d．记录表格：各部门使用表格的自行设计，部门负责人审批，报体系管理中心申请编号并将校表存档。
4.3 文件发放、收回与归档
4.3.1 体系管理文件的发放由体系管理中心编制《文件发放一览表》，办公室档案按要求发放。档案发放要按规定发放复印件，并在《文件发放清单》上签字，体系管理文件（手册、程序文件）在封面加盖“受控”印章并编号。其余管理文件的发放由办公室制定《文件发放一览表》并在《文件发放清单》上签字。技术文件的发放按生产部对技术文件发放规定《技术文件分发对象表》发放差在《技术文件领用表》上签字，发放技术文件加盖“生产用文件”、“检验文件”等相关标识及分发日期章。外来文件的发放，按办公室规定发放复印件并记录在《管理文件发放登记表》上。
4.5 文件更改与销毁
4.5.1 体系文件更改：对体系管理文件更改采用更改通知方式下达，由体系管理中心人员执行更改，并将更改前后内容，批准人及更改方式记录在《文件更改通知单》上。其余文件的更改由原文件的起草部门负责。4.5.2 技术文件的更改：对技术文件的更改按《技术文件更改规定》执行更改，记录由档案室保存。
3 职责
3.1 体系管理中心负面QEO管理手册的编制，程序文件的审核和体系文件发放范围的控制。
3.2 管理者代表负责QEO管理手册的审核，程序文件、管理标准、工作标准的批准。
3.3 总经理负责QEO管理手册的批准。
3.4 各部门负责各自涉及到的程序文件、企业管理标准、表格的编制。
3.5 办公室档案室负责文件的存档、发放、借阅、收回。
发布年限
手册
企业名称代码
企业标准
程序文件： Q/DXC·QEO·C—01
顺序号
程序文件
管理体系
企业名称代码
企业标准
作业文件：（技术标准、管理标准、工作标准）
Q / DXC·QEO·X —01—2010
发文年限
顺序号
标准代号
管理体系
企业名称代码
企业标准
注：标准代号为：技术标准：J 管理标准：G 工作标准：Z
4.4 文件借阅
4.4.1 相关人员因工作需要借阅文件时，先提出申请，经部门经理批准后，档案管理人员办理手续，并记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上，借阅文件人员交回所借文件时，由档案管理人员对文件名称、数量、对照无误后，将收回结果记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上。
4.4.2 公司以外人员需要借阅文件时，需部门领导提出申请，经办公室经理审核，总经理批准后方可按4.4.1规定办理借阅。
4.1.4 文件的版本号和修订状态号
版本号以A、B、C……字母表示
修改状态号以0、1、2、3……表示
页码以第*页/总页数表示（如页码1/3—表示该文件共3页，此为第1页）
4.2文件编制和审批
a．QEO手册由体系管理中心负责编制，管理者代表审核，总经理批准。
b．程序文件由相关部门编写，体系管理中心审核，管理者代表批准c．技术标准由生产部组织编制，技术副总（总工程师）审批，管理标准、工作标准由轵公室组织各部编制，管理者代表审批。
Q/DXC.QEO.R-01-03 《文件归档登记表》
Q/DXC.QEO.R-01-04 《文件发放、回收登记表》
Q/DXC.QEO.R-01-05 《技术文件（资料）领用申请表》
Q/DXC.QEO.R-01-06 《管理文件发放登记表》
Q/DXC.QEO.R-01-07 《技术文件（资料）归档及发放通知单》
4.5.3 文件销毁：档案室对作废的管理文件和收回的作废技术文件的销毁先申请，说明理由，经相关主管部门负责人批准后，由办公室安排专业人员监督一同进行销毁，并填写《文件销毁登记表》。
5 相关文件
《记录控EO.R-01-01 《文件发放清单》
Q/DXC.QEO.R-01-02 《受控文件清单》
四级文件：记录表格。
4.1.2 本公司QEO管理体系文件分类为内部文件和外来文件：
内部文件体系管理文件：QEO管理手册、程序文件；
企业标准文件：技术标准、管理标准、工作标准；
外来文件：国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件。
4.1.3 文件编号方法
QEO管理手册：Q/ DXC—2010
3.6 技术标准由生产部组织编制，技术副总（总工程师）审批。
3.7 管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。
4 工作程序
4.1 文件编制的策划
4.1.1 本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件分级为：
一级文件：QEO管理手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：技术标准、管理标准、工作标准；
4.3.2 文件的收回：使用文件人员因工作变更时，档案管理员将收回情况记录在《文件收回登记表》上，因使用中造成破损需重新领用时，领用人员提出申请，办公室经理同意后到档案室调换文件，档案管理员填写《文件收回登记表》和《文件发放登记表》。
4.3.3 体系管理文件、技术文件、外来文件的归档：档案室将各部门提交的文件原件分类归档案，并登记在《文件归档登记表》上，同时编制存档号并记录，体系管理文件的受控状态在《受控文件清单》上记录。
质量/环境/职业健康安全管理体系
程序文件汇编
文件控制程序
1 适用范围
对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确定在各个部门、各个场所可获取相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2 适用范围
适用于公司质量、管理、职业健康安全管理体系有关的文件、资料、包括外来文件的控制。
Q/DXC.QEO.R-01-08 《文件领用申请表》
Q/DXC.QEO.R-01-09 《文件接收清单》
Q/DXC.QEO.R-01-10 《文件更改记录》
Q/DXC.QEO.R-01-11 《文件销毁登记表》
Q/DXC.QEO.R-01-12 《文件资料借阅登记表》
记录控制程序
1 目的
为保证质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行、加强记录的管理、确保记录的完整，证明本公司所运行的管理体系符合标准要求和产品符合要求，环境、职业健康安全符合法律、法规要求的可追溯性，同时为改进、纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围
本程序适用于公司内质量、环境、职业健康安全管理体系各种记录标识、贮存保护、检索、保存期限和处置的控制。