如何有效管理合同档案
摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。
关键词：合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好
地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。
积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。
首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等) ,构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信(信用等级) 进行信用调查和分析评估;合同执行中,对合同执行情况进行跟踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施;合同履行后,对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改) 客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。可见,合同档案信息资源的开发一旦与资信体系的建立相结合,两者相得益彰,将会焕发出长久的生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度,并加以提炼开发,恰恰是合同档案编研新的切入点。
【最新资料Word版可自由编辑！！】 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行
为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括以为代码。 （二）销售部档案：包括以为代码。 （三）行政人事档案包括：包括以为代码。 （四）财务档案包括：包括以为代码。 （五）公司电子档案：包括以为代码。 （六）机密档案: 包括以为代码 （七）其它档案: 包括以为代码 注：类别日期识别码密级 第四条档案的编制和要求 （一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。 （二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 （四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。 （五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。 第五条档案的密级： （一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
企业工商档案查询委托合 同新示范文本 In Order To Protect Their Legitimate Rights And Interests, The Cooperative Parties Reach A Consensus Through Consultation And Sign Into Documents, So As To Solve And Prevent Disputes And Achieve The Effect Of Common Interests 某某管理中心 XX年XX月
企业工商档案查询委托合同新示范文本使用指引：此合同资料应用在协作多方为保障各自的合法权益，经过共同商量最终得出一致意见，特意签订成为文书材料，从而达到解决和预防纠纷实现共同利益的效果，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。 甲方： 乙方：xxx律师事务所 合同签订时间：xx年xx月xx日 合同签订地点： 根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，兹 就甲方委托乙方办理企业登记工商档案查询事宜，甲、乙 双方在平等自愿、协商一致的基础上达成以下协议，以资 双方共同遵守： 一、甲方委托乙方查询下列企业的工商档案:（填写企 业名称、注册号、法定代表人、注册地址等相关信息） 二、甲方应当保证被查询企业经工商登记并在北京市 行政区域范围内或国家工商行政管理总局登记，如因甲方
提供的企业名称有误导致不能查询，乙方所收律师服务费用不予退还。 三、甲方应提供查询原因（如资信调查、民事诉讼或者其他原因）及相关的材料 四、甲方应当承担下列费用： １．甲方向乙方支付查询费用人民币xx元整（该费用仅限于律师服务费用） 2．上述费用于本合同签订后由甲方支付到乙方的下列银行卡内： 开户银行： 银行卡号： 户主： 3、复印费、交通费、邮寄费由甲方承担。 五、乙方指派本所xxxx律师作为甲方的代理人，具体负责查询上述企业的工商登记档案，并取得盖有工商查询
工作总结 回顾过去的工作，目的是总结经验，找出差距，吸取教训，克服不足，更好地做好今后的工作。2010年在公司各级领导及同事的帮助和协助下，顺利完成各项工作任务，现将2010年的工作汇报如下： 一、今年主要工作 1、起草、审查、巡签各类合同220余件，标的额达2亿元以上； 2、付款巡签、登记280余件，标的额达4200万元以上； 3、协助处理涉法、涉诉案件； 4、负责工程、成本内勤工作； 5、负责合同、招标文件、结算等档案整理并归档工作； 6、负责工程各类签证、工作联系单档案管理工作； 7、完成领导交办的其它工作。 二、主要工作表现 1、加强对合同的管理、审查、巡签 目前公司合同种类繁多，数量大，主要涉及到土建、水电、暖通、设备安装、内外装饰、材料、设备采购等。今年以来签订的合同220件，标的额达2亿元以上。面对合同类型多，标的额大，履行周期长等特点，从维护公司的经济利益出发，凡是公司所签订的合同均由本人参与洽谈、起草、审查。在合同商定过程中，做到严把法人资格关、个人身份关、合同条款关、履约能力关、资信等级关等，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，做到了合同管理“零失误”。 2、加强工程档案管理 由于以前没有专门的档案管理人员，所以对工程档案的管理并没有引起高度重视，加上人员的变动，有些档案也不知去向，给公司的发展带来一定的影响。档案是认识把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。要做好档案管理，首先要把重点
