加强工程档案管理的有效措施
作者：亓哲
来源：《经营管理者·上旬刊》2017年第06期
摘要：工程建设行业作为我国经济发展的重要支撑，其重要性不言而喻。

而工程档案资料作为工程建设施工和后期养护维修的主要参考依据，其工作程序多，且存在一定的技术难度，因此，需要不断加强对工程档案资料的管理，有效的保障工程档案资料管理的成效。

本文笔者根据自身相关工作经验，简要说明了工程档案管理的重要性，并分析了目前工程档案管理中存在的问题以及提出了相应的解决措施，希望能够为提升工程档案管理的质量与水平提供一定的参考与借鉴。

关键词：档案管理工程存在问题措施
工程档案指的是工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。

工程档案记录了工程项目开展的相关信息，为后期的工程开展提供了重要的参考信息，同时工程档案也为施工管理水平提供了发展的基础。

工程档案对于工程项目的发展来说是极其宝贵的资料和财富，工程档案可以帮助工程项目的开展避免不必要的麻烦，同时还可以显著提高工程项目建设的水平。

一、工程档案管理的重要性
工程档案管理指的是将工程相关资料进行整合和分类，进而借助互联网或实体文档将整合的资料上交给工程规划管理人员和决策层的行为。

借助工程档案管理，工程规划管理人员和决策层可以很大程度上了解当前工程的发展状况，由此可以看出，对于工程施工建设人员来说，工程档案管理是极其珍贵的参考依据。

在我国科技水平不断提高的背景下，工程项目施工和养护中工程档案管理的重要程度与日俱增，工程档案管理可以帮助施工人员了解工程施工和养护信息，从而不断完善工程施工的知识构架，为后期的工程开展提供十分宝贵的参考依据。

因此，在工程建设的过程之中，相关工作人员应该及时准确的收集、鉴别、整理和归档相应的工程档案资料，为工程档案资料的完整性、真实性、系统性提供保障。

二、工程档案管理的现状分析
工程档案管理对于工程的设计和施工有着重要的作用，其为工程施工建设人员带去了宝贵的经验，对工程施工技术和管理的发展来说有着重要的意义。

但目前的工程档案管理中还存在着一些问题，对工程建设施工以及后期维修养护的顺利进行产生了不良影响，以下对工程档案管理中的问题进行简要的分析：
1.工程档案管理不够严谨。

工程用表在工程档案管理中是重要的档案资料，工程用表在工程档案管理中的作用是记录工程的相关信息。

工程用表要严格按照国家的相关规范，真实的记录工程数据。

但是在我国，不同地区的工程用表存在着使用上的差异，究其原因是不同地区工程管理人员对工程用表的理解存在差异，以及工作管理上存在漏洞。

工程档案管理不够严谨一般存在这些问题：首先，管理用表的设计存在弊端，不同工程项目的管理用表格式大相径庭，为审阅带来了很重的负担；其次，工程用表的填写不够严谨，导致表格内容存在一定的随意性和重复性。

这些问题的存在，在很大程度上影响了工程档案资料的质量水平。

2.管理人员对工程档案管理的必要性认知不足。

工程档案管理工作涉及到多个领域，工作负担较重，且工作程序繁杂，需要整合多个方面的信息资料。

在工程施工当中，部分工程施工单位对工程档案管理的必要性认知不足，重视程度不够。

“重现场施工轻资料管理”，普遍存在档案资料管理严重滞后于工程实际进度、资料填写不真实不规范、资料收集不及时不齐全、归档不准确不完整不系统的现象，更有甚者，存在“闭门造车”，“做”资料的情况，导致工程档案管理在工程施工建设中没有起到本应有的作用。

