第一节监理资料归类及编码管理办法一、监理资料归类管理办法工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映为了便于日常管理和检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行：（1）为便于工程建设监理资料的收集、分类、组卷和归档，根据《建设工程文件归档整理规范》及其他相关规范，特制定本办法。

（2）监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证，包括各种文件、图表、信函、日志、月报、会议纪要等。

（3）监理资料的收集、分类、组卷及归档等工作，应由总监理工程师指导专人负责执行。

（4）监理资料的收集、分类、组卷及归档工作必须及时，不得拖延。

5）负责建立资料管理的人员，应对收集到的资料进行分类，其方法如下：1）按建筑工程分部（子分部）、分项工程对监理资料进行分类：资料管理员对监理资料按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300—2001）中附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程进行分类。

2）安监理工作阶段对监理资料进行分类。

3）按监理工作控制目标划分。

①合同管理资料。

②质量控制资料。

③进度控制资料。

④造价控制资料。

4）按资料产生的来源划分：①建设单位提供的资料。

②承包单位（包括材料生产厂家、设备制造、加工等）报送的资料。

③设计单位的图纸及有关技术文件。

④项目监理机构形成的资料。

5）按监理资料的作用划分：①监理工作依据资料：如委托监理合同，施工合同，建设单位与第三方签订的与本工程有关的合同，勘察、设计合同，与建设工程有关的法律。

法规等。

②监理工作基础资料：如各种定额、技术规范、标准。

③监理工作过程中形成的资料：如有关各方往来函件、会议纪要，试验、检测资料，项目监理机构的各种工作制度，监理工程师通知，隐蔽工程检查、质量检验评定资料，计量及支付资料，索赔及工程变更资料等。

（6）监理资料归类应明确、清楚、详细。

(7)监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷和归档。

二、监理资料编码实施办法为了使监理资料的管理更加科学化、程序化、规范化，应以计算机作为工具，建立起计算机信息管理系统，以实现管理计算机化。

因此，项目监理机构应建立起资料编码系统。

1.总则（1）监理资料管理应由总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，设一名专职资料管理员。

（2）专职资料员应具有中专以上专业技术学历，具有较熟悉的计算机操作能力，且通过资料管理培训，持证上岗。

（3）监理资料必须真实、准确和完整。

（4）监理机构应建立起科学、完善的建立信息及监理资料管理体系。

2.编码原则（1）监理资料的代码必须保证其所描述的实体（或属性）时唯一的，及所描述的每一实体都必须有一个确定的代码。

(2)代码设计应等长，要留出足够的可扩充位置，以适应新情况的变化。

（3）代码应尽量标准化，以便与全国的编码保持一致，便于系统的开拓。

（4）编码要有系统的观点，尽量照顾到各部门的需要；在逻辑上还要适合使用的需要。

（5）监理资料代码系统要有一定的稳定性。

3.编码方法（1）监理资料编码应采用文字加数字的编码方法：文字采用汉语拼音字头，表示单位工程和资料来源；数字表示工程的分部和分项等细部。

（2）当有多个单位工程时，编码的首位码为单位工程代码，其代码用汉语拼音字码表示，如A、B/……、Z,A为第一号单位工程。

（3）为分清资料（原始资料）的来源，编码事务第二位为资料来源单位代码，即用单位名称的汉语拼音第一字的字母来表示，如：J—代表建设单位；C—代表设计单位；S—代表设计单位；L—代表监理单位；G—代表国家一词；D—代表地方政府；（4）分部（子分部）工程划分及代码规定：1）分部（子分部）工程代码规定应参考《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2001）的分部（子分部）工程划分原则，并结合施工资料类别进行编号。

2)建筑工程共分为9各大分部工程，67各子分部工程，其划分及代号应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2001）中附录B的规定。

3）分部（子分部）工程代码编号应在编码序号③④⑤的位置上反映出来。

（5）工程建设资料编码形式：..××××××①②③④⑤⑥共11位编码①为单位工程代码（1位），用汉语拼音字母（A、B、…Z表示）。

②为资料来源单位代码（1位），用单位名称第一个汉语拼音字头表示。

③为建设单位、监理单位资料文件分类，用代码（3位数字）表示。

如建设工程资料（A类）。

在工程资料分类表中（6-4），“A3勘察、测绘、设计文件”栏内：A3-1 工程地质勘察报告在编码中的代号为301A3-8 施工图设计及说明在编码中的代号为308又如监理资料（B 类），在工程资料分类表中（附表1），“ B3 开工准备及技术资料”栏内；B3—7 工程变更单在编码中的代码为371～379本组号码第2位号码7代表工程变更，第3位号码1～9是分部工程代码。

