呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - **会务活动接待方案 为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。

第一部分 基本情况 一、会议概况、日程 （一）活动主题 （二）活动地点 酒店 （三）活动日期 6月29日--7月1日具体安排如下： 6月29日陆续入住签到； 6月30日 7月1日

二、领导、嘉宾及参会代表情况 （一）评委及嘉宾名单 负责人： 表一 国际竞赛评委及其随行人员名单 序 号 评委 姓名 评委 简介 随行人员 情况 1 2 3 4 表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单 序 号 评委 姓名 评委 简介 随行人员 情况 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - 1 助理1人 2 3 助理1人 4 5 助理1人 （二）集团领导及政府领导名单 负责人： 1. 集团领导名单 公司参会领导及其顺行人员，预计3人。 2. 政府领导名单 （1） ①市级单位参会领导 ②区级参会领导 ③专家学者 ④主办单位领导 （2嘉宾名单 ①市级单位参会部门 ②区级单位 Ⅰ参会领导 Ⅱ参会部门 ③专家学者 ④主办单位领导 （三）参赛团队人员名单 表三 参赛单位及人员名单 序号 单位 人员 人数

1 3人 2 人 3 人 4 人 5 人

目标人数:21人（以实际入住为准） 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程

页脚内容- 25 - 第二部分 筹备工作 一、工作任务 自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。

二、接待原则 （一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。 （二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。

三、工作分组 (一)接待组： 总负责人： 1.住宿接待组： 组长： 组员： 工作职责： ①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员； ②负责检查客房设施设备是否完好； ③负责在酒店做好迎接来宾服务； ④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口（会提供贵宾名单）； ⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品； ⑥协助办理退房服务。 2.膳食组： 组长： 组员 工作职责： ①明确用餐人员数量、用餐地点； ②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用餐安全问题； ③负责清点餐券数量，并分发餐券； ④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求； 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - ⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品； 3.交通调度组： 组长： 组员： 工作职责： ①明确开车人员和对应车辆； ②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路； ③负责来宾的机场接送服务； ④负责会议期间来宾的用车服务； ⑤ 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。 4.机票预定组 组长： 组员： 工作职责： ①明确嘉宾与评委往返行程； ②预定嘉宾与评委往返行程机票； （二）会务组 总负责人： 1.信息收集组 组长： 组员： 工作职责： ①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求； ②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。 ③负责收集招采部汇总的信息 ④负责收集营销部汇总的信息 ⑤负责收集设计部汇总的信息 2.会议报到组： 组长： 组员： 工作职责： ①设置签到处，负责参会人员签到； ②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入座； ③负责分发会议相关资料、伴手礼等； ④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达 ⑤为信息搜集组提供签到信息。 3.会场控制组： 组长： 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - 组员： 工作职责： ①负责会议现场布置；（全员） ②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员） ③负责把控整个会议进行过程；（全员） ④负责对接媒体代表；（任俊颖） ⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君） ⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案； ⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。 4.嘉宾评委领导服务组： 组长： 组员： 工作职责： ①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等 ②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方 ③协助嘉宾与酒店的对接 ④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等 （三）协调组： 总负责人： 1.专家评委协调组： 组长： 组员： 工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。 2.竞赛团队协调组： 组长： 组员： 工作职责： 全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系

四、工作职责 负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责： （一）负责活动期间的会务安排及接待工作。 （二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。 （三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。 （四）负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - （五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜。 （七）组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。 （八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。 （九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。 （十）配合完成其它工作任务。

五、工作要求 （一）向服务人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位服务人员知道、理解服务目的。 （二）布置接待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。 （三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。 （四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。

六、服务亮点 （一）贴身贴心服务 1.礼仪服务 （1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨的服务氛围。 （2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求，并及时解决。 （3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周到的咨询服务。 （4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一般的温馨。 2.车辆服务 （1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。 （2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示牌.画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会议浓烈氛围。 （3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉宾得到放松和休息。 （二）高素质高标准 1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，配合四周指示、导示系统，营造氛围，全面展示公司的良好形象。 呼厂110kV升压站启备变间隔扩建工程 页脚内容- 25 - 2．一对一服务。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、咨询讲解等服务。 （三） 人员培训 6月25日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有针对性的专业培训，做好协调指导工作。 1.培训内容 标准礼仪规范培训： （1）仪容仪表：着装，妆容； （2）形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、服务用语； （3）工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。 2.会务服务内容培训 （1）包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。 （2）对领导、嘉宾的一对一服务。欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。 （3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。

第三部分 接待工作 一、会议报到 （一）嘉宾迎接 设立##北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同予以合理安排接待。 1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。

2.于6月25日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。6月26日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。

3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。

4.指派2位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举牌接机。

5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。

6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进