Chapter One
The Structure and the Format of
Business Letters
Learning Objectives
❖ Know the parts of a business letter ❖ Know the format of a business letter ❖ Know how to address an envelope
The month should be spelled out in word but not in Arabic number since the date and month may be mis-understood.
Two format of date are recommended: American Style: April 10, 2007 European Style: 10 April, 2007
❖ Dear Sirs——给一家公司 ❖ Dear Sir——给一位不知名的先生 ❖ Dear Madam——给一位不知名的女士 ❖ Dear Sir or Madam——不知收信人是男是女 ❖ Gentlemen：——给一家公司（美国） ❖ Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. White（family
name）——给一位怀特先生/夫人/小姐/女士 ❖ Dear John（given name）——给朋友 Mrs. Miss Ms. Messrs. (pl. form for Mr.) e.g. Messrs. MacDonald & Evans (a partnership )
Neutral title: ❖ Dear Director, ❖ Dear Manager, ❖ Dear Supervisor, ❖ Dear Owner, ❖ Dear Department Head ❖ Dear Services Department ❖ Dear Customer
5. 正文 The body of the letter
❖
封内地址包括收信公司名称或收信人姓名、通信
地址以及邮政编码。
❖
如果信函是写给个人的，那么封内地址要使用礼
貌尊称Miss.,Mr.,Ms.，也可以使用职业称呼，如
Dr.,Prof.。
❖
如果信函是写给公司的，封内地址应包括公司的
全称和地址。
❖
封内地址位于信纸的左上角，从信纸的左
边顶格开始写，位于日期行下面一二行，其次序
你忠实的
你真挚的
真诚地
Complimentary Faithfully yours Sincerely yours Cordially,
Close
你忠实的
你真挚的
诚挚地
Truly yours 你 Cordially yours Best regards,
Alcan Alesa Engineering Ltd. ＃18 East Street, Plainfield, Vermont 05687, Australia Tel: 0802-555 123 4, Fax: 0802-555 432 1 Web site: ; Email: info@
Part One: The parts of a business letter 商务信函的组成部分
❖ The business letter consists of seven principal parts（主要部分）:
❖1. 信头The letterhead ❖2.日期The Date ❖3.封内名称及地址The Inside Name And
常见的头衔如下：
❖ 头衔放在姓氏之前。 ❖ 教授Professor ❖ 博士Doctor (Dr., Ph. D. ) ❖ 总统或校长President ❖ 主席或董事长Chairman ❖ 副总统/副校长/副总经理Vice President ❖ 首相Prime Minister ❖ 市长Mayor ❖ 参议员Senator
❖
24 South Bank
❖
BIRMINGHAM
❖
Alabama
❖
U.S.A.
Examples of the Formats of Inside Address:
Ms. Cecilia Green Sales Manager ABC Company 123 Berry Drive Minneapolis, MN55106 U.S.A.
Less Formal Informal Dear Mr. Smith, Dear Smith
Dear Ms. Smith Dear Mary,
Gentlemen: Dear Mr. Green, Dear Tom,
Yours faithfully Yours sincerely Sincerely,
Address ❖4. 称呼The Salutation ❖5.正文The body of the letter ❖6. 结尾谦称The Complimentary Close ❖7. 签名The Signature
可选部分Optional Parts
8.经办人（Attention Line） 9.事由（Subject Line） 10.参考编号（Reference Number） 11.附件（Enclosure） 12.抄送（Carbon Copy Notation） 13.再启/附言（Postscript）
是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，然后写
地址。
❖ 封内地址与信封地址写法相同。 ❖ 英文信函的地址由以下几个部分构成： ❖ A.公司名称 ❖ B.门牌号码和街名 ❖ C.城市或镇名 ❖ D.州/县名及邮政编码 ❖ E.国名
❖
The Vice President
❖
The Eagle Press Inc.
结尾谦称是结束信函的礼貌方式。通常，包含一
些习惯用语，打印在正文之下两行的位置。
❖
在缩行格式中，它写在信纸的中间偏右；在完全
齐头式格式中，则左对齐。
❖
任何结尾谦称用语只有首字母大写。此外，结尾
谦称要与信函开头的称呼保持一致。
Salutation
Formal
Dear Sir or Madam Dear Sirs,
❖ 1.The letterhead A business letterhead is usually printed. It
aims at giving some information about the writer’s company. It contains all or some of the essential particulars about the writer’s company’s name, address, post code, telephone number, fax number, telex number (now replaced by fax), email address, website, etc.
以用缩写。 （3）日期最好用基数字。
❖
日期可以用基数或序数形式表达，但现在有省
略日期序数词尾的趋势，即省略 -st， -nd，和-th。
❖ 例如：
❖ 25th March 2008 → 25 March 2008
❖ March 25th 2008 → March 25, 2008
3. 封内名称及地址 The Inside Name And Address
Dear Sir or Madam: (or To Whom it May Concern) Dear Sir: Dear Sirs: (The Americans usually use Gentlemen in stead of Dear Sirs. Here Gentlemen should always be in the plural form.) Dear Madam:
After the salutation a comma or colon is always used.
收信人称呼
❖ 若信函写给某个人时，在礼节上使用的称呼有： ❖ 先生（男人）Mr./ Esq. ❖ 夫人（已婚）Mrs. ❖ 小姐（未婚）Miss ❖ 夫人、小姐统称Ms. ❖ 夫妇俩人Mr. and Mrs. ❖ 两位或两位以上男子Messrs ❖ 两位或两位以上女子（已婚）Mesdames ❖ 两位或两位以上小姐（未婚）Misses
Telephone: 86-22-26320766 Fax: 86-22-26320767
E-mail: tjcar@
❖2. The date It shall be located two lines below the
last line of the letterhead if there are no reference lines.
4. 称呼The Salutation
❖
对收信人的称呼应自成一行，写在封内地址之下
一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开
头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但
美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与
收信人的关系而定。
❖
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
4. The Salutation It is the greeting with which every letter begins. 这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空 两行。
Messrs. J. Harvey & Company Mmes. Esq. (for Esquire) . e.g. David Jones, Esq. Dr. Prof.