第一章 采购部组织结构及职能第一节 采购部组织结构图第二节 采购部职能描述采购公司各部门所申请物品，掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用，汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划，选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。
以低廉的价格采购最好的产品，具有高度的责任心和团队精神。
第二章 采购部岗位工作说明书第一节 采购主管岗位工作说明书PUR-JD-0001-2010【工作关系】 直接上级：财务总监直接下级：采购员、验收及库房管理员 联系部门：俱乐部各部门 对外联络：供应商 【岗位职责】1、 参加晨会。
2、 安排部门员工每日工作。
3、 检查每项订单的进展情况。
4、 审批采购订单。
1、解决采购部员工工作中遇到的问题。
2、总结每周订单及市场调查的进展情况，计划下周的工作安排。
3、向财务总监提交每周工作报告，检查每个员工手上还没有完成的订单，审核每日订价表。
4、采购部办公室的纪律管理。
5、监督员工工作进度。
6、审核采购价格。
【任职要求】文化程度：高中以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备三年以上相关酒店采购经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：具有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。
第二节采购员岗位工作说明书PUR-JD-0002-2010【工作关系】直接上级：采购主管直接下级：联系部门：俱乐部各部门对外联络：供应商【岗位职责】1、对部门经理负责，完成酒店日常食品、酒水及物品的采买，并确保采购计划的完成。
2、配合各部门正确填写采购申请单。
3、负责各部门需采购品项，询访三家供应商的报价、比价、议价，经常听取各部门意见，改进工作。
4、建立供应商有效证件（如：营业执照、卫生许可证等），并对这些证件进行严格审查，复印存档。
5、开展市场调查，定期同财务成本人员、厨师长了解市场信息，降低采购成本。
6、每日追踪未到货品项。
7、完成采购主管交办的其它工作。
【任职要求】文化程度：高中以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备两年以上相关酒店采购经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：具有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。
第三节验收及库房管理员岗位工作说明书PUR-JD-0003-2010【工作关系】直接上级：采购主管直接下级：联系部门：俱乐部各部门对外联络：【岗位职责】确保所有的货品有良好的收货秩序，保证各类物品有充足的供应，避免积压，降低成本，节约资金。
【任职要求】文化程度：中专以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备两年以上酒店库房管理经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。
第三章采购部工作流程第一节采购工作流程财务管理制度和程序PolicyNumber 序号: Purchasing-001/10Effective Date生效日期 : Jul/2010Supercedes No.废止号 :Prepared By制定人 : Supervisor of purchasing采购岗位职责与流程Approved By批准人: GMDistribute to发放:All Dept. Heads & GM of club概要MISSION采购部是翰谊馆俱乐部唯一负责监督购买所有物品、设备和服务的部门。
采购部的主要职责是根据各部门的需求，办理货品和维修服务的预定、接收和准确记录。
这项政策和流程主要用于帮助各部门了解与订货和维修服务相关的所有流程。
目的OBJECTIVE采购政策的主要目的是为合理控制采购成本和问责货品和维修服务的采购提供一种方法，同时帮助内部其他部门了解采购流程。
采购政策所有采购可移动的，损耗性的物品和固定的资产以及采购和维修工作均需通过如下流程：执行程序PROCEDURES:一、采购流程：各部门填写采购申请单→采购部询价、议价、定价→财务部审核、总经理审批→采购订货。
（一）接单1、a、采购申请单（一式四联1.采购部2.财务部3.申请部门4.供应商）：采购申请赋予采购部门开始购买一般性的耗费品、维修服务或者其他工作用品的权利。
申请采购的部门负责人必须签字确认所有的采购申请。
对于一次性的或者新的采购物品，采购申请必须附带推荐厂商的样品及报价，以及相关采购物品的详细信息，包括品名、规格、数量、价格、整体数量以及需要使用的日期。
如果申请部门正在预定零件，那么需要包含零件或者模型的数量。
申请单上如有任何不完整的信息，都将被退回申请部门。
b、厨房采购单：餐饮厨房部门将使用以下各种采购订单进行日常餐饮采购1）日常食品市场订单：厨房所使用的易腐烂的日常食品供应。
2）食品采购申请单：仓储部使用。
