桂平市司法局执法案卷归档管理制度
第一条为加强和规范桂平市司法局行政执法案卷管理和归档工作，特制定本制度。

第二条本制度在桂平市司法行政系统内适用。

第三条行政执法案卷实行统一管理的原则，不得分散在个人手中。

第四条各相关职能股室要建立健全归档制度，实行一案一立的原则，结案的案件都应具备完整、准确、系统的档案。

第五条立案案卷，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、行政相对人陈述笔录、行政处罚决定书副本、送达回证、罚没款收据、结案审查表，需要有其它证据、文书等材料的，也要收入。

卷内材料按时间顺序排放。

第六条现场处罚案件，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、现场处罚决定书副本、罚没款收据、结案审查表。

第七条案件执行完毕后，结案案卷由案卷承办股室整理装订，装订后的案卷暂由承办股室保管。

第八条案件承办股室每年年初将上一年承办的案卷，在经局办公室审查后，交局档案室统一归档保管。

第九条各相关股室在交接案卷时，应当严格履行交接手续。

第十条案卷要分类编号保管。

类别和保管期限统一用汉字，年代号和序号使用阿拉伯数字。

第十一条案卷的整理归档应做到以下几点：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整；
2、案卷的排列顺序原则上以时间顺序为准，依次排列；
3、案卷内的文件材料应依次排列顺序，编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角用铅笔编写页号；
4、卷内文件材料要取掉金属物，对已破损和无装订线的文字材料，应按裱糊技术要求进行托裱（加边）；字迹已经扩散和字迹不清楚的，应复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；
5、案卷内的文件材料用纸和书写格式要规范统一，严禁用红蓝黑铅笔、圆珠笔书写文件，不能用热敏传真件；对文件中红蓝黑铅笔、圆珠笔书写起草的文件和热敏传真件，要进行复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；
6、案卷应采用三孔一线的方法装订；
7、案卷归档的存放条件应当符合档案管理的规定；
8、要有案卷登记本；
9、案卷保管期限分为长期、短期两种。

第十二条归档案卷如使用，应当履行报批手续。

第十三条本制度自发布之日起执行。