合同档案管理

合同档案管理办法

(一)规章概述

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

(十)如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负同等责任。

(二)主要内容

合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

(二)合同工在试用期内，根据所从事岗位的岗次不同，其工资待遇执行相应的试用期标准。试用期满后，岗位协议工资标准按集团公司现行规定标准执行。

(三)制作要求

对已上报的规模以上民营企业和新增的民营企业，建档工作要做到身临其境，指导到位，使民营企业档案工作更好地为县域经济服务。

制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，

规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

(四)范本

_________公司合同档案管理办法

年月日发布( )法合档案字第号

1.总则合同档案管理为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法( 司合字第号)的规定，制定本办法。

合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。

公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

2.归档

合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。

同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同

资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。

档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之

一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

3.档案借阅

根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

4.诉讼与仲裁

发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。

5.责任

主办单位未能按本办法第、条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。

借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。

6.实施

积极参与重点建设项目档案的专项与竣工验收工作。对验收结果拟写真实的验收报告、验收意见。根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，对重点建设项目档案工作进行执法检查，如有违反法律法规现象，将对有关建设部门下发档案行政执法检查通知书，并责令其限期整改。

本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

本办法自年月日起施行。

公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。