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合同档案管理办法

合同管理办法

为进一步加强合同档案管理工作,提高合同管理水平,保证档案完整性和保密性,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,并能准确地反映公司各项工作,结合公司实际,特制定本办法。

一、分类管理

二、管理原则

1、各类合同经领导审批签订后,合同管理负责人对合同进行复印,销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账,行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。

2、合同原件由财务部保管,按合同等级分级、分类存档,重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询,如无法查询,再到财务部进行,查询当事人需填写《合同借阅申请单》,财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅,公司档案只有公司内部人员可以借阅。

3、档案管理负责人需对档案分类编号,对合同档案文件分类、整理、

编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律,要便于保管和提供调阅查询。

4、合同管理负责人因辞职或异动,需由总经理另指定专人进行合同管理交接(包括:纸档、电子档),交接时需列《合同交接清单》;辞职或异动手续办理时,行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。

三、合同签订

1、合同草拟

合同由商务助理协助销售人员起草,合同除约定交易的主要条款外,还需明确各自应尽的责任和义务,合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例:供货方需及时提供保质保量的货物,提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修,定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如:质量瑕疵、供量不足、交付迟延,从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。

合同条款表述的要求:

①措辞准确,无歧义,无矛盾,明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式(运输费用承担方)、违约责任、解决争议的方法等;

②简洁、明确,前后用词一致,强调的术语可以加双引号;

③写清楚双方名称,如果是个人,要写清姓名及其他身份信息;

④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。

2、合同定稿

合同定稿后,打印整个合同要用相同的纸张打印装订,合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备,合同需附对方公司营业执照复印件、开户

许可证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、授权委托书加盖公章作为合同附件,有技术参数的,需提供加盖公章的技术参数表。(合同执行完毕后,还需将领导签字确认的采购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最后部分)

另针对销售合同:合同执行完毕后,还需后附:生产任务单、发货通知单、出库单、货物运输信息单、客户签字确认收货单(出库单)、业务招待情况(招待审批表、差旅费等该项目支出费用)

四、档案存档

1、合同档案必须认真验收,存放档案必须有专用柜、架,做到目录、文档相符,制合同统计清单,并根据实际需要科学编制合同档案台帐,从而能够有效地开展合同文档的查询,查询后按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

2、档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

3、公司领导、行政部负责人可查阅所有员工的人事档案;各部门负责人在经过总经理审批后可查阅其本部门内的员工档案;员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利;

4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料,违者视情节予以处罚。

5、借阅当事人需经总经理批准方可借阅;借阅涉及公司经营项目的合同,查询当事人需填写《合同借阅申请单》经总经理审批后方可借阅。

6、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续,调阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,

应立即报告领导。

5、同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者依据《公司保密管理制度》进行处罚,档案管理员要严守机密,不得随意摘抄、传播密级档案内容,不准私自进行复印。

涉及到保密档案的管理,由相关领导另行制定管理办法。

本管理办法解释权归行政部,自颁布之日起生效。

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