采购管理实务课程一、管理目标按照适时、适制、适量、适价、适地原则，向供应商购买生产所需原物料是采购人员的主要职责。

其中采购人员购买的物品范围包括：生产所需原物料，包括主要材料，辅助材料；工具及零配件。

办公用品及杂项用品，包括文具，纸张，拖把，清洁用品等；适时、适制、适量、适价、适地原则是：适时---指在要用的时候，很及时地供应物料，不会断料；适质---购买回来的材料必须符合品质标准；适量---购买数量控制适当，不能多买也不要少买，防止呆料；适价---用合理的，最低的成本取得所需之原物料；适地---从距离较近或能最快速供应的地方购买，保证发料。

一、二、采购部组织结构图三、4.下采购订单订购所需物品。

5.处理可能发生的订购单变更。

6.跟催采购物品及时到货。

7.联系供应商退回不良品。

8.考核评估供应商。

9.月底与供应商核对交易明细。

二、四、采购作业的一般流程1．熟悉企业所需要原物料的特征、规格、价格（一）充分了解请购材料的品名、规格1.1. 到工程部查阅产品资料或向同事请教。

2.2. 到生产现场实习，了解企业产品的生产过程及原物料构成。

3.3. 到仓库实习，进一步熟悉原物料的特性、库存、用量等信息。

（二）掌握原物料市场信息及变化趋势1.1. 通过互联网、行业协会、展览会等途径，了解原物料市场行情。

2.2. 通过互联网查询、电话问价等方式，了解原物料市场资讯及价格变化。

3.3. 通过对比历史资料，掌握原物料市场走向。

（三）搜集有关生产厂家的资料（四）搜集有关替代材料的资料（五）搜集有关品质及其它方面的资料2．开发、甄选合格供应商（1）（1）通过查黄页，行业厂商名录，互联网等多种途径寻找材料的供货厂商；（2）（2）会同品管、工程等单位对厂商进行供货资格评估；（3）（3）符合资格的厂商请其提供样品并进行检验结果比较和确认；（4）（4）确立合格供货厂商3-5家，完成筛选程序。

（5）（5）详细作业流程见附档1《开发、甄选合格供应商程序》3．向供应商询价、比价、议价、定价（1）经成本分析后，研拟底价，设定议价目标（2）选择合格供应商，询问价格并请其报价（3）整理报价资料，选择议价对象（4）按照要求的采购条件（向供应商详细说明品明、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、交货、交货地点、付款办法、供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否保障等、是否必要开发其他供应商或外购）同整理供应商议价，直至确定价格。

（5）详细作业流程见附档2《供应商报价、议价程序》4．下采购订单（1）按请购单上的数量和交期发出订购单，订购单传真给供应商（2）确认价格、交期、交货条件是否可满足，对能否达到交期，要求供应商及时回复，不能达到者及时协调联络，以确定一个合适的交货期（3）敦促供应商按照交期及时交货，无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制，已逾期交货者加紧催交。

（4）督促收料单、督促暂收区材料进行检验和入库。

（5）协助财务部与供应商进行月结对账、付款。

（6）详细作业流程见附档3《采购物品下单订购程序》，区分为按单订购和计划采购的生产性物品，非生产性物品的采购程序。

5．处理采购订单变更(1)及时、准确按照生管物控的“内部联络单”，传真“订单变更通知书”给供应商。

(2)已经交货无法变更的报请主管或经理。

(3)详细作业流程见附档4《采购订单变更处理程序》6．交期管理与跟催管理与跟催采购订单的主要目的是于必要的时候，获得必需的物料，避免停工待料，满足企业生产活动对物料的需求。

(1)采购订单发出后，要及时以电话或传真的形式进行跟催。

(2)紧急的物品，必要时可到供应商工厂，现场跟进。

(3)如供应商按时按量交货有问题，应加紧跟催并通知相关部门研究对策，或采用其他方式，如上门取货、向其他供应商采购、更换供应商、扣款等，以保证企业的需要。

(1) 订单跟踪订单跟踪是采购员花费时间最多的环节，对于长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行订单跟踪。

但对于一些重要紧急的物料或新的供应商，采购员则需全力跟踪。

其跟踪范围主要有以下几项：跟踪加工工艺是否符合要求跟踪原材料是否准时到达跟踪加工过程是否按照进度跟踪组装测试是否合格跟踪包装入库(2) 物料检验物料检验主要包括：确定检验日期通知检验人员进行物料检验处理检验问题(3) 物料进仓物料进仓主要包括：协调供应商及时送货协调仓管员及时接收协调品管员及时检验协调仓管员物料入库处理接收问题物料跟催的方法☆按订单跟催：按订单预定的进货日期提前一定时间进行跟催☆联单法：将订购单按日期顺利排列好，提前一定时间进行跟催☆统计法：将订购单统计报表，提前一定时间进行跟催☆定期跟催：于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催7．供应商退货（1）接到仓管或品管部开来的退货单，通知并联络供应商。

（2）传真品检报告单给供应商，通知其拉回（或帮其寄出）待退货物。

（3）讨论退货对生产的影响和改善对策，采取补救措施，如果可以，请供应商重新补货。

（4）详细作业流程见附档5《供应商退货处理程序》8．供应商管理、考核、评估（1）每月每年对供应商交货的交期、品质记录进行统计和评估（2）召开评估会议，制定考核项目，对供应商进行打分，并做出评定（3）召开评估会议对供应商进行打分，并做出等级(A,B,C)评定（4）请供应商提出改善措施或取消供应商资格，重新寻找合适供应商。