④为子分部（分项）工程代码（2位）。

根据资料所属的分部分项工程，按《建筑工程施工质量验收统一标准》（ GB50300—2001）附录B中分部（子分部）工程划分编码，对于工程验收（如隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程）只作为子分部工程代码，见子分部、分项工程名称及代码表（附表2）。

⑤为资料类别（或分项工程）代码（ 2位），仅在工程验收时，此编码才为分项工程代码。

⑥为顺序号（2位）。

（6）对于专业化程度高、施工工艺复杂，技术先进的分部、子分部及分项工程可单独组卷。

不同类型监理材料单独组卷时，资料代号可以从监理资料编码形式中第③序号中选择第3位数所代表的工程代码，抽出即可（而在编码前再贯以××类型资料）即为：××××①②③④共7位编码①②③④为单独组卷编码形式序号。

①为分部工程代码（1位），其代码号为1～9。

②为子分部工程代码（ 2位），子分部工程代码号见表6－5。

③为分项工程代码（ 2位），分项工程代码号见表6－5。

④为顺序号。

三、决策阶段监理资料内容1. 决策阶段监理资料的主要内容第二节监理资料归档及管理制度一、监理资料归档制度工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映；工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。

依据《建设工程监理规范》、《建设工程质量管理条例》及其他有关监理工作的规定，现对监理资料的收集、整理和归档作如下规定：1.监理资料归档的范围应予归档的监理资料主要包括：工程项目监理合同，监理规划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必要的图纸和声像资料，质量监督部门指定的其他有关资料，竣工验收会议纪要或鉴定书，竣工验收报告，工程质量竣工核定证书。

2.归档监理资料的内容工程建设施工阶段归档监理资料：（1）委托监理合同。

（2）监理规划，监理细则。

（3）监理日记。

（4）监理月报。

（5）监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工／复工报审表等）。

（6）与业主，被监理单位，设计单位往来函件、文件。

（7）会议纪要。

（8）工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书。

（9）施工组织设计、施工方案审核签证资料。

（10）建立总结报告、工程质量评估报告。

（11）工程质量安全事故调查处理文件。

（12）工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）。

（13）分包单位资格报审资料。

（14）索赔文件资料。

（15）报验申请表（原材料／构配件／设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）。

（16）工程变更单。

（17）监理工作联系单。

（18）总监巡视检查记录。

（19）旁站记录。

（20）工程进度记录。

（21）主要的监理台账。

3. 监理资料分类归档工程建设过程中形成的各种监理资料可按下列方法进行归档，以便于管理：（1）合同文件：施工监理招投标文件；建设工程委托监理合同；施工招投标文件；建设工程施工合同；分包合同；各类定货合同等。

（2）设计文件：施工图纸；岩土工程勘察报告；测量基础资料。

（3）工程项目监理规划及监理实施细则：工程项目监理规划；监理实施细则；项目监理部编制的总控制计划等其他资料。

（4）工程变更文件：审图汇总资料；设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更文件。

（5）监理月报。

（6）会议纪要。

（7）施工组织设计（施工方案）：施工组织设计（总体设计或分段段设计）；分部施工方案；季节施工方案；其他专项施工方案等。

（8）分包资质：分包单位资质资料；供货单位资质资料；试验室等单位的资质资料。

（9）进度控制：工程动工报审表（含必须的附件）；年、季、月进度计划；月工、料、机动态表；停、复工资料。

（10）质量控制：各类工程材料、构配件、设备报验；施工测量放线报验；施工试验报验；检验批；分项、分部工程施工报验与认可；不合格项处置记录；质量问题和事故报告及处理等资料。

（11）造价控制：概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书；工程竣工结算等。

（12）监理通知及回复。

（13）合同其他事项管理：工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。

（14）工程验收资料：工程基础、主体结构等中间验收资料；设备安装专项验收资料；竣工验收资料；工程质量评估报告；竣工移交证书等。

（15）其他往来函件。

（16）监理日志、日记。

（17）监理工程总结（专题、阶段和竣工总结等）。

二监理资料管理制度工程监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。

它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。

为使公司的监理资料和监理档案管理符合《建设工程监理规范》的规定，并符合公司的质量目标，特制定本管理制度。

1.总则（1）监理资料管理的基本要求：整理及时、真实齐全、分类有序。

（2）总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为负责人。

（3）专职资料管理员应具有中等专业以上学历，能熟练操作计算机，且通过资料管理培训，持证上岗。

（4）监理资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假擅自涂改原始记录。

2.管理职责（1）总监理工程师为公司的监理档案总负责人，负责监理竣工资料的移交和销毁的审批。

（2）工程技术监理部负责监理竣工资料的检查和审核。