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公司文件分类管理细则

“since 1744”
公司文件分类管理 -
执行明细Lister: J. Z.
批示同意审核赵佳杰拟稿部门行政
呈报经理室主题词管理明细抄送全体部门发文号经理室发【2012】01号
全职职员:
为规范公司各类文件的撰写和抄送规格,建立规范化、高效化地文件资料管理体系,为规范档案管理做好基础工作,经研究决定初步制度以下公司文件分类管理规范:
一、公司所有文体内容统一格式:
(1)字体字号:幼圆,12-14号;如使用外语字母,则为Arial,12-14号;
(2)行间距:1.5倍;
(3)页面设置:上页边距1.5厘米,下页边距0.75厘米,左右页边距2.5厘米;
(4)页码:首页显示,居中;
(5)表格类文档(如Excel等), 使用字体字号为:中文 - 幼圆10-14号;外语 - Arial10-14号。

二、公司文件分类办法:
类别号文体类别包含内容
A 计划类
包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划
等;
B 总结类
包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、
培训情况总结等;
C 通知、告知类包括各类通知、通报、表扬等;
D 制度、规范类包括各级别的管理制度、规范、明细、标准参照表等;
E 公示类包括绩效考评公示、评优选先公示等;
F 生产管理类包括公司各生产流程和工序、车间和各后勤辅助部门日常管理等;
三、文件格式如下:
“since 1744”
公司文件分类管理 -
执行明细Lister: J. Z.
“since 1744”妙乐秀烛业礼品(太仓)有限公司
(主标题)XXX -
(副标题)XXX
Docs Nr.: MX-D-JD-001
Date: 2012.03.22
Version: 1-2
Lister: J. Z.

页眉(有文本模板,该模板固定)
公司名称:华文行楷,24号,加粗
主副标题:幼圆,14,加粗,以中横杠和换行来区分,副标题对准主标题后中横杠结尾处
Docs Nr.: 文件编号,MX代表我们公司,D代表文件类型(详见上页),JD是Job Description的缩写(也可用拼音缩写,但不可重复),最后则是编号
Date:文件起草的日期Version:版本号,前X为第几次版本,后X为此版本的第几次修改Lister:拟稿人
***字体字号:除特别标明的以外,均使用中文 - 幼圆 10号或者外语–Arial 9号。

批示审核拟稿部门XXX
呈报XXX 主题词XXX
抄送XXX、XXX、XXX 发文号XXX发【20XX】XX号

文件头(有文本模板,该模板固定)
批示:审核人填写审核意见,多为“同意”、“待议”、“否决”审核:审核人签名
拟稿部门:拟稿人所属部门呈报:拟稿人所需呈报的部门
主题词:此文件的主题内容,如“整改计划”、“检查”、“报告”等
发文号:“XXX发”为发件部门名称,“20XX”为发件年份,“XX号”是指此文件为该部门该年份所发的第几号文件
***字体字号:除特别标明的以外,均使用中文 - 幼圆 11号或者外语–Arial 10号,亦可手写。

XXXX:→称呼(幼圆,14号,加粗,左对齐,于文件头中间空一行)
XX……→正文内容(幼圆,12号)
特此XX,请互相转告!→正文结尾(幼圆,14号,左对齐)
落款(幼圆,14号,加粗,与正文结尾间空一行,右对齐)
二〇一一年七月二十三
文件日期抄送(幼圆,18号,数字为大写)
“since 1744”公司文件分类管理 -
执行明细Lister: J. Z.
四、范文如下:(下一页)
“since 1744”
公司文件分类管理 -
执行明细Lister: J. Z.
批示同意审核赵佳杰拟稿部门行政
呈报经理室主题词管理明细抄送全体部门发文号经理室发【2012】01号
全体职员
这就是范文!
特此通知,请互相转告!
妙乐秀公司经理办
二〇一二年三月二十二日。

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