P.24
捌、有效的報告方法
2．書面報告的原則
– 遣詞用語要簡單易懂 – 標題清楚 – 儘量用圖表、數字說明 – 報告順序要合邏輯 – 利用添附資料說明
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玖、 結語－知己、知彼、整合
一、信賴你的部屬 二、相信自己有無限的潛能 三、顯露你的企圖心 四、支持上司或組織所訂目標 五、訂定目標，應就部屬能力、水準與達成任務
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捌、有效的報告方法
一、 報告的對象 二、報告的時機 – １．做好計劃時 ２．中間報告 ３．緊急報告 ４．工作完成時
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捌、有效的報告方法
三、報告的原則 – １．口頭報告原則 先說結論－a.結論 b.經過 c.理由 簡潔、正確 事實與主觀的感想、臆測需區別不要遺 漏重點 成功、失敗都要明言
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問題解決的九個步驟
1. 明確的目標、標準－知道自己想要達成的目的或狀態， 你才能發現有什麼問題
2. 發現問題點－a.積極地秉持你的問題意識及改善意識 b.掌握現狀、調查現狀、密切注意現狀、隨時注意可 能的問題點 c.特別問題的種類：如←與目標、標準規格的差 異。↑策略執行不能達到預期的效果→外在環 境變化所引起的
4. 面對目標的態度
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如何進行你的工作
二、以PDCA完成達成目標的手順
1.P是計劃(plan)、 D是執行(do)、C是檢查 (check)、A是改正再執行(action)
改善後 水準
AP CD
AP CD
AP AP CD AP CD CD
目前水準
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2.在做計劃時，若能把握住工作的順序、步驟，相信你對 你的工作能做出有效率的計劃，這種依工作的順序、 步驟做成的計劃，謂之「手順化」 手順化計劃的五個步驟
8. 效果確認－a.調查執行的結果，是否能有效地將問題 解決 b.若問題仍無法解決，要調查執行行動計劃是否有偏 差
9. 標準化－a.訂定標準化作業的方式，要能簡單、淺顯 易懂，每個人都能夠實施 b.宣導標準化作業方式，讓每個人都能遵守
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陸、 基層主管的四大職責
一、 執行任務
– １．品質管理 ２．交期管理 ３．成本管理 ４．生產管理 ５．安全管理 ６．士氣管理
P.7
6W
What－指要做的是什麼及描述達成命令事項後的狀態 When－指什麼時候要完成，工作允許的期間或什麼時候要
完成那一部分的工作 Where－泛指各項活動發生的場所 Who－指完成命令要接觸或關連到的對象，如擔當者、責任
者、參與者 Why－指理由、目的、根據、Why能讓我們更能洞悉我們為
從業員是否具有品質至上的意識?
關 於
員工之間的人際關係有問題嗎? 員工的健康狀態有問題嗎?
作 作業的順序有問題嗎?
業 作業現場的配置序列有問題嗎?
方 作業現場的溫度、濕度是否適當，空氣是否流通?
是否留意
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工作進行的CHECK POINT
我進行工作時的自我檢點 1.我進行工作前是否都先做好schedule? 2.對於交辦的工作是否都清楚它的目的? 3.是否會使用好的工具進行我的工作，如電腦、參考書藉…等? 4.是否能找出完成工作的關鍵因素及限制條件? 5.是否估計完成各項作業所需的時間? 6. 是否估計完成各項作業所需的經費? 7. 是否充分考慮各項作業的順序? 8.是否注意到那些作業較容易出問題而特別留意? 9.是否考慮突發事件或問題發生時的對策方案? 10.是否先請教前輩及相關部門的工作的同仁? 11.若工作需要他人共同完成，是否能做到目標共有? 12.是否評估自己的能力、經驗、體力後，請求主管支援?
