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宴会厅会议服务流程


会中服务细节

D.会议期间,服务员要勤观察,若出现工程噪 音或停电等突发事件,及时处理上报,保证会议 正常进行。 E.会议期间,我们只承诺我们所能提供的服务 F.会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音 响设备正常使用。


G.会议期间做好保洁工作,保持警觉性,防灾、 防盗、防杂物等。
会议中间休息
会中服务细节

A.参会人员落座时,为演讲人或前排就座的贵宾倒 矿泉水或茶水。 会议开始后,服务员要站在会场的后面或侧面注意 观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用 服务时,服务员要在会场外面值班,以备客人需要, 会议场内15分钟应巡视一遍。如果有事需要离开,必 须找人替岗,保证会议有人值班。
会议桌的要求


服务员根据会议的类型、性质、人数,结合会议室 的具体情况安排会场布局,台型要比例协调、美观。 会议用桌要结实平稳,桌与桌之间距离合适;台昵 平整无污垢,无破损、无皱纹;若用台裙时,台裙 扣之间距离应在25cm左右,台裙干净无皱褶,接口 不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套,椅子套要 干净整洁,椅子前后左右距离合适,桌椅各成直线。 同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品,搞 好会议室内外的卫生,保证无异味,无异物。
会议桌的类型
1 教室型(Classroom Style)(即课桌式)
教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。 通常用会议长条桌(IBM长183CMX宽45CMX高76CM)进行 摆放,后面再放一排宴会椅。
2 剧院型(Theater Style) 一般用于人数较多,不需作记录的会议,如报告会(如为报告会, 主席台一般会就坐领导,需做VIP的招待),一些大型会议,新 闻发布会,新品发布会或观看表演等。 一般由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处放 上一排桌子,要注意留出通道。



1)当演讲人宣布休息时,将会场的门打开,通 知音响师播放轻柔、欢快的音乐,音量适中。 2)应礼貌提醒客人随身携带贵重物品。尽快整 理补充和更换各种用品,保持台面整洁,注意及 时锁门防盗。 3) 为客人指示洗手间和吸烟区的方向。 4)会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参 会人员进场后将门关闭。
水 会议夹 茶杯 薄荷糖 信纸 会议笔
铅笔
会中服务



迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
迎宾服务

如主办方要求提供礼仪,应在指定时间安排礼 仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。 服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始 前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合 格。
举 例

1 使用矿泉水的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台, 摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子 正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置。 水杯距皮夹两厘米,水杯中线与皮夹上边缘线 成水平位子,矿泉水距水杯两厘米,并成30 度角。

2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆 台,摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须 处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮 夹相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上 边缘线成水平位子
茶歇服务



1)会议休息开始前至少5分钟,将各种 饮品、茶品、用具准备齐全,人员做好服 务准备。 2) 礼貌询问宾客所需饮品,并迅速为其 服务,保证餐台及周围的卫生整洁,及时 补充饮品及用具。 3)茶歇结束时整理餐台,恢复原貌,撤 走并送洗餐具。
会后收尾
会议结束,应将所有门打开,礼貌送客。 送别宾客时及时为宾客叫电梯。 宾客全部离场后,要检查会场有无客人遗 留物品。如发现遗留物品要及时归还, 不能及时归还的要及时上报上交。 关闭部分灯光和空调,作好节能工作。
3 U 型台(U Shape Style) U型台一般为需要使用幕布,投影等的说明会或项目说明会等。 此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成,空位处可放绿色植物 进行装饰。
4 回型或董事会型(Boardroom Style) 回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会,董事会或座谈会等。 通常回型由IBM 、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会议桌两头加 上两个半圆形,使桌面更美观。 董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充,桌子上可放 小型花进行装饰。
Maker Pen 马克笔

Rostrum 讲台
立式麦克风
胶片投影仪
实物投影仪
无线麦克风
白 板

电视机
微型无线麦克风
DVD、MD机

Laser Pointer 激光教棒
电子白板
多媒体投影仪
远程会议系统
台式麦克风
扩音设备
笔记本电脑
调音台
同声传译系统
培训目标与任务
· 提高服务质量 · 操作更加规范化
· 增进部门之间的了解
会议服务工作流程
会前准备 会中服务
会后收尾
会前准备


