用工风险的防范和应对劳务关系是人力资源六大模块中的重要一项,所谓劳务关系作用通俗的讲就是用人企业与员工建立的关系能够融洽,并且能够让员工自身在企业这块“土地上”得到成长,并给企业带来“丰硕的结果”。
但劳务关系中用工的风险,在现今用工环境中不断被体现,即影响正常的劳资环境,也影响企业的发展秩序,更有甚者给企业和员工带来负面影响。
我不去探讨真心去违反劳动法规的那些企业行为和老板行为,只是去从企业角度,在遵循大的法律法规背景情况下,规避一些用工风险,营造良好的劳务关系环境。
做好风险管理,也为企业的HR减轻工作强度和不必要的事端,这里提供一些分享用工风险的防范和应对的信息。
用工风险产生原因有基本有两个方面:1、企业未满足或损害了员工的既得利益;2、员工让企业损失。
为此HR需要做的,一个是企业能够满足的员工既满足,不能满足双方就要平等、自愿、合法的情况下约定合作;后者就是规避、防范因为管理问题或者员工有意利用公司漏洞给企业造成损失。
因此从成因出发,在不同的环境中应对,用工风险出现的几率会大大降低。
用工风险需要防范的基本环节分别是:1、招聘简章和招聘信息;2、入职培训;3、入职员工提交资料;4、劳动合同和内部制度;5、日常工作;6、离职办理;7、档案管理;七个环节是管控号用工风险的一个个节点,只要每一个环节都能够稍加注意和完善工作,正常的用工风险基本可以避免。
结合用工风险的成因和防范的环节,我阐述下每个环节的注意事项和应对方法: 1、招聘简章和招聘信息:不要忽视你发布的招聘简章和信息,也许一不注意就会给你自己带来错误的惩罚。
例如歧视性招聘简章就会引来舆论的谴责。
曾经就有这样的案例:一家公司招聘一位普工六留人间有室内卫生间和沐浴设施;很快一批员工陆续到岗,原明确工作八小时,变相的变成了十小时,加班费用也比简章信息少了三分之一,住宿也变成了普通大通铺类宿舍;两个月下来,部分人员陆续离职,还有个别人员提请劳动仲裁部门处理;有人是因为开出的条件没有兑现,有的人因为自己既得利益被侵害,通过法律途径来挽回。
因此招聘简章和信息一需要规范;二避免文字歧义;三发布内容和实际基本相符,无较大差别,明确录用条件和其他信息等。
2、入职培训;入职培训是非常有必要的,因为培训的目的是明确、加强、提升、实现企业文化和制度的知晓程度,让其融入工作,同时也能加强制度的约束力。
在这里将公司所有明确的制度和要求,在不违背国家法律的前提下可以培训,并通过签字确认接受、专题考试形式来确认该项制度和要求被员工知晓和接受,从而避免因管理制度造成的劳务纠纷,致使企业处于被动;对此求职人员和员工,也要正视签字的意义和重要性,不能接受需要提出来解决,避免也让自身处于受害面。
因此培训需要做好,一明确企业文化和制度;二明确用工条件和环境、工作任务、考核指标、薪资福利计算标准等;三所有培训和说明全部需要背书的形式让接收方签字确认接受和遵守。
补充一个就是不要轻易发出录用通知,因发出邀约,一旦注明里面的内容,对方接受即代表建立了劳动关系,因此一旦企业对员工入职审核、培训等不满意,就存在赔偿的可能。
如果需要发布通知,内容和约定就需要措词得当,另外可用电话联系、当面办理相关手续等方式。
3、入职员工提交资料;这块的信息是非常重要的环节,这是对一个人的审核,就和现在政审一个性质,将员工让企业损失的可能性降到最低。
1、要求劳动者入职时在个人简历及相关的资料上签字并申明真实性,并写清楚由此造成的后果和需要承担相应法律责任,劳动者出示证件原件,留复印件,让其在上面签字确认;2、要求劳动者在入职登记表中申明:本人充分了解学历证明、资格证明、工作经历等资料真实是公司聘用的前提,如有虚假,公司可立即解除合同,并不予经济补偿;3、要求劳动签订诚信承诺书;4、在规章制度中,将简历虚假等认定为“不符合录用条件”、“严重违反规章制度”等。
5、核实求职者与原单位解除劳动关系、存在竞业限制等;从个人证件和资料上着手,从而降低损害的可能性。
4、劳动合同和内部制度;劳动合同很多企业有签订的,也没有签订的,站在规范化管理的角度,必须签订合同,但也有部分企业单位不签订,为此就会增加违约赔偿的概率。
如果公司为了省去劳动部门审核合同文本的情况下,可以签订标准合同之外,进行附件合同,在不违背相关法律的基础上,进行适当附件约定双方,即可避免未签订合同的风险,也能让企业和员工有一个良好的关系。
内部制度是在日常工作中规范管理、约束行为、奖惩依据的企业“内部律例”,很多管理人员和老板认为,我制定的,别人就必须遵守,这是一个不正确的认识。
内部制度制定到实施是有一个流程的,首先公司从决定实施内部制度开始,先要由起草部门拟定,将原稿报审相关管理人员或会议讨论修改或定稿,直至定稿后召开公司成员会议,不少于三分之二的成员参加。
如果有工会的单位可由工会组织,员工代表参加,如果无工会且员工数目庞大,可以事先下发正式公文按照一定比例,推选出会议代表参加。
会议公布制度条款进行说明,参会成员提出修改意见,最后表决是否定稿、通过、执行,如果一次会议不成,需要继续召开公司成员会议,直至通过,最后报公司负责人确认实施。
