Excel使用技巧之数据透视表
对于Excel来说，如何处理所记录的数
据是至关重要的。
在这里，我想向各位同事
推荐“数据透视表”这个数据处理的“大杀
器”！在Excel 2007版本里，“数据透视表”
就是“插入”选项卡中的第一个功能，可见
其使用频率之高（见图1）。
数据透视表的官方解释是：使用数据透视表可以轻松排列和汇总复杂数据，并可以进一步查看详细情况。
也就是说，它是自动生成分类汇总表的工具，可以按任意角度、任意多层级、不同的汇总方式，得到不同的汇总结果。
下面就由我来为大家演示一遍数据透视表的使用方法。
要使用数据透视表，首先要有一个用于存放原始数据的工作表（以下简称源数据表）。
而有了源数据表后，我们只需要选
中源数据表的任意单元格，点击
“数据透视表”即可调出数据透视
表的创建向导，直接点击“确定”
就能把数据透视表调用出来了（见
图2）。
其中需要进一步解释的是，在图2右下角的字段排列组合区域中，“报表筛选”是指汇总表以该字段来分类，如当“销售日期”字段在“报表筛选”中时，数据透视表显示为某个销售日期的数据分类汇总情况；“列标签”是指数据透视表显示在不同列上的字段，即在汇总表格上面的字段；“行标签”是指数据透视表显示在不同行上的字段，即在汇总表格左边的字段；“数值”是指待汇总的字段。
以图3为例，这是一张按销售人员，汇总不同城市、销售各类产品金额的分类汇总表。
其中，“销售人员”为报表筛选所
在字段，所以该表反映了销售人
员“陈玉美”的销售汇总数据；
“产品名称”为列标签所在字段，
所以各类产品按列一字排开，在
列上面按城市进行汇总；“城市”
为行列标签所在字段，所以各个城市按行一字排开，在行上面按产品进行汇总；“金额”为数值所在字段，因为汇总方式默认为求和，所以字段的行/列交叉点显示为某城市某产品的销售金额总数。
那么图3的表格是怎么“变”出来的？下面就让我一步一步地为大家演示一遍，如何“变”出一张各地区、城市销售各类产
品数量总额的二级汇总表，总共
只需以下三步鼠标操作。
第一步，勾选所需字段。
在
右上角的字段列表中依次选取
“地区”、“城市”、“产品名称”、
“数量”共四个字段，此时左侧的报表生成区域立刻生成了相应的数据透视表，而右下角的区域也出现了相应的四个字段（见图4）。
第二步，拖拽字段。
将行标签中的“产品名称”拖至列标签，如果“地区”、“城市”两
个字段没有按范围大小来从上到
下排序，也可用鼠标拖动来调整
顺序。
“数量”字段被系统自动放
在数值处，故无需调整（见图5）。
第三步，美化表格。
虽然通
过拖拽字段，Excel会自动分析并组装数据，然后显示为正确的汇总表样式，以及准确的汇总结果。
但是此时的汇总表十分简陋，需要我们对该表进行最后的“美容”，如调整行距或列宽、居中显示、描绘边框等等。
最后，我们就这样“变”出一张各地区、城市销售各类产品数量总额的二级汇总表来了（见图6）。
通过上面的演示，相信大家已经学会如何调用数据透视表了，但还有一些注意事项需要在这里强调一下：
（一）源数据表要合格、准确
只有一维（即只有一个标题行）、没有合并项以及“空白单元格”的原始数据表格才是
这是因为，一来数据透视表本身就
是用来生成分类汇总表的，所以源
数据表不能有也不需要有合并项；
二来Excel对空白单元格是无法
识别的，如果真的要留出空白格的
话，可以在表格里写上“=""”（“”
之间为填写内容）。
这是一种空文
本的概念，我们用肉眼看和空白单
元格一样什么也没有，可Excel就
是认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。
同时，我们也要确保源数据表里数据的准确性，不然由不准确的数据汇总得来的数据透
视表也肯定是不准确的。
（二）字段要主次分明
在行标签里的字段之间有十分明显的主次关系，它们的上下顺序决定了分类汇总表的侧
重点所在，越在上面的字段越受重点关注。
如果“地区”在“销售人员”之上，则表示重点关注不同地区的销售数量，之后才细化到每个地区不同销售人员有多少的销售量（见图8）。
从决策上讲，它可以判断出各个地区的消费需求的侧重点，并由此制定产品销售计划。
如果“销售人员”在“地区”之上，则表示重点关注销售人员的业绩（见图9）。
我们可以从中判断哪位销售人员销售数量最多还是最少，也可以判断出某位销售人员善于销售哪类产品。
（三）让汇总表“站着”
由于我们的阅读习惯是从上到下，因此汇总表如果弄得很宽，我们看起来就会很不舒服。
所以，在制作汇总表时，分类多的字段，因尽量作为行字段；分类少的字段，才可以作为列字段。
形象地说，我们在拖拽字段时，应尽量让汇总表“站着”，这样比较有利于在一个页面上显示更多的数据内容。
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最后的最后，让我借用书中的话来表达写出这篇文章的初衷：“希望帮助更多职场人士摆脱Excel的苦，感受Excel的乐，让我们玩Excel，而不是被Excel玩”。