了解会议基本情况 会议桌的要求 物品摆放 场地布置
了解会议基本情况
基 本 情 况
所需要的宴会器材和必须品
会议室的预订情况,做好协调工作
检查所需品是否到位
会议名称及会议时间
了解会议基本情况


会议的人数,会议类型,名称,时间,主办者, 会议的特殊要求,与会者的风俗习 惯,付款方式 和收费金额等。 联系工程、PA等相关部门做好协调工作。 还要安排一名专职负责人或宴会领班与主办方负 责人联系全程跟盯会议,保证与主办方负责人配 合好工作,如有准备会场不确定之处及时与此会 议销售经理联系。
打开相关设备设施

会场主要灯光要在会议开始前半小时打开, 主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话 筒应在会议开始前10分钟打开。会前半 小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐,会议 开始前2分钟通知音响师停播。并检查各 项设备设施是否正常。
会议开始

前15分钟,服务员分发香巾完毕。分发 香巾应在客人左侧进行,必须使用干净的 香巾夹,香巾篮。

会议主题或欢迎词: 根据主办方要求,可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词,要求:色泽 醒目,字体大小适当,字型美观,间距合适,烘托气氛。
听众席
会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线

物品准备



准备会议需用物品,按规定摆放,并留出用量 的10%作为备量。 一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直 筒杯、毛巾托、清口糖等,也可视客人要求摆 茶杯。 确保物品干净整洁,无破损。 特殊会议如(签字仪式)等应询问是否需要准 备香槟等及时做好准备
清扫卫生,回收可利用物品,桌椅归位。撤下会 议所用设备设施用品,分类归位。 清洗会议用杯,分类码放整齐。 查看未来几日有无预定,若有,根据会议通知单 做好相应摆台工作。 通知PA清洁卫生。 检查安全隐患,清理工作间卫生,确保无误后关 闭所有灯光,撤出锁门。
领夹麦克风
Moveable Screen 可移动屏幕
台昵

每张IBM桌用台昵铺好,台昵四台平 挺无皱褶,台面无污物。两端大约垂 到桌子离地面的一半,并用大头针扎 好或者叠好。
音响及电线
⑴接电之前通知工程部,不合格的电源线不接。 ⑵电线应顺墙布线,不打卷多余电线应放置于不 明显处,并用花草或植物适当遮挡, 在通道 处布线必须用压线板压住。音响设备:整齐摆 放在墙角处,提前调试好音量及效果。音箱放 在会场靠边适当位置或墙角处。
场地布置
主席台
听众席
主席台

舞台裙:

舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴,长度垂直地面,两个舞台裙之间的接缝 吻合,接口处不能面向客人。 条幅:
根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置,高度适当,不歪斜,不破坏墙面。 投影幕及投影仪: 会前1小时将投影幕投影仪安装到位,投影不歪斜,对正投影幕;悬挂式投影仪 提 前放下。大型会议提前1天调试完毕,中小型会议至少提前1小时调试完毕。
会议桌的摆放

课桌式会议先将桌子定位,根据场地人数计 划桌子张数,第一排桌子距离主席台之间的 通道应宽敞点(一般大于2米)。用2—3张 桌子拼在一起成一直线,前后排桌子之间相 距1米;竖排桌子中间至少留出3条主要通 道,每条通道宽度应在1.5—2米之间。
椅子

课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线,椅 子前端与台呢下垂部分相切,间距相等前后成直 线,椅套平整干净无皱。剧院式会场:每排椅子 前后间距合适。

B.会议过程中,服务员要精神集中,注意观察与会 者有无服务要求,不能交头接耳,要保证会场安静, 注意室内温度,合理调节空调。
C.若有茶水服务,茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备 足量热水瓶,热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15 到20分钟应续水一次。倒茶水时,应在宾客的右后方用右 手进行,动作要轻稳,不能在宾客头上或背部上方倒水, 茶水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服 务。若会议持续多天,一般第二天应更换茶叶品种。特殊 情况可按客人要求服务。
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