业
工程部
工作人员：具体工作
主
总 工 室 （
财务部
档 案 室 监理单位
施工一队
（总承包） 施工二队
办
设计单位
公
室）
施工一队
施工五队
施工二队
3、统一制度，规范管理
项目建设单位（业主、法人）要制定要项 目档案管理的相关规定、办法、标准和制 度等，并印发到各参建单位贯彻执行 （如
项目档案资料管理办法、竣工文件编制规定、 项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管 期限表、项目档案整理操作规程、竣工档案验 收办法、档案库房管理制度、档案利用制度、 档案保密制度等、图纸 勘误表目录。
（三）监理单位文件的质量监控
1、明确职责，根据《建设法》和监理制度的规定， 负责“三控制、两管理、一协调”即对工程质量、 工期和投资控制；合同和信息管理；协调各方关 系。检查、审核参建各方项目档案的完整、准确 和系统。
建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动 中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的， 在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实 行统一管理的单位。（小区）
单位工程：在建设中，根据合同，具有独立施工 条件，可单独作为成本计算对象的工程。（独立 楼房）
分部工程：在单位工程中，按结构部位、路段长 度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。 （建筑、水电、门窗）
的管理与控制）
竣工验收阶段（自查、初验、专项、总验）
二、相关概念和项目档案的特点
（一）相关概念 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、 勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成 的文字、图表、声像等形式的全部文件。
项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
项目文件是项目档案的前身，项目档案是项目 文件的归宿
2、收集职责
⑴项目准备阶段：建设单位各机构负责收集积累 项目立项及前期准备文件及设备、工艺和涉外文件； 勘察设计单位负责收集积累勘察、设计文件。
⑵项目施工阶段：由各承包单位或分包单位负责 收集各自承包项目形成的全部文件；项目监理单位 负责收集积累项目监理文件，并受建设单位委托监 督检查项目建设中的文件收集积累任务，而且向建 设单位提交有关专项报告、验证材料等文件。
2、向法人提交工程监理档案材料。一是参与招标 时，协助法人明确文件归档条款；二是在设计阶 段监理时，对设计文件、图纸进行检查、归档验 收；三是施工阶段监理时，对施工单位项目文件 形成积累监控；对来自法人、设计和施工单位的 文件进行完整、准确和系统进行审核。
（四）施工单位文件的质量监控
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣 工图是反映项目真实貌和质量的主要依据， 数量比重最大，是项目档案的主要组成部 分。控制手段：
2、建立网络，明确职责
建设单位在进入项目开始运作的阶段后必 须加强项目档案工作，指定一位负责人分 管档案工作，确定专门的档案工作机构和 人员，加强管理和监督指导。同时，把档 案工作网络扩展到项目参与建设的每个单 位，明确各参建单位档案工作责任人及分 管领导。
如某建设项目档案工作网络图
计划部
领导：协调工作
建设项目档案管理实务
内容
一、项目建设程序 二、相关概念与项目档案的特点 三、项目档案管理的依据 四、项目文件形成的质量监控 五、项目文件的归档范围和保管期限的划分 六、归档项目文件的质量要求 七、项目文件的整理归档 八、项目档案的汇总整理与移交
九、项目档案的验收
一、项目建设基本程序
四大环节：决策 设计 施工 竣工验收 六阶段： 项目建议书阶段（拟建项目设想） 可行性研究阶段（从技术与经济上进行分析论证） 设计文件阶段（招标选择单位进行初步、技术、施工图设计） 建设准备阶段（征地拆迁、材料订货、招标选择施工单位等） 建设实施阶段（建设、施工、监理单位对工程进度、质量、投资
一是以公文形式的文件，要注意统一文号； 二是施工记录，必须真实、准确、耐久、 有序、规范和完备的签署手续；三是竣工 图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改 到位。
五、项目文件的归档范围和 保管期限的划分
1、归档范围
对于具体的某个建设项目的归档范围， 项目法人可参照《国家重大建设项目文件归 档范围和保管期限表》或《企业档案工作规 范》表A．7项目建设类或相关主管部门所列 的归档范围结合建设项目的实际情况予以适 当拓宽或缩减。（主要归档范围是反映与项 目有关的重要职能活动且具有查考利用价值 的各种载体的文件）
分项工程：在分部工程中，按不同的施工方法、 材料、工序等划分为若干个分项工程。
二、相关概念和项目档案的特点
（二）项目档案的特点
1、数量大 2、形成时间长 3、形成的单位多 4、专业性强 5、种类和载体的多样性 6、成套性
三、建设项目档案的管理依据
《档案法》《建筑法》《海南省档案管理办法》 《建设工程质量管理条例》 《基本建设档案管理资料管理暂行规定》 《国家重点建设项目档案管理登记办法》 《重大建设项目档案验收办法》 《海南省重点建设项目档案验收实施细则》 GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一
般要求； DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求
与档案整理规范
四、项目文件形成的质量监控
（一）建设单位文件的质量监控 1、统筹规划，组织协调
①成立项目档案领导小组，负责统筹组织开展项 目档案工作；②参照《国家重大建设项目文件归 档范围和保管期限表》制定本项目档案的归档范 围，印发各参建单位遵照执行，要求各自负责收 集；③在与参建各方签订项目设计、施工及监理、 供货等合同时，应设立专门条款，明确参建单位 的收集、整理、归档的范围、时间、套数和标准 等，并预留部分工程款，保证项目档案的完整、 准确、系统归档后结算 。
4、申报登记，接受监督
根据1997年8月19日国家档案局颁布 施行《国家重点建设项目档案管理登 记办法》的规定，国家重点建设项目 要做好申报登记。
（二）设计单位文件的质量监控
1、设计单位明确设计任务后，应明确形成 文件的质量要求，保证每张施工图应有图 号、图名、设计人、校对人、审核人签名。
2、规范设计变更文件的编制和传送。 3、设计文件要按专业、文号顺序进行积累。 4、设计任务完成后，需向建设单位移交经