放在档案收集上，档案管理如果收集不到档案资料，就好比无源之水，无本之木，所以我非常重视归档资料的收集工作。为了使收集工作有成效，特采取一些行之有效的方法，比如多次给工程人员强调档案移交的范围，如果有盖章的资料一定要交到我这里去盖章，这样盖完章我可以直接留下一份，避免工程人员不移交带来的档案丢失等。虽然这样工作量大大增加了，但却是对档案收集最好的一种方法。一年来整理工程档案上千件，涉及的单位有二十余家。 3、完善付款程序，严把付款关 公司自成立至今付款项目达700项以上，有在建工程和已完工程付款。在别人眼里觉得办理付款这项工作是一件不值得一提的小事，谁都会办，没有任何技术含量。我一开始接手这项工作的时候也是这么认为，并没有引起高度重视，接到付款申请做好登记便开始走付款程序，该款付不付是领导决定的事与我没有关系。但经过一段时间发现以前的付款程序有许多的漏洞，比如，有的施工单位人员流动较频繁，来领款项时经常换人，还有些工程是承包单位的施工队来领取，款领走后承包单位却不知道，扰乱了公司的正常财务管理。针对这种情况，向财务部提出让领款人办理授权委托书，只有有授权的人才有权领款，这样既保证施工单位的财产安全，也维护公司的利益，受到广大施工单位的称赞和好评。 今年申请质保金的付款特别多，来要钱的单位也理直气壮，都认为质保期都已过多年，到现在还不给钱，甚至有的单位要通过诉讼来要款。在这种情况下，尽量做好施工单位的思想工作，避免矛盾的发生，影响公司的形象。先让施工单位提供付款所需的材料，如合同、结算、验收单等并严格审查，对资料齐全的单位可以进行付款巡签，在巡签过程与施工单位多沟通，尽量让施工单位多做一些让步，比如让施工单位对设备再进行一次维修和维护，对不能维修的虽然已过质保期，但经过谈判，对方同意扣除部分维修款。有一部分付款与施工单位协商后对方放弃一部分等，一年来
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
陕西陕煤蒲白矿业有限公司制度 制度名称：劳动合同及档案管理制度制度编号：
目录 第一章总则 (3) 第二章劳动合同的签署 (3) 第三章劳动合同的变更和解除 (4) 第四章劳动合同终止 (8) 第五章档案管理 (9) 第六章附则 (11)
陕西陕煤蒲白矿业有限公司 劳动合同及档案管理制度 第一章总则 第一条为了规范陕西陕煤蒲白矿业有限公司（以下简称“公司”）的劳动合同管理，指导劳动合同的签订工作，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》和有关法律法规，并结合公司的实际情况，制定本管理制度。 第二条适用范围 公司实行全员劳动合同制，员工均需与公司签订劳动合同，以明确双方的权利和义务，建立起合法的劳动关系。 第二章劳动合同的签署 第三条权限 （一）执行董事负责与其直接任命人员签订劳动合同。 （二）由公司法定代表人，或由公司法定代表人授权公司二级单位行政正职代表公司与除上条之外的人员签订劳动合同。 （三）劳动合同统一由人力资源部门组织签订和归档。 第四条劳动合同文本统一由公司人力资源部制定并印刷，劳动合同必须经员工本人、法定代表人（或法定代表人书面授权的人）签字，并加盖单位公章方能生效。劳动合同自双方签字盖章时成立并生效；劳动合同对合同生效时间或条件另有约定的，从其约定。
第五条劳动合同采用书面形式，一式两份，劳资双方签字盖章后，各执一份。 第六条签订时间 （一）在新进员工办理完入职手续之后一个月内与员工订立劳动合同。 （二）新招聘的员工必须在出具能证明其与上一家用人单位解除劳动关系（若确实无法提供，至少应提交本人与其他单位不存在劳动关系的个人声明）后，公司方与之签订劳动合同。 第七条签订劳动合同的期限 （一）原则上由公司和员工双方协商确定；对于执行董事直接任命人员的劳动合同期限由执行董事确定。 （二）续订劳动合同时，严格按劳动合同法规定情形执行。（三）试用期的规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限或无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。与本公司续订劳动合同的，不存在试用期。（四）在本单位连续工作满10年以上的员工，可以与单位签订无固定期限的劳动合同。 第八条公司关键岗位员工应在和公司签订劳动合同的同时签订《保密协议》。 第三章劳动合同的变更和解除
合同档案管理工作总结 篇一：合同档案管理员工作总结 年工作总结 自年入职公司我一直从事合同档案管理员一职，并在年部门重组后又兼任业务部办公室文员与CAD图纸管理等相关工作。在各们领导和同事们的关心与支持下，我虚心学习，踏踏实实的干好本职工作，老老实实做人，比较好地完成了领导交办的各项工作任务，得到了领导的认可与好评。为了更好的做好XX年的工作，现将年工作总结如下：在合同档案等资料的存档、录入电子档、重要资料备份等方面上，均有了不同程度的熟悉和提高。并利用业余时间学习了室内设计，主修室内设计3DS MAX、室内设计AutoCADXX、室内设计Photoshop课程，并按大纲要求通过考试取得《室内设计工程师》证书，现将一年的工作总结主要有以下几项： 1、思想品德素质修养及职业道德。遵纪守法，认真学习法律知识；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。 2、专业知识、工作能力和具体工作。合同档案的资料管理工作比较琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，使合同档案管理的工作上了一个新的台阶，明确了工作的程序、方向，提高了工作
能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工 作。在这一年中，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作：（1）收集整理齐全项目前期的各种版本合同（纸制文件）。 （2）对于新签定的合同，进行认真审核，确认合同条款约定事项与合同的组成条件合格后存档，并录入重要信息的电子版本摘要，同时及时将合同传递到财务部门，使各部门的工作能够较好的得到衔接。 （3）收集保存好公司及相关部门下发的文件及会议文件工作, 并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入文件夹内，为大家查阅文件提供了方便。 （4）及时作好合同档案资料的审查备案工作。合同档案管理工作正进一步完善规范，在今后再接再厉把工作做的更好. （5）在CAD图纸管理工作中，与合同档案资料相结合，定期按合同内容更新图纸，做到相辅相承，图纸与合同相对应，并整理好各个阶段的所形成的图纸，分部位、分时期的存档备查。 （6）在办公文员的工作中，严格按照公司规定，保管和使用部门章；根据公司制定的日常办公用品购入和领用表，
