20% 成效 80% 成效
琐碎的 多数事务 重要的 少数事务
80% 时间 20% 时间
时间管理方法（五）
目标与计划——时间管理的关键
99%的商业和管理活动的失败 都与事先没有计划或计划错误有关 ——美国管理学者德鲁克
时间管理的关键
1 目标必须是自己定的 2 目标一定要是书面的 第一 理清自己的思路，知道自己要实现哪些事情 第二 把目标书面化，不容易遗忘 第三 时时提醒自己目标在哪里 3 目标必须是切合实际的 4 目标必须是可衡量的 5 目标必须是有时限的 6 目标是平衡和谐的
时间管理
该怎样进行时间管理
1
改变你的习惯
给 您 的 钱 包 减 减 肥 吧
有一位律师有乱放东西的习惯，用的钱包原来很小，后来越来越大。慢慢的钱 包盛不下就换了一个背包，小背包不行又换了个大背包。他放东西既没有规律也没 有条理，什么东西都往里塞而且速度非常快。东西虽然放进去了，但是找的时候就 麻烦了，里面的东西多得很，常常需要翻来翻去翻半天
8
时间测试
最简单的办法测试你对时间的掌控程度，只需回答
没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了？ 你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍？ 你不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感觉自己凹凸了？ 什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈了吧？
or
你 需 要 时 间 管 理 吗
时间不像人力、财力、 无法 开源
物力和技术那样能够被积
蓄储藏。不论愿不愿意， 我们都必须消费时间，所 以我们无法节流
时，所以我们无法开源
不可 再生 时间一旦丧失，则会 永远丧失，任何人都无法 失而复得
时间 特性
无法 节流
任何一项活动都有赖 于时间的堆砌，这就是说， 时间是任何活动所不可缺
不可 取代
少的基本资源
更快乐地工作 更智慧地工作
时间管理的途径
（一）个人价值管理 （二）自我组织管理
（一）个人价值管理 按照工作价值来确定优先顺序
1 2 3
把每天要做的事务列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做
人的精力就像桶的容量一样是有限的
（二）自我组织管理
通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的 目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除 时间的加、减、乘、除四则运算：
时间测试
最简单的办法测试你对时间的掌控程度，只需回答
or
你 需 要 时 间 管 理 吗
1
2 3 4 5 6 7
如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？ 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？ 你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？ 你常常不能集中精力来工作，常常在做重要工作时被打断吗？ 你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下吗？ 你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力地去完成它们吗？ 你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成吗？ 你很想跟家人多待一会儿，可你感觉根本就没有时间吗？
授权别人去做
这类事务也需要管理者赶快处 理，但不宜花去过多的时间， 最好是授权处理或另约时间
不重要
陷阱一: 时间配置不对
I II
明智的时间配置
1 重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action
2 重要的事情在团队里要分工明确
陷阱二: 拖延
一天他遇上一个搞管理的朋友，建议他把所用的东西进行分类。不常用的东西 不要带，常用的东西带在身上分层放，记住放东西的位置，用完仍放回原处。这样 通过有计划的管理，他用东西到了得心应手的地步，办事效率大大提高
时间与时间管理概述
2
什么是时间
体 悟 时 间
想要体会“一年”有多少价值 想要体会“一月”有多少价值 想要体会“一周”有多少价值 想要体会“一天”有多少价值 想要体会“一小时”有多少价值 想要体会“一分钟”有多少价值 想要体会“一秒钟”有多少价值 想要体会“一毫秒”有多少价值
• 除了第四项以外, 其他的做起来都不太愉快 • 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情
紧急的事
不紧急的事
重要的事
不重要的事
1 st
3 rd
2 nd
4 th
陷阱三: 事必躬亲
• • • •
下君,尽已之能；中君,尽人之力； 上君,尽人之智 —— 韩非子 八经 诸葛亮凡事必躬亲, 后來过劳而死 为何事必躬亲? – 因为怕被他人取代 – 不放心他人, 不信任他人 – 要求标准过高