（5）详细作业流程见附档6《供应商考核评估程序》三、五、采购管理常见问题点1、1、交期延误交期延误的异常原因通常有：供应商抢单、出现生产及材料异常针对供应商抢单，常见对策是：到厂了解供应商实际生产能力在以达到多少，其生产任务是否太紧，供应商个人的为人和品质，了解供应商的品质水平，让供应商先打样确认其品质能力，对供应商的产品品质细心研究，充分吃透，不可有含糊和误会，有时还有了解供应商是否将订单转包。

针对供应商出现的生产及材料异常，则应积极跟催及协助其解决问题，同时还要知会厂内生管，业务部门，以应对可能出现的影响。

2、品质异常品质异常的原因主要有：第一，品质描述不清楚。

第二，品质资料有问题（如：旧版图纸），品质异常不只是影响交期，而品质异常的责任也常引起争执，谁来承担品质异常的经济损失呢？这里的关键在于：品质要求的描述要非常的清楚，不能有歧义，不能模糊不清，事情开始之前就要交割干净，打样确认非常重要，因为可以样品为基准严判是否品质界定不清楚。

六、物料进度落后的对策物料进度落后时，会影响生产计划的排期，此时采购人员应采取以下措施：与供应商协调，并得到确定的进货时间通知物控人员，告知准确的进货时间与技术和物料人员进行协商，有否替代品在必要时间变更生产计划，协调和通知客户七、采购文件的准备和整理对材料的规格定义，说明要求，图样及检验规范都要有确认的书面文件，以方便供应商执行和遵守。

选择合格的供应商：品质保证协议、验证方法协议、解决争端协议、进货检验控制、与采购有关的品质记录八、部门主管及经理的主要工作1.1.考核、评估、确认新开发的供应商；2.2.审核、确认供应商报价；3.3.审核采购订单；4.4.帮助采购员跟催物品；5.5.与供应商沟通协调；6.6.管理采购部日常工作；7.7.管理采购部人员；8.8.处理与其他部门的关系；9.9.负责完成本部门工作计划及目标。

九、工作经验分享1.了解及熟悉采购的原物料，别人就不会欺负你不懂。

2. 要积极利用互联网、行业协会、展览会、电话等途径，了解产品原物料市场信息及变化趋势；同时可查阅采购历史单据或资料，掌握之前的采购情况。

3. 让供应商生畏-开发选择供应商时，要主动细心，尽可能多地了解供应商的情况，比如企业环境、机器设备、员工素质、现有客户、样品、配合度、价格等，通过综合比较，从而对供应商有一个全面深入地了解。

4. 采购物品价格也是一样，多问问、多找找、多谈谈，做到货比三家，自然就可以找到质优价廉的产品。

5. 在下达采购订单时，要注意采购物品、数量、单价、金额、交期等有无错误；同时要避免口头订单，不管是下订单还是修改订单，最好采用书面的形式，并请主管审核，以便日后查询和追溯。

6. 如果订单发生变更，要及时通知相关部门及供应商，最好采用书面的形式；如果有些事情自己不能决定，要及时向上级报告，寻求上级的支持。

7. 对于计划性采购的物品，可根据以往的经验确定采购数量；如数量难以确定，也可给供应商下达预测订单，先让其备料，然后再根据实际需要通知供应商交货过来。

8. 采购很大一部分工作在跟催物品，所以催货要尽早主动，采用多种方法，如电话、传真、到厂催货等，如自己实在搞不定，要寻求上级的支持，确保物品按时按质按量送交企业，满足需要9. 单据要及时准确输入，如供应商的报价单、采购订单、退回单等单据要及时准确输入、整理，做到当日事当日完成。

10. 所有工作文件要整理，归档保存，例如材料检验规范，首件确认书，图纸，供应商的报价单、采购订单等资料，以便查询。

11. 新的或不是很了解的供应商，先不要把订单一次下给他，而应先给他小的订单，再逐步加大。

12. 交期长（或其他重要）的材料一定要设置安全库存并进行计划性采购。

13. 为避免出现异常，应会同主管对于主要材料设置安全库存，防止缺料。

14. 不同的供应商，采用不同的跟催策略，尤其对于信誉不良的供应商要多多照看，防止纰漏。

15. 尽量使用传真机。

十、考核指标采购绩效指标迟延数交货进度达成率=1-应进料总数×100%退货总数品质达成率=1-应进料总数×100%十一、采购管理表格供应商一览表采购已订未交跟催表采购交期异常分析表采购品质异常分析表供应商一览表采购已订未交跟催表采购交期异常分析表采购品质异常分析表附1:《开发、甄选合格供应商程序》附档2《供应商报价、议价程序》附档3《采购物品下单订购程序》1.生产性物品按单采购:指客户先下订单过来，然后生管或物控部门根据客户订单数据，计算原物料需求，并通知采购部门下达相应的采购订单，以满足生产及向客户出货的需要。

2.计划性采购物品：指客户并没有正式订单过来，是生管或物控部门根据市场预测或客户的预测订单，估算出原物料的需求数据（一般是采购交货期较长的物品），并通知采购部门下达相应的采购订单，准备库存以满足日后生产所需。

3.非生产性物品采购：指没有建立到BOM中的辅料、零配件及机器设备、办公用品、生活用品等其他物品的采购过程。

附档4《采购订单变更处理程序》附档5《供应商退货处理程序》附档6《供应商考核评估程序》十二、附:相关知识问答1. 1. 供应商的调查主要有哪些内容？(1)(1) 管理人员水平(2)(2) 专业技术能力(3)(3) 机器设备情况(4)(4) 材料供应状况(5)(5) 品质控制能力(6)(6) 财务及信用状况(7)(7) 管理规范制度2. 2. 供应商资料表厂商资料表3.供应商考核主要有哪些项目？(1)(1) 价格(2)(2) 品质批退率：根据某固定时间内（如一个月、一季度、半年、一年）的批退率来判定品质的好坏，批退率越高，表明其品质越差。