由于这些情况的影响，导致工程资料存在缺漏，工程信息的可靠性被大大降低。

3.工程档案管理人员的管理水平良莠不齐。

目前，我国的工程档案管理普遍存在管理人员管理水平良莠不齐的现象。

很多的管理人员管理水平不高，管理人员的来源大部分都是缺少社会实践经验的毕业生和凭借人际关系获得职位的其他岗位下岗大龄职员。

上述工程档案管理人员的管理水平良莠不齐，導致了工程档案管理的成效不足。

4.工程档案管理系统存在不足。

对于工程管理工作的开展来说，工程档案管理有着非常重要的地位。

就我国目前的工程档案管理的实际情况来看，工程档案管理系统还存在一定程度上的不足之处，对工程档案管理人员的工作分配不够明确，致使工程档案管理不够严密。

与此同时还存在大量的电子档案桩号差异的现象，究其原因是近几年来我国工程名称的变化较多，而其相应的电子档案没有同步的进行更新，导致新档案和旧档案存在差异。

5.工程档案管理不够现代化。

随着科学技术的不断向前发展，工程档案管理的信息化对计算机和档案的存储有了更高标准的需求，其要求存储档案的硬件平台拥有更高水平的可靠性和安全性，这一点对于工程档案管理来说也是重要课题之一。

三、工程档案管理现存不足的有效改善措施
随着我国对工程档案管理重视程度的不断加深，国家及工程行业也相继出台了各种标准与规范来规范工程的档案管理，如：《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014、《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009等。

笔者根据自身多年相关实践工作经验，针对上述问题，特提出如下针对性改善措施：
1.严谨对待工程档案管理。

工程档案管理人员要严谨的对待工程档案管理工作，严格按照国家的相关规范、标准要求来进行工程管理用表的设计工作，并真实负责的记录工程施工各个环节的相应数据，从而保障工程施工全过程所有资料的系统性和完整性，将工程档案管理系统化，对工程档案数据进行合理的整合、分析，为日后的查阅相关信息提供便利，让工程档案可以真实的体现工程项目的施工全过程，从而促进相应工程领域的发展。

2.加深对工程档案管理必要性的认知。

工程项目的高层管理人员及工程管理部门要加深管理人员对工程档案管理必要性的认知，加强对工程档案管理工作的重视程度，落实工程档案管理工作，加大对施工部门工程档案的审查力度，确保工程档案的同步性、规范性、可靠性和真实性。

在工程档案管理人员上配备经验丰富、管理水平高的管理人员，每隔一段时间对工程档案进行检查和整合，做到工程档案资料的完整、准确、系统、规范、及时、统一与安全，从而保障工程档案的质量。

3.加强对工程档案管理人员管理水平的全面提升。

工程管理部门需要加强对工程档案管理人员管理水平的提升，加强工程档案管理人员的综合素质，使其对工程档案管理的必要性有充分的认知，并突破传统工程档案管理模式的禁锢，提升工程档案管理的工作成效。

对工程档案管理人员进行管理知识的教育，保障工程档案管理的系统性、合理性，提升工程档案管理人员的工作水平。

4.完善工程档案管理系统的弊端。

修缮工程档案管理系统，对于工程档案管理工作的成效有着重要的意义。

严明的规范规定有助于工程档案管理工作的有序开展，对提升工程档案管理质量来说是极其必要的基础。

同时，还要将工程档案管理人员的职责进行明确的划分，让工程档案管理人员明确自身的工作责任和工作范围，提升员工的工作激情和工作积极性，保障工程档案管理可以取得令人满意的结果。

5.将工程档案管理不断朝着现代化发展。

现如今的信息科技正处于飞速发展的阶段，管理工作的一个重要发展趋势就是信息化。

因此，工程档案管理要不断朝着信息化的方向发展，跟上社会的进步，将现代化水平不断提升，实现工程档案资源的信息化，让工程档案资源可以在相关领域内交流共享。

四、结语
工程档案资料作为工程建设施工和后期养护维修的主要参考依据，同时工程档案也为施工管理水平提供了发展的基础。

因此，要不断提升工程档案管理的质量、革新工程档案管理的方式，方能使工程档案发挥其最大价值，最大程度上帮助相应工程领域的发展。

业内人员要针对工程档案管理的现存问题，有针对性的采取相应的措施修缮工程档案管理体系，从而保障工程档案管理工作可以取得令人满意的质量和效率。

参考文献：
[1]刘元元.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].中小企业管理与科技，2015，（7）.
[2]王丽，范悦青，胡悦桐等.如何做好工程建设项目档案管理[J].档案管理，2014，（6）.。