3）饮品采购申请单：仓储部使用。
2、各部门必须依据上述格式提交标准的订单，清晰注明需要的物品种类、规格、数量以及必要的供应商。
另外，任何由于订单填写错误的原因而导致出现的问题，都将视为申请部门的责任。
日常食品市场订单必须在每天下午三点之前第二节验收及库房管理员工作流程财务制度和程序Policy Number序号: Purchasing-002/10 Effective Date生效日期 : Jul/2010Supercedes No.废止号 :Prepared By制定人 : Supervisor of purchasing收货及库房职责与流程Approved By批准人: GMDistribute to发放:All Dept. Heads & GM of Club概要MISSION在财务部主管的直接指导监督下负责仓库的成本状况，收货员的职责是确保所有翰谊馆俱乐部所订购的商品进入俱乐部后可被妥善管理，并在使用部门认同到货商品的质量和其他要求的情况下，才可转送到库房或由使用部门领走。
库管负责对所有物品成本的控制和核算事务的处理。
目的OBJECTIVE制定此政策的目的确保所有的商品有良好的收货秩序，保证各类物品有充足的供应，避免积压，降低成本，节约资金。
执行程序PROCEDURES:收货流程：1、坚持按照收货程序开展工作，以做好俱乐部货物的验收工作，确保所有到货的商品都有相应的订单才可收货。
（采购订单/杂货清单/市场调查表/收货纪录）2、收货员在收到经批准、审核有效的采购订单后，要认真查看分部门，分类装订好，以被到货时核对检验。
对于每天上午厨房所定的鲜活食品，要提前做好验收准备工作，如有问题，提前与使用部门联系。
鲜活食品到货验收合格后，迅速安排入库或通知使用部门，以保证食品的新鲜程度。
确保到货的商品与所订商品的基本信息相符。
（供应商名称、地址、订单类型、商品类别和数量等。
）确保是与批准前的订货商品相匹配。
3、无论是采购人员自购货物，部门自行购买物品，还是由供货商供货项目，都必须首先与收货员联系，说明俱乐部采购单号码及需货部门，收货员根据采购单上的内容检查来货的数量、规格、质量、保质期及价格等是否符合收货标准，要严把质量关，杜绝一切不符合使用标准及卫保持库房整洁、有序，确保门锁好并被监控。
无相关人士不得进入库房，确保库房的安全。
4、协助月末库存盘点。
a.仓库保管员应该经常抽查各类物资，了解实物与卡片或账目是否相符，如有不符，应彻底查对。
b.财务部成本人员应定期对仓库物资进行抽查，以利于账实相符，帐帐相符。
c.每月25日对库存物资进行清查盘点，盘点人员由仓库保管员会同财务成本人员组成。
对盘点结果，要填列盘点表及文字说明，对库存长期不用停滞的物品提出意见和建议报财务部审查。
d.库存物资由于自然灾害、自然耗损、霉变等情况，致使物资损失，应填列详细报损说明书，并提出处理意见后送交财务部审批，按规定程序批准后，进行账务调整。
5、及时录入俱乐部财务办公软件系统，以便财务部其他人员开展进行下面的工作。
确保所有交易事项的种类、数量、部门、会计数据、入账日期正确并予以核算。
6、确保有合适的卫生标准的政策、库存流程，要适应政府的卫生标准和条款。
及时处理其他的主管所委任的有关工作。
注：本制度由采购部制定并解释，未尽事宜以采购部发文为准，增加新的政策制度经总经理批示后方可执行。
第四章采购部管理制度采购部管理制度Policy Number序号: Purchasing-003/10 Effective Date生效日期 : Jul/2010第一节采购部管理制度一、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二、目的作用1、可作为供应部开展工作的规范依据。
2、可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。
3、可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
三、采购部人员职责及管理制度1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3、编制采购计划。
负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
5、负责公司生产所需材料的采购工作。
负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
6、负责供应商的开发、管理及维护工作。
7、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
8、大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
9、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
10、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
11、加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
12、做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
13、完成领导交办的其他工作。