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第二章数据库及表的基本操作


4)日期/时间 日期时间型主要用于存储基于时间的数据。 5)货币 货币类型主要用于存储货币数据。 货币字段中的数据在计算过程中不进行四舍五入。货币 字段精确到小数点左边15位和右边4位。每个货币字段值需要8个字节的存 储空间。 6)自动编号 使用自动编号字段提供唯一值,该值的唯一用途就是使 每条记录成为唯一的。自动编号字段常作为主键应用,尤其是当没有合适 的自然键(基于数据字段的键)可用时。 自动编号字段值需要4或16个字节,具体取决于其“字 段大小”属性的值。 需要说明的是不应使用自动编号字段为表中的记录计数。 自动编号值不会重新使用,因此删除的记录会导致计数与编号存在差异。 此外,可以使用数据表中的“总计”行轻松地获取记录的准确计数。
方法三:通过输入数据创建表
说 明
L
? A a
必须输入字母(A~Z)
可以选择输入字母(A~Z) 必须输入字母或数字 可以选择输入字母或数字
&
C .:;-/ <
必须输入一个任意的字符或一个空格
可以选择输入一个任意的字符或一个空格 小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符(实际的字符将根据 “Windows控制面板”中“区域设置属性”的设置而定) 将所有字符转换为小写
2.2 创建数据库
2.2.1 引例 在前面一节主要介绍了Access 2010数 据库的特点、启动和退出的方法、工作界 面和帮助系统,以及Access 2010数据库 中所包含的数据对象。本节将向读者介绍 如下内容: 创建空白数据库 使用向导创建数据库 数据库的基本操作
2.2 创建数据库
2.2.2 创建空白数据库 在Access中创建数据库,有两种方法:一是 使用模板创建,模板数据库可以原样使用,也可 以对它们进行自定义,以便更好地满足需要;二 是先建立一个空数据库,然后再添加表、窗体、 报表等其他对象,这种方法较为灵活,但需要分 别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法,都 可以随时修改或扩展数据库。
2. 数据类型:用于指定在字段中存储的数据类型。
1.字段数据类型 Access 2010定义了12种数据类型,在表设计视图中“数据 类型”单元格的下拉列表内显示了12种数据类型。分别为: 1)文本类型 文本类型的字段用于输入介于 1 到 255个字符的文本。文本字段可在 1 到 255 个字符间变化。对于较大文本字段,请使用备注数据类型。 2)备注 备注类型主要用于存储长度超过 255 个字符并且是格式化文本的文本 块。 3)数字 数字类型用于存储非货币值的数值。如果可能使用该字段中的值进行计 算,请使用数字数据类型。
控制显示和打印数据格式,选项预定义格式或输入自定义格式
指定数据的小数位数,默认值是“自动”,范围是0~15 确定当焦点移至该字段时,准备设置的输入法模式 用于指导和规范用户输入数据的格式 在各种视图中,可以通过对象的标题向用户提供帮助信息 指定数据的默认值,自动编号和OLE数据类型无此项属性 一个表达式,用户输入的数据必须满足该表达式 当输入的数据不符合有效性规则时,要显示的提示性信息 该属性决定是否出现Null值
2.1 Access 2010的使用基础
2.1.2 Access的启动及退出 Access 2010启动后,初始界面如图2-1所示。
图2-1 Access 2010初始界面
2.1 Access 2010的使用基础
2.1.4 Access的数据库对象 由图2-5中可以看到Access 2010中包含6种 数据对象,即数据表、窗体、报表、查询、宏 和模块。其作用如下: 1)表(Table) 表是数据库的基本对象,是创建 其他6种对象的基础。 2)查询(Query) 3)窗体(Form) 窗体也称表单。 4)报表(Report) 5)宏(Macro) 6)模块(Module)
1.字段名称 每个字段应具有唯一的名字,称为字段名称。 字段名称的命名规则为: (1)长度为1~64个字符。 (2)可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字 符,但不能以空格开头。 (3)不能包含句号(.)、惊叹号(!)、方括号([ ])和重音符号(’)。 (4)不能使用ASCII为0~32的ASCII字符。
第2章 数据库及表的基本操作
2.1 Access 2010的使用基础 2.2 创建数据库 2.3 创建数据表 2.4 表的基本操作 2.5 表的数据操作 2.6 建立索引和表间关系
2.1 Access 2010的使用基础
2.1.1 Access的特点 Access是一种桌面数据库,只适合数据量少的应用,在处理少量数据和单机访问的 数据库时是很好的,效率也很高。 Microsoft Office Access 2010 提供了一组功能强大的工具,可帮助用户快速开始 跟踪、报告和共享信息。用户可以通过自定义几个预定义模板之一、转换现有数据库或创建 新的数据库,来快速创建富有吸引力和功能性的跟踪应用程序,而且不必掌握很深厚的数据 库知识即可执行此操作。通过使用 Office Access 2010,可以轻松使数据库应用程序和报 告适应不断变化的业务需求。Office Access 2010 中增强的 Microsoft Windows SharePoint Services 2010支持可帮助用户共享、管理、审核和备份数据。 1.更强大的数据共享和交换 2.方便与Office其他软件共享信息 3.更加便捷的程序开发环境 4.全新工具提供快捷操作 5.全新的视图界面 6.种类繁多的数据库模板 7.更为简化的表达式生成器 8.将数据库扩展到Web 9.提供了数据集中化录入平台
