采购合同管理制度
总则
1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的
编制、签订、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制订本制度。

2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同的编写
1）公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2）公司一次性采购物品金额高于_______元，必须签订采购合同；
3、采购合同的编写程序。

1）选择供应商，必须是公司认可合格供应商。

2）进行谈判。

采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

3）拟定草案并评审。

采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送总经理/分管副总进行审批。

4）拟写正式的采购合同。

采购部应根据各相关部门、总经理、分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此
形成正式的采购合同
4、正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2）采购物品的单价、总价。

3）采购物品的数量与规格型号。

4）采购物品的品质和技术要求。

5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6）采购物品的验收标准和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服务和其他优惠条件。

9）违约责任和解决争议的方法。

5、采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

采购合同的签订
1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其
自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形
式的合同视为无效合同。

3. 合同一式四份，生产管理部、供应部、质量部各留存一份。

采购合同的执行与控制
1、合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供
应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

2、采购部应配合质量部做好采购物料进场验收工作，当
所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

3、采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进
城逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存
在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。

如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量与其他供应商联系，增加采购数量。

5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关
系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，使于在生产忘记加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制
工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

采购合同的修改与终止
1、在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量
供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。

2、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例
如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

3、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法
按时交费，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

4、有下列情形之一者，视为合同终止。

1）因不可抗力导致出现合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3）出现违背合同条款的状况。

4）逾期没有履行合同约定的。

5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

合同纠纷的处理与合同管理
1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采
取如下处理方法。

1）与供应商协商解决。

2）请第三方协调解决。

3）由仲裁机构进行仲裁。

4）通过法律途径解决。

2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管
理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

1）泄露合同内容。

2）私自更改合同内容
3）丢失合同。

4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

附则
1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律，法规和政
策执行。

2、本制度自总经理/分管副总办公会议审议后执行。

验收与入库
1、采购物资到货后，采购员要及时组织质量部、仓库
管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比
较所收物资与采购合同上的品名、规格型号、数量、
单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优
劣。

验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制
一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和
检验物资的依据。

采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的
供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直
至材料到达我公司。

入库
1、实物入库：售货员收材料之前需核对供应商的送货单
是否具备以下信息：供应商名称、订单号、存货编号、数量；
一、目的
为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的关系，保证红丝资产的安全，特制定本制度。

二、采购流程：
1、采购计划、方案的编制与审定。

1.1采购计划的编制与审定。

供应部根据生产部门下发的
投产通知编制采购计划，经部门负责人签字后报相关领导审定。

采购假话应明确采购的原则、采购的渠道、供应商
的选择方式和范围等内容。

1.2供应商：选择的供应商，必须是公司认可合格供应商。

2、合同管理：供应部应将生效的合同同意连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。

3、跟踪合同执行：供应科应按照采购合同确定的制造周期、交货时间等落实催交催运措施，监督合同按期执行。

4物资验收入库
4.1物资验收与入库。

所有采购物资均应办理入库手续。

采购物资到货后，仓库应组织采购、质量部等对到货物资进行检验清点，质量部出具检验报告，仓库依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细账。

5、付款与往来核对。