杭州维尔特贸易公司关于接待印度贸易公司代表的方案为了安排好印度八里贸易公司董事长及代表来访公司，特制定如下接待方案
一．接待时间
2008年3月6日——8日。

二．接待地点
接送机地点：杭州国际机场
下榻酒店：杭州国际大酒店
三．接待对象
印度八里贸易公司董事长及代表等一行18人。

四．接待负责人员
总负责：接待办
跨部门接待小组：董事长，秘书组金玟，宣传组。

五．参观地点：
1.公司总部。

2.杭州国际大酒店宴会厅。

3.公司历史纪念馆
六．接待前期准备工作。

（一）收到传真，协调时间，予以回复。

（二）来回机票预订，至少提前20天预订商务舱。

（三）食宿安排，至少提前半个月预订。

（四）迎接车辆安排，迎接外宾的是公司最高级别的
车辆。

（五）迎宾（，相关人员需提前5-10分钟到达做好
迎宾工作，准备鲜花）。

七．会场接待
1.欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎
印度八里贸易公司各位代表来访）
2.确定接待场所并预约（根据来访人数，级别确定
在公司一号会议室）
3.会场整理及布置。

（1）提前清洁并布置会场，保持空气清新，会场
整齐有序
（2）摆放会场物品。

（3）调试设备，放映相关资料。

4.联系陪同人员及讲解员。

根据客户来访目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。

会谈开始
前一小时，再次提醒相关人员。

5.会后整理。

八．公司历史纪念馆参观
1.确定参观时间，固定参观路线。

2.通知相关人员做好准备，统一解说词：陪同讲解。

3.拍照
4.送客
九．后期工作
1.物资整理。

（及时整理会场，1小时内完毕如无特殊
情况）物资到位。

2.满意度调查：通过来访者反馈，了解对本次来访满
意度及改进建议。

3.总结提升：接待完毕，组织总结会，以改善不足，
提炼经验。

4.宣传报道：重要客户来访需在24小时内进行宣传报
道。

十．日程安排表
十一.经费预算
十二.培训事项
1.礼仪小组（要面带微笑，能准确有效地答复来访
者提出的问题，训练欢迎语，负责迎宾以及做好
前台工作）
2.服务员（注意言行举止，训练奉茶，宴请，陪车
等有关服务工作）
3.保安（负责保安工作的培训，做好车辆及人身安
全的保护工作）
4.接待时的礼仪规范及事项。

（1）迎接来宾时要面带笑容，热情大方，讲
究仪表和仪容整洁。

接待来宾时，要有
专门人员负责帮来宾提重的行李。

（2）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸
手”的原则。

应以规范姿态礼貌握手。

说话时神情矜持和蔼，略带微笑。

（3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，
必须遵守“尊者优先了解情况”的原则。

介绍他人时，先确定双方地位尊卑，在
介绍尊者。

（4）宴请时，要注重来宾的饮食习惯及爱好，以本国礼仪为主，尊重来宾风俗，切忌
铺张浪费，给来宾留下不好的影响。