2.3 创建数据表
图2-28 学生表设计视图
2.3 创建数据表
图2-29 属性快捷键
字段属性:决定了如何存储和显示字段中的数据
表3.2 常规属性选项卡
属 性 字段大小 作 用 设置文本、数据和自动编号类型的字段中数据的范围,可设置的最大字符数 为255
格式
小数位数 输入法模式 输入掩码 标题 默认值 有效性规则 有效性文本 必填字段
2.2 创建数据库
2.2.3 使用向导创建数据库 Access提供了种类繁多的模板,使用它们可 以加快数据库创建过程。模板是随时可用的数据 库,其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗 体和报表。通过对模板的修改,可以使其符合用 户自身的需要。 在Access2010中提供了多种数据库模板,用 以帮助用户快速创建符合实际需要的数据库。 Access2010中的模板包括联机模板和本地模板, 这些模板中事先已经预置了符合模板主题的字段, 用户只需稍加修改或直接输入数据即可。
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将所有字符转换为大写
使输入掩码从右到左显示,而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终 是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方输入! 使接下来的字符以原义字符显示(例如,\A只显示A)
例1 新建一个数据库名为test1,建立一张 学生表,结构如下:
要求: 1.学号的第一位必须是字母,后面几位 必须是数字。 2.姓名在格式设置中实现当输入名字后 自动添加“同学”两个字 3.性别只能在“男女”这两个选项中选 择 4.出生日期的有效性为“1991年1月1日 以后”,有效性文本为“日期超出范围” 5.设置学号为主键 6.修改主键,将姓名+性别+民族设置为 主键
2.2 创建数据库
2.2.4 数据库的基本操作 1.打开数据库 ACCESS提供了多种打开方式 1)以共享方式打开:选择这种方式打开数据库,即以共享模式打开数据库,允 许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数据库。 2)以独占方式打开: 选择这种方式打开数据库时,当有一个用户读取和写入 数据库期间,其他用户都无法使用该数据库。 3)以只读方式打开:选择这种方式打开数据库,只能查看而无法编辑数据库 。 4)以独占只读方式打开:如果想要以只读且独占的模式来打开数据库,则选 择该选项。所谓的“独占只读方式”指在一个用户以此模式打开某一个数据 库之后,其他用户将只能以只读模式打开此数据库,而并非限制其他用户都 不能打开此数据库。 5)显示前一版本:以共享方式打开本次保存前的数据库版本。
方法一:使用模板创建
下面以“学生”表为例讲述数据表的建立过程。 在创建Access表时可以使用Access 2010内置的表模板。Access 2010提供的表模板如图2-25所示。
图2-25 表模板
方法二:使用设计视图创建表
表由两部分构成:表结构和表内容。
表 结 构 表 内 容
表结构的组成
2.2 创建数据库
2.转换数据库格式 3.备份数据库
2.3 创建数据表
2.3.1 引例 上一节中主要介绍了创建数据库的方法和数据库的基本操作,数据库 创建成功后,首要任务便是创建数据表,创建数据表主要有四种方法: 1。使用表模板创建 2。使用设计视图创建 3。通过输入数据创建 4。使用已有的数据创建表
允许空字符串
索引 Unicode压缩
决定文本和备注字段是否可以等于零长度字符串("")
决定是否建立索引及索引的类型 指定是否允许对该字段进行Un的含义
字符
0 9 # 必须输入数字(0~9) 可以选择输入数字或空格 可以选择输入数据或空格(在“编辑”模式下空格以空白显示,但是在保 存数据时将空白删除,允许输入加号和减号)
字段名 学号 姓名 性别 出生日期 所在系编号 住址 邮政编码 联系电话 文本 文本 文本 日期/时间 文本 文本 文本 文本 字段类型 13 6 2 固定 3 20 6 11 长度 是 主键
2.3 创建数据表
使用设计视图建立“学生”表的具体操作步骤如下: 1)打开“教务管理”数据库。在“创建”选项卡的“表”选项组中,单击“表 设计”选项。 2)打开表的设计视图,按照表2-1的内容,在字段名称列中输入字段名 称,在数据类型列中选择相应的数据类型,在常规属性窗格中设置 字段大小,如图2-28所示。 3)把光标放在“学号”字段选定位置上,单击鼠标右键,弹出如图2-29 所示的快捷菜单中,单击“主键”按钮,或者在“设计”选项卡中,单 击“主键”选项。设置完成后,在“学号”的字段选定器上出现钥匙图 形,表示该字段被设置为主键。 4)单击“保存”按钮,以“学生”为名称保存表。
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