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
《合同管理工作总结》 合同管理工作总结（1）： 合同管理工作总结 合同管理工作是企业的一项重要管理资料，在市场经济日益发达的现代社会，企业的重合同、守信用已成为企业在市场竞争中不可或缺的重要标签。管理层已认识到企业信用的好坏直接关系到企业的发展潜力和未来，同时，对企业合同管理的好坏又是影响企业信用好坏的关键环节。因此加强对企业合同的工作的管理，已成为上下的共识。重合同、守信用已成为我企业不断鞭策自身持续改善的口号。 回顾本年度合同工作，我们发此刻合同管理工作的规范化、信息化、标准化方面又迈上了新的台阶。 一、加强学习认识到位 为提高合同管理人员的整体素质，适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质，更好地为企业生产经营服务，公司组织各部门管理人员进行了合同法、税法及会计知识的培训，全面、系统地学习强化了合同管理人员职业素质教育和职业道德教育，严格规范合同审查工作人员行为，明确合同审查工作程序，依法履行合同审查工作职责，提升了合同管理战线的整体素质，为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基础。 二、加强管理制度到位 1、为使守合同重信用活动能够健康有序的进行，我们首先做到了组织健全，机构完善，分工明确，职责到位。我们建立健全了各项规章制度，个性是我们还对照《合同法》的有关规定及时调整、修订适合本企业、本行业特点的合同管理制度。其次，从合同签订、评审、履行、验收、监督、归档，以及发生纠纷的处理等环节都按照《合同法》规定重新规范，使合同管理做到了有人负责、有据可查、有章可循，企业信用管理水平有了明显提高。 2、细化合同管理，保证了成本效益年活动的全面、深入开展。按照《合同管理制度》的要求，用心协助合同签订单位依法签订合同，严格审查合同，所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理，程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，依法检查合同履行状况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不贴合法律、行政法规规定的合同行为，并依法监督合同承办人员的工作职责履行状况，依法执行合同审查制度，有效地保证了企业成本效益的全面、深入开展，切实维护了企业的合法权益。 三、注重质量履约到位 1、对新进公司员工签订劳动合同，规范了双方的权利与义务，并进行了劳动部门鉴定，并为其办理了养老保险。 2、为更好地了解员工思想状况，搭起员工与公司间的桥梁，本年上半年我公司成立工会委员会，在涉及员工的群众权益时代表员工与公司协商解决。 3、在供应商供货方面，仍采用质量管理体系的标准区分大批量供货与偶尔购货，针对经常性的采购，意向供货方仍启用上年度经质量体系评定合格的供应方，本年度对合格供方进行了评审，仍贴合供方评价要求。对于不经常发生的临时性采购，我公司由采购部门
合同档案管理制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相 关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所 有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式： ST - 2004 － XS － 0001 － HT 公司号年度号分类号顺序号部门代码 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示 公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领 导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合 同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写 《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。 五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部 门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订 的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各 部门须将合同按要求归档。
合同管理员工作总结 2013年我司继续按照公司法律事务处关于合同审查和管理工作的整体要求和工作部署，认真学习、贯彻、执行《京能集团有限责任公司合同管理办法》、《京能集团有限责任公司合同管理实施细则》和《惊愕能集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》，进一步规范和细化合同审查、管理、监督工作，维护了企业的正常经济秩序和企业利益，促进了企业成本效益年活动的全面、深入开展。 一、今年以来的主要工作 （一）加强学习宣传，提高合同管理人员的整体素质 为适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质，更好地为企业生产经营服务，一月份以来，我厂组织合同管理人员全面、系统地学习了《××京能集团有限责任公司合同管理办法》、《××京能集团有限责任公司合同管理实施细则》和《××京能集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》及相关法律法规，强化合同管理人员职业素质教育和职业道德教育，严格规范合同审查工作人员行为，明确合同审查工作程序，依法履行合同审查工作职责，提升了合同管理战线的整体素质，为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基础。 （二）细化合同管理，保证了成本效益年活动的全面、深入开展 按照《××京能集团有限责任公司合同管理办法》、《××京能集团有限责任公司合同管理实施细则》和《××京能集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》的要求，积极协助合同签订单位依法签订合同，参加重大合同的起草与签订，严格审查合同，1-10月份以来，共签订三类自购合同共计14份，其中：由供应科签订的自购材料合同8份，总标的额86199元；由机电科签订的自购配件合同5份，总标的额24789元；自购机电设备合同1份，总标的额56248元，所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理，各类合同签订时均经局、厂联审，程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，依法检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题和纠纷，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为，并依法监督合同承办人员的工作职责履行情况，依法执行合同审查制度，有效地保证了企业成本效益的全面、深入开展，切实维护了企业的合法权益。 总的来看，今年我厂合同管理工作以依法治厂为方针，基本达到了集团公司法律事务处的要
公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件：合同管理档案
合同台账、档案管理制度. 台账管理. 第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。 第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。 第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。 第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。 第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 第六条合同台帐应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同主体；（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（五）合同所附资料；（六）其他应当记载的重要内容。
第七条合同台帐应附以下资料： 1、合同正本或副本； 2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件； 3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明； 4、补充合同、会议纪要、往来函电； 5、有关的重要资料。 第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。 第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。 第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。 档案管理. 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团
办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
篇一：合同档案管理员工作总结 年工作总结 自年入职公司我一直从事合同档案管理员一职，并在年部门重组后又兼任业务部办公室文员与cad图纸管理等相关工作。在各们领导和同事们的关心与支持下，我虚心学习，踏踏实实的干好本职工作，老老实实做人，比较好地完成了领导交办的各项工作任务，得到了领导的认可与好评。为了更好的做好2011年的工作，现将年工作总结如下： 在合同档案等资料的存档、录入电子档、重要资料备份等方面上，均有了不同程度的熟悉和提高。并利用业余时间学习了室内设计，主修室内设计3ds max、室内设计autocad2004、室内设计photoshop 课程，并按大纲要求通过考试取得《室内设计工程师》证书，现将一年的工作总结主要有以下几项： 1、思想品德素质修养及职业道德。遵纪守法，认真学习法律知识；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。 2、专业知识、工作能力和具体工作。合同档案的资料管理工作比较琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，使合同档案管理的工作上了一个新的台阶，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工 作。在这一年中，我本着"把工作做的更好"这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作： （1）收集整理齐全项目前期的各种版本合同（纸制文件）。 （2）对于新签定的合同，进行认真审核，确认合同条款约定事项与合同的组成条件合格后存档，并录入重要信息的电子版本摘要，同时及时将合同传递到财务部门，使各部门的工作能够较好的得到衔接。 （3）收集保存好公司及相关部门下发的文件及会议文件工作, 并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入文件夹内，为大家查阅文件提供了方便。 （4）及时作好合同档案资料的审查备案工作。合同档案管理工作正进一步完善规范，在今后再接再厉把工作做的更好. （5）在cad图纸管理工作中，与合同档案资料相结合，定期按合同内容更新图纸，做到相辅相承，图纸与合同相对应，并整理好各个阶段的所形成的图纸，分部位、分时期的存档备查。 （6）在办公文员的工作中，严格按照公司规定，保管和使用部门章；根据公司制定的日常办公用品购入和领用表，做好物资的领用管理，根据部门领用情况，进行领用登记核发；做好日常考勤的统计工作及相关报表、资料、票据上报等工作。 3、工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作
文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室 文件密级普通 文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立 文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构 关联文件
xx有限公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。 第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。 第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。 第二章合同档案的收集归档 第五条归档范围 所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。 第六条归档要求 （一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。 （二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。 （三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。 （四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。 第七条归档时间 合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第八条归档手续 在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第三章合同档案的整理 第九条合同档案的整理方式
文件编号：Qzh／BJMH 11 09 08 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。 （二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、
回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。 （三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （五）财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其他等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （六）公司电子档案和机密档案是公司特殊档案，纳入档案管理，但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版，由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存，光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密码；机密档案是所有加密档案的总称，由公司各级具有涉密权限的保管人员
合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不 包含劳动合同）。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和 有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同 文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部 门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总 经办允许不得作承办人。 三、合同文档的管理办法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－ 顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第 1号合同） 3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门 对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人， 承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而 未提出的，应当承担相应的责任。 4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程 进行监察、审计。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签 订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因， 及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已 履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合 同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须 进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原 件无特殊情况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同 文档的安全。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情 节予以处罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。 四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存 档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明， 符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认 可后方可完成交接手续。 行政部 2011年3月10日后附：1、各部门合同编号 2、合同档案移交清单 各部门编号（名称首字母）