3. 要因分析－ a.辨別問題的現象與產生現象的原因 b.針對問題點，找出真正的原因 c.整理歸納各項原因 d.找出幾項最重要的原因
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解決問題的九個步驟
4. 確定要解決的問題－a.根據要因分析，發現要解 決的課題很多, ，如無法同時解決，就要選出幾 項重要的課題解決。 b.有些要因來自客觀的環境，不是憑自己主觀的 力量就能消除要因，例如：匯率、利率、關稅 的變動。
5. 擬定對策－a.思考出針對要因的解決問題點的對 策 b.針對客觀環境產生的要因，找出減低影響或規 避的方法 c.提出多項對策，以便選擇最適合的因應之道
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解決問題的九個步驟
6. 做出行動計劃－明確作業項目、擔當者期限及行動進 行的順序
7. 執行行動計劃－a.注意執行時，是否確實依據行動計 劃的內容 進行 b.隨時瞭解實施的狀況
1. 責任 2. 權限 3. 義務
二、瞭解你工作的前手與後手
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肆、完成你的指派工作
命令接受方法 一、主管呼叫你的名字時
1. .用有朝氣的聲音立刻回答 2. .不要悶聲不響地走向主管 3. .不要用”做什麼””什麼事”等同輩團體的用
語回答 4. .帶著你的記事本，以便隨時記下主管的指示
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二、記下主管交辦事項的重點
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基層主管的基礎守則
三、 一定在指定的期限完成工作 四、 工作時間集中精神，專心工作 五、 要有防止錯誤的警覺心
1． 使用一些未經確認的資訊 ２． 工作上的專業知識或技巧不充分 ３． 疲倦、不能集中心力 ４． 情緒低潮、不穩定 ５． 連絡錯誤、協調不足 ６． 把一知半解當做全部知道 ７． 不注意、草率、馬虎 ８． 成見、專斷 ９． 無責任感、推綏責任 １０． 不遵守作業規定
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伍、如何進行你的工作
一、瞭解二個類型的工作目標
1. 達成狀態的目標，是指維持公司營運或達 成公司的年度經營目標，企業內的各個員 工必須完成的目標。
2. 解決問題的目標是指我們在工作上碰到問 題發生，使我們的目標與現狀產生差距、 或和我們的預想與期望不一樣，因此必須 採取一些解決問題的手段去克服問題，使 問題消失不再發生。
1..MEMO具有核對功能 2..日後工作進行中，可根據Memo記錄主管所
提示的注意事項、協調事項，檢查你工作狀 況 3..可避免日後如”有交待””沒聽到”等紛 爭發生
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三、理解命令的內容
1.不清楚的地方，詢問清楚為止 2.儘量以具體化的方式，向主管確認命令內容 3.要讓主管把話講完，再提出意見或疑問
基層干部的目標管理
壹、前言
貳、工作前先裝備好你的思考能力
一、以科學方式進行工作
1. .明確你的工作目標 2. .收集事實資料 3. .依事實做判斷 4. .計劃 5. .執行 6. .檢討
二、秉持強烈的「目的意識」及「問題意識」 三、任何小事都不要疏忽了創意
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參、瞭解你的職務
一、對自己的職務充分瞭解
機器的雜音是否過大?
機器的操作是否過於複雜?
是否需要更換新的機械?
關 是否按照工具的用途正確地使用工具?
於 工具是否受損?
工 工具的精密度或銳利度是否己經大為減低?
具 工具的準備或補修是否齊全?
查核欄
對策概要
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防止不良現象的查核要點一覽表
關 於
查核事項
原 原物料的質地是否有問題?
物 原物料是否有瑕疵或品質參差不齊?
平均值這個數據資料是否有問題?
顧客對於產品的抱怨是否呈報到生產部門來?
機械的作業能力是否減低了?
同型的不同機台作業能力是否差距甚大?
關 所有的機械都順利運轉嗎?
於 故障現象是否過多?
機 械 方 面
故障的處理是否得當? 對於機械是否充份地維護及保養? 在開機作業前是否做過週全的檢查? 有沒有需要更換零件的?
是否留意
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工作手順化計劃表
工作主題
STEP 1 目的及理由
STEP 2 做那些事項
STEP 3 責任者
STEP 4 何時完成
STEP 5 進行步驟
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解決問題九步驟
STEP1 找出與目標、標準的差異
STEP2 發現問題點 STEP3 要因分析 STEP4 確認要解決的課題 STEP5 擬定對策 STEP6 做出行動計劃
料 是否有異樣或不良的材料混入?
方 原料供應廠商有問題嗎?
面 原物料的保管或處置夠週全嗎?
是否人手不足?
關 是否老練的技術員為數不足?
於 是否遵照作業標準或指示去作業?
作 作業的分配妥當嗎?
業 員 方 面
是否作業員之間的能力差距過大? 是否造成錯誤的現象過多? 是否作業的品質不一? 是否過於勉強地作業?
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一、了解二個類型的工作目標 3. 評估問題性質的兩個步驟
• 問題的優先順位 a.緊急性－不管問題的大小，必須立刻解決 b. 重要性－一些重要的問題，未必是很緊急的 c. 妥當性－指解決問題的目標本身是否妥當
• 區分問題的類別 a.發生型問題－指現狀與目標或標準已發生差距 b. 謀求改善型問題－是指現有的目標或標準往上提 昇 c. 潛在型問題－是我們預測未來環境的更動，可 能會帶給我們那些問題
是否做到
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交辦事項
具體內容確認
What
要做什麼
When 何時完成
Where 使用場所WhoΒιβλιοθήκη 相關人員Why 理由、目的
Which 選擇方案
How 方法、手段
How many 多大、多少
How much 預算
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接受命令的CHECK POINTS
我接受命令的方式 １．主管呼叫時，是否立刻有精神地回應？ ２．是否攜帶筆記用具及memo用紙至主管處？ ３．是否用6W3H的方法記下命令內容？ ４．是否耐心聽主管把話講完？ ５．是否向主管重複確認命令的重點？ ６．不清楚的地方是否問明白？ ７．是否就自己的能力、完成期限、命令的難易度檢討自己執行的 可能性？
什麼這樣做而不要那樣做 Which－指各種選擇可能及優先順位，Which能讓我們思考