找出隐藏时间
减少无谓时间 提高工作效率 根除浪费时间习惯
三 如何做好时间管理
时间管理的方法 赢取时间的技巧
时间管理方法（一）
美国管理学者唐纳德·Ｃ·伯纳姆提出， 当你处理任何工作时必须自问： 能不能取消它？ 能不能与别的工作合并？ 能不能用简便的东西代替它？
时间管理方法（二）
1 记录自己的时间，认清时间耗在什么地方 2 管理自己的时间，减少非生产性工作 3 集中零星时间，成为连续性的时间段
设备出故障 燃眉之急的问题 与客户洽谈业务 有期限压力的计划 危机（看病 救火）
不紧急
不重要的电话或信件 无谓的交际应酬 个人嗜好的沉迷 点滴时间浪费 发呆 拖延 下属请示 汇报 临时会议 邀约 某些电话 邮件 日常文件批阅 不速之客到访
紧急
打发时间时做
先想一想：这件事如 果根本不去理会，会 出现什么情况呢？如 果答案是“什么事都 没发生“，那就应该 立即停止做这些事
陷阱四: 有求必应
不好意思拒绝请求的原因 – 接纳请求比拒绝请求容易 – 担心触怒请求者 – 想要做广受爱戴的好人 – 不知如何拒绝他人之请求
二 关于时间管理
时间管理就是自我管理 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始
• 自我管理即是改变习惯, 使自己更有效率
时间管理的益处
控制 减轻压力 节省时间 更加专注 提高工作效率 平衡
10:00
10:20
11:00
对秘书报上来的文件请示等进行批示、处理；阅读文件、 各类的报告、建议等，到12：00，还有一部分没有过目 匆匆吃过饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起 总经理交待的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲 进办公室
12:00
4
警惕时间杀手
为什么时
17:00
下属走后，已过了下班时间，没有时间完成报告了，张 经理只好带着未写完的报告回到家中，看样子今晚又要 加班到午夜了
4
警惕时间杀手
为什么时间总不够用
上司召见
张 经 理 的 时 间 哪 儿 去 了
电话干扰
为公司员工解释有关 薪酬问题，这本不属
上司不定期的召见， 使中层经理的时间具 有很大的随意性
13:00
与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员工作 不放心，本应是下属职责，张经理准备亲自做相关计划
14:00
招聘计划、招聘人员具体要求、招聘渠道及信息发布等 内容拟定占去张经理2个小时的时间
16:00
刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和 审批，同时聊了一会个人的私事和公司最近的传闻 召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工 作。会议不仅没有达到预期目的，还一直拖延到17：00
目标的四个特征
目标的明确性告诉我们 什么是我们想要达到的 结果，我们必须明确的 指出我们将在什么时间 范围内达成这种结果
明确性
可衡量性
目标的可衡量性帮助 我们衡量最终结果， 就如一把尺子，明确的 衡量目标是否达成
如果我们能指出某人负 责某事，衡量结果就容 易，目标这一特征就意 味着你必须要说：这是 我的责任或我是要完成 这一任务的人
赢取时间的技巧
7 整理好文件：避免浪费时间去找东西
8 管制你的电话：在拿起电话前，先准备好纸、笔、 姓名、号码及 预定话题、资料等 9 可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成 ，可以一天做完的事 ,决不分 成兩天完成
10 该做的事都放在桌上，以免遗漏 11 选择在午餐或下班前开会，决定会很快
12 将相关的工作列在一起
于张经理的事，有薪
酬主管吗？
上司召见 低效会议
会议安排没有计划， 会议拖延，主题不明
确，对会议没有实行
有效控制
事必躬亲
对下属工作不放心， 凡事事必躬亲，替下 属工作，结果整天被
官僚作风
喜欢下属事事请示和汇 报的官僚作风，下属的 不断请示和汇报，大大 浪费了自己的时间
埋在事务性的工作里
4
警惕时间杀手
请数一数，你回答多少个
你 需 要 时 间 管 理 吗
0-3个“Yes”
恭喜，保留并坚持你 的方法，并多介绍经 验！
4-7个“Yes”
还可以，方向正确， 但需要进一步提升技 能
8-11个“Yes”
当心，你需要重新审 视时间管理方法了
12-16个 “Yes”
救命！你迫切需要学 习时间管理并付诸实 施
4
可以去问一个失败重修的学生 可以去问一个不幸早产的母亲 可以去问一个定期周刊的编辑 可以去问一个重症监护室的病人 可以去问一对等待相聚的恋人 可以去问一个错过火车的旅人 可以去问一个死里逃生的幸运儿 可以去问一个错失金牌的运动员
时间与时间管理概述
3
时间的四项独特性
我们度过的每一年都有 365 天，每一天都有24 个小
重要的事
不重要的事
3 rd 轻
4 th 缓
该怎样进行时间管理
定出时间待会做
这类事务看起来一点 都不急迫，可以从容 地去做，但却是管理 者要下苦功夫、花大 精力去做的事，是管 理者的第一要务
重要
立即去做
非常重视，并立即去 做，直到问题解决或 任务完成时止