档案的分类与整理
归档章样式
填写归档章项目时应 使用符合档案保护要 求的字迹材料
全宗号
机构或问题
年度
保管期限
室编件号
馆编件号
2008
办公室 永 久
0012
归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》, 包括:归档文件目录和归 档文件目录封面 归档文件应逐件编目,目录中一件只体现一条条 目。来文与复文件作为一件时,只对复文进行编 目。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注等项目。
综合档案室(按门类分类)
综合档案室 文书 档案 科技 档案 会计 档案 业务 档案 特种 载体
党 行 人 计 务 政 事 划 类 类 类 信 贷 类
监 察 稽 核 类
业 群 务 团 管 类 理 类
信贷 会计 银行卡 档案 档案 档 案
专业 储蓄 房信 国际 会计 会计 会计 会计
凭 帐 报 其 证 册 表 他
(一)检查调整组卷 (二)卷内文件的排列和编号 1、卷内文件排列 按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、 注意文件间的联系。
一般情况下是:正件在前,附件在后;正本在前, 定稿及重要文件的历次修改稿在后;复文在前, 去文在后;批复在前,请示在后;结论性文件在 前,依据性材料在后。
2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左 上角,从001开始编起。一般每卷不超过2公分 (200张)。 单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空白 处加盖档号章,并逐件编写件号。
归档文件的装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案 盒封面、盒脊及备考表项目。 档案盒封面应标明全宗名称。 装盒的要求: 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒; 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒; 分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。 归档章必备项目为:全宗号、年度、保管期限和 件号;选择项目为:机构(问题)。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号; 年度指归档文件的形成年度; 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的; 件号指归档文件的排列顺序号。
装订方法
线装 包角
分类
分类方法:
年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法
分类方案:
1、年度—机构(问题)—保管期限(例1、2) 2、年度—保管期限(例3)
例1:2004年:办公室„永久、30年、10年 人事处„永久、30年、10年 管理处„永久、30年、10年 „„ 2005年:办公室„永久、30年、10年 人事处„永久、30年、10年 管理处„永久、30年、10年 „„ 2006年:„„
业务档案的整理有关 规定执行 人事档案以人为单位进行整理 行政处罚案件档案以案件为单位进行整理
三、会计档案的整理
会计档案按照会计凭证、会计帐簿、财务报告、 其他会计核算材料分别装订成册。
会计档案的收集整理按照财政部、国家档案局发 布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号) 的要求执行 整理规范执行《会计档案案卷格式》DA/T392008
编制案卷目录
包括封面(目录名称、年度或组织机构、全宗号、 目录号、保管期限)和案卷目录(案卷号、案卷题 名、年度、页数、期限、备注等项目)
档案上架
档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排 列上架。
二、业务档案的整理
整理的总体要求:通常情况下是按照文书档 案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、 编目等程序,同时,需要结合具体情况以及 行业要求,突出业务特色。 为便于查找和利用,对案卷封面的项目 设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外, 还可以体现一些业务特征。
5、按通讯者特征立卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来 往文件组成案卷 6、按地区特征立卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成 案卷 实际工作中,一般是运用两个以上的特征来组成 一个案卷 如“╳ ╳市委党委会2008年会议记录”就运用了 作者、时间和名称三个立卷特征
卷内文件整理
产 品 类
设 备 仪 器 类
基 本 建 设 类
会 计 类
干 部 职 工 类
工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号)
3、立卷(件):将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。 4、案卷(件)的排列:将案卷按年度、组织机构 或问题等标准系统排列,以固定案卷序列。 5、编目:以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作,包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
1 ﹡
2000年1月份会计报表
2
浙江省 档案局
2000年2月份会计报表
20080310
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供 利用,装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括: 修裱规格较小或破损的文件; 复制字迹模糊或易褪变的文件; 折叠超大的文件; 去除文件上易锈蚀的金属物。
文件装订
装订规则
归档文件应按“件”装订,装订时,正 本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原 件在前,复制件在后;转发件在前,被转发件 在后;复文在前,来文在后;不同文字的文本, 中文本在前,外文本在后。
(六)填写档案案卷封面
( 全 宗 名 称 ) ( 类 目 名 称 )
(案卷题名)
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归档号
全宗号 目录号 案卷号
类内案卷排列
案卷的排列,就是指根据一定的规则,将案卷系 统化地排列成有机联系的整体。 基本方法有: 按保管期限排列,即将案卷分别按永久、长期、 短期排列; 按问题排列。
科 研 类
基 本 建 设 类
仪 器 设 备 类
产 品 生 产 类
出 版 物 类
外 事 类
财 会 类
特 种 载 体 类
高等学校档案管理办法(教育部27号令)
综合档案室(按职能分类3)
企业综合档案室 行 政 管 理 类 党 群 工 作 类 经 营 管 理 类
生 产 技 术 管 理 类 科 学 技 术 研 究 类
会计档案的组卷
就是按照其形成规律和有机联系,区分不同的类型 和保管期限,将会计核算材料组成保管单位——案 卷的过程。
(一)会计凭证的组卷
会计凭证可按年、月顺序立卷整理,一个月的凭证 可根据量的多少立卷装订一本或几本,个别月份凭 证特别少的也可几个月立卷装订一本。 凭证外面要加封面,封面尺寸规格采用 245mm×130mm(长×宽)或245×150mm (长×宽)
2004 0205
001
2
浙农银 [2004] 36号
浙文办 [2004] 12号
2004 0210
003
3
浙江省档 案局、浙 江省文化 厅
关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知
2004 0220
007
(四)填写备考表 备考表放在卷内文件之后,用来注明卷内文件的 基本情况,便于档案管理人员和利用者了解案卷 的有关情况。包括:本卷情况说明、立卷人、检 查人、立卷时间。 (五)案卷的装订 采用三孔一线
例2:2004年:党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2005年:党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2006年:……
例3:2004年:永久、30年、10年 2005年:永久、30年、10年 2006年:永久、30年、10年 ……
全宗号 目录号/年度 案卷号 件号
(三)编制卷内文件目录
顺 序 号
文号
浦银杭 发 [2004] 20号
责任者
浙江省档 案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、中 国农业银 行浙江省 分行
题
名
日期
页号
备注
1
关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003年度全省农行系统 通过档案管理省级认定单位 的通报
(四)其他会计核算资料的组卷
其他会计核算资料可按年度——问题结合 保管期限分别立卷装订。如银行存款余额 调节表,银行对账单,会计档案移交清册, 会计档案保管清册,会计档案销毁清册等 可分别立卷装订一本。
会计档案卷内目录
顺 序 责任者 号
1 浙江省 档案局
文 号
题
名
日期
20080210
页号 备注
档案整理工作的要求
已办理完毕的,有保存价值的
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之 间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册(本)为一件 来文与复文可为一件
档案分类与整理
档案整理工作
档案整理
按照一定的原则与方法,对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作。
档案整理方法:
以卷为管理单位 以件为管理单位