在制定内部制度中,每次会议都要制定会议纪要,每个参会人员都要签到、签字确认,涉及提出意见和修改意见,都要书面提出有或无,并且这些资料全部要存档。
接下来开展全员学习活动,进行一系列活动贯彻落实,例如采用考试形式、演讲、征文等形式,佐证公司内部制度的合规性、贯彻性、知晓性。
今后如果内部制度没有更改,只要培训环节确认学习即可;如果修改需要继续召开公司成员会议,按照上述流程落实与公布执行。
如果工作期间公司有偿提供培训机会和条件的,需要签订相关延长劳动关系时长的书面协议;如果工作期间接触公司重要信息,就需要签订相关限业或保密的书面协议等。
上面的方式是确保内部制定的有效性,并且可以个性化,有利于企业维持正常、健康的发展秩序,员工自身利益也不会受到损害。
材料的书面证据,是证明这项行为的公共性,规避因投诉而被动无效。
因此劳动合同的签订和内部制度的实施,确保合法的前提下,公司制订出对应个性政策,聘用员工书面确认知晓和遵守,可以实现这一操作的目的。
特别强调一点,劳动合同的签字务必需要HR监督本人亲笔签字,避免产生他人代签后劳务纠纷。
5、日常工作;日常工作需要做好很多工作,除了培训、指导、帮助员工提高技能和操作能力之外,也需要做好一些风险的管控。
具体做法是:考核、奖惩,这里最终的结果除了公布,最需要的是保留书面确认或者确认的影像记录。
特别现在阶段,很多HR等该员工出现了不可收拾的问题,但又没有合理的依据请走;还有一些员工想请走,没有不可收拾的问题又没辙。
因此第四点中的劳动合同和公司内部制度就用上了,这是一个奖惩依据;然后利用考核制度,每月对考核对象进行评定一次;对每一个奖惩进行记录、对每一次考核进行记录,并根据最后评定处理的结果,进行宽松结合。
例如某位员工已经构成了辞退标准,且依据已经具备,决定权就可以主动的留在了企业一方。
在这里也提醒下自己作为一名打工者,了解制度、遵守制度,才能创造最大的价值。
6、离职办理;离职应该有两个大的主因,一个是被辞退的,一个是员工自己离职的。
前者出现违约赔偿的概率最大,因此是重点;后者是员工自己提出,只要办结好手续,处理好工作交接和薪资结算等,基本问题不大。
先说下被辞退,这里需要关注是公司经营发展的原因,还是该名员工自身的问题。
首先约谈直接和间接的表达本次目的,判断当事人的态度和反映,如果公司允许的情况,可以从转岗角度来安排,避免情绪激化;然后根据当事人的决定安排后面事宜,如果决定离岗按照一定补偿给离职人员(特别是针对公司原因辞退的;如果是当事人在工期间的表现且符合辞退并无赔偿可以按照公司制度办理,需要关注资料的收回),告诉HR和你的老板只要付出的成本小于解决问题的成本都是可用的;约定好离职时间,办理好相关手续即可;上面也阐述到因员工自身过错造成被辞退的,就需要用到第五点的书面与影像等文件资料了,只要证据充分合法,公司就免除赔偿的可能。
关于员工提出辞职,需要流程化和规法化办理了解,首先必须要客观真实的书面申请,无诋毁和公司纠纷等不良内容,根据逐级审批,最终确定离职时间,人资和用人部门做好工作交接,并配合好财务部门计算好结算薪资,最后离职员工确认即可,待最后薪资发放结束即宣告劳务关系终结。
这里面需要注意的有几点:1、规避赔偿条款;2、尽可能获取主动提出和提交离职申请,关注其内容,务必书面并亲笔签字;3、约定好离职时间和完成工作与办公物品的移交;4、薪资的结算和确认,最后一点也是最主要,务必在离职时候结算清楚应付薪资,不要最后环节出现数字不统一或错发的可能。
7、档案管理;档案的管理是对上面工作的延续,确保在法律追溯期内,证据不会丢失。
首先所有入离职、培训、合同、奖惩、薪酬等等整理归档;其次保管时间不小于离职之日起的两年时间;最后定期整理和查看,做好妥善保管,避免丢失和损坏。
同时也需要关注员工的再就业走向,特别是涉及限业和保密条款的人员,就需要避免再就业(创业)违法约定内容等。
上面的信息,基础面的提出了用工风险的防范和应对环节及方法,具体没有深入,只是从大的面入手。
张瑞敏曾说过自己的用人之道“用人要疑,疑人也要用”。
“用人要疑”,主要是指约束和监督机制,用了的人不等于不需要监督,疑问在先,就能把可能产生的风险降到最低。
疑人要用,就是在其人格、能力不确定的情况下,观察、选拔和使用他,不至于造成埋没人才和浪费人才。
敢用疑人,会用疑人,才能保证企业的人才用之不竭。
因此风险的把控,就是同理,企业和员工是合作的关系,只要双方能够自愿、不违被法律的情形下,出现一定程度上的“互相吃亏”都是可行的。
有的职员看到我写的,也许会骂我,说尽为公司和老板出谋划策,来对付劳动大众。
也许骂得对,但也不对,因为我的写的角度是HR,处理的方法和应对机制是这样的,职业分工的不同,决定立场和出发点不同;同样用相反的角度来看,怎样让自己更适合在企业中发展,防范和应对的,也就是我们职场生涯的“预防针”。
后期我将在职业生涯规划和职场生活中谈一下,我们作为员工怎样规划自己、提升发展、保护自己等。
备注:补充一个员工放弃或者公司暂时不购买社保的处理机制(将会在下次分享总结中发布)。
刘文锋 8.5/2013继续阅读。