、合同纠纷的解决方式及各自应承担的义务等。

4.5.3 订货合同的签订要以计划为依据，计划与所签合同的准确率要求达到目的100%。

4.5.4 设备订货合同的甲方是龙腾公司。

主机设备和进口设备合同由会签报发电公司授权后由龙腾公司总经理签字，辅机设备和价值在10万元以上的合同由物资部门组织各有关部门主管会签后，报总经理签字（或总经理委托的代理人签字）方可生效，10万元以下的合同由物资部门主管签字（须经总经理同意委托代理签字）方可生效。

代理商负责设备合同的鉴证工作，负责代理范围内设备合同管理、合同的分类归档，按代理权限对合同履行中的设备质量、材质、配套部件、保质期、交货期等负责。

4.5.5 设备订货合同中有关技术要求方面的条款应由专责工程师提出，经总工程师审核批准后方可写入合同条款中。

4.5.6 订货合同必须经总经理或总经理委托代理人签字后，加盖合同专用章方可生效。

4.5.7 订货合同要求一式六份，二正四副（生产厂家、物资部门、计划部、财务部各一份，档案室两份），并由计划部合同专管员统一编号，注册登记保管。

4.5.8 合同在执行过程中如出现修改条款，在修改后的第二天须将修改条款签字后，交计划部门合同专管员存档，合同在执行过程中因各种原因中断执行或取消则必须向合同专管员写出书面通知。

5 库房管理及物资的领用管理：5.1 库管员职责：库管员负责物资的验收、保管、发放及所管辖库区的防盗、防火等安全工作。

5.2 物资的入库验收：5.2.1 物资的入库验收是保证物资数量准确、质量合格的先决条件。

库管员对入库物资的验收包括：品种、规格、数量、质量、技术资料等项目，根据发货单、定货合同、装箱单等进行核对验收，确保入库物资各项验收合格后方可办理入库手续。

5.2.2 物资到库后，库管员应首先填写入库登记本，对到库物资的时间、名称、数量、外观状况等作简要的记录。

5.2.3 贵重物品、危险品、易燃易爆物品、剧毒品及其他有特殊要求的物资，库管员应会同有关部门共同验收，参加人员均应在记录上签字。

5.2.4 属于直供的物资，库管员应会同用料部门有关人员共同验收。

5.2.5 对于已到物资发票未到的，库管员应根据实物、随货清单、装箱单等先验收入库，并做好记录，让交货人签字，待资料齐全后，再办理入库手续。

5.3 物资的保管与保养：5.3.1 物资入库后，对于小量物资在三天内按定置管理要求上货架，对于大量物资在七天内按定置管理要求上货架，库管人员在存储期间要妥善保管，精心维护，保质保量。

5.3.2 库存物资在按照不同材质、规格、性能要求，分区分类，科学摆放。

露天存放的物资要上盖下垫。

5.3.3 库存物资应达到: 标志明显、数量相符、名称不错、材质不混、规格不串、资料完整、摆放整齐。

5.3.4 贵重物资要专库专柜存放并加锁；危险品要按类别隔离存放；易燃易爆与剧毒品要分库存放。

5.3.5 库存物资要定期进行检查, 需要保养者应及时进行保养, 发现问题要及时处理, 以免造成损失。

5.3.6 库存物资要经常盘点, 重点物资要每月底盘点, 半年进行一次全面盘点。

如发现规格串位、盈亏差错、过期变质的物资, 应立即填写相应的报告单, 报请有关领导批准后及时处理。

5.3.7 库存物资应按“一料一卡”记帐，填写规范，清楚资料，凭证一一对应，妥善保存，不得随意涂改。

帐、卡、物、金额做到四相符。

5.4 发料与退料：5.4.1 厂属各部门所需用的设备和材料，由各部门填写领料单，经部门主管或厂部领导签字后，到库房领取。

5.4.2 库管员应根据手续完备的领料单发料, 同时要将实发量、单价及总金额填入各栏内，对于领料手续不完备及领料部门资金限额不足者，应拒绝发料。

5.4.3 事故备品的领用, 须有总工程师或生产副总经理签字后, 方可发料。

5.4.4 凡规定交旧领新的物资, 均须交回旧料后方可发料。

5.4.5 库存物资应坚持“先进先出” 的原则，以避免长期存放造成直接经济损失。

5.4.6 残缺或质量不合格的物资应按照旧物资收回处理。