不重要
时间管理_2
时间管理
时间管理学的演变 时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现 时间管理系统
时间管理_2
时光大盗
※ 打扰 （电话或没有预约） ※ 重要性次序无所调整 ※ 没有目标、次序和计划 ※ 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 ※ 个人缺乏组织能力 ※ 缺乏自律 ※ 会议 ※ 资料不完整或有所延误 ※ 文书工作和繁文缛节 ※ 分不清责任和权力
重要
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急 • 少有危机
紧急
不重要
时间管理_2
重要
不紧急
紧急
偏重第三类事务，结果
• 短视近利
• 危机处理
• 被视为巧言令色
• 轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人
不重要
• 人际关系浮泛，甚至破裂
时间管理_2
不紧急
重要
紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保
• 依赖他人或社会机构维生
• 因忽略组织规划而疲 未必满足真正的需求
于应付；
• 最重要的事就是时
• 最重要的事就是眼前 间表上的事
的事
优点：
优点：
• 能将价值观化为
目标与行动
• 能发挥短、中、 长期目标的效果
• 效率提高，时间 与自我更具管理技 巧
缺点：
• 集前三代时间管
理学于大成的时间 管理理论，侧重于 先做重要的事，而 非急迫的事
• 某些信件
• 某些电话
• 某些电话
• 某些信件与报告
• 浪费时间之事
• 某些会议
• 有趣的活动
不重要
• 必要而不重要的事
• 受欢迎的活动
时间管理_2
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重要
时间管理_2
偏重第二类事务，结果 • 有远见，有理想
第三代
第四代
优点：
优点：
• 重要事情发生时应变 • 准时赴约做答应做
能力强，有顺应时势的 的事
变通能力； •人际关系较佳
• 通过制定目标与规 划，能完成较多事
• 时间安排不会太紧凑 • 因事先准备充分，
或太复杂，会逐步完成 会议或行事较能发挥
待办事项
实效
缺点：
缺点：
• 没有严格的组织架构；• 实现更多目标，却
时间管理_2
• 那不是你的错
自尊不是问题
• 对自己想要的东西实际一点
什么对你最重要
• 你不会错过钱—但却一直错失时间
钱可以多赚：时间却无法多赚
时间管理_2
时间管理
时间管理学的演变 时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现 时间管理系统
时间管理_2
四个主要的影响时间生产率障碍
Ⅰ
人们并不尊重时间，他们不了解其重要性
时间管理_2
制定时间管理系统
• 清洁的桌面代表你有序的思维， 利用工作计划表来提供控制，找 出比把所有档案堆在桌上更好的 控制方法； • 先处理棘手、最为优先的工作， 过滤干扰，适当授权
怎么办？
条理不 清
时间管理_2
• 同时设立个人与组织的重要 工作目标，为例行工作建立 完成标准，设定完成期限
缺乏自律
时间管理_2
总结你的时间掌控
12——16 “yes”
8——12 “yes”
4——8 “yes”
0——4 “yes”
救命！你在时间管理上需改进 当心！你需要重新审视你的时间 行动指南 可以！方向正确，但需要提高冲劲
恭喜！坚持并保留你的方法
时间管理_2
•待得晚一点就可以做完每一件事？ • 谁偷了你的时间？ •为何活得较久但较不愉快？
时间管理_2
时间管理
时间管理学的演变 时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现 时间管理系统
时间管理_2
电话打扰
制定时间管理系统
怎么办？
• 利用清静时间、过滤电话、安排专门接 电话的时间
• 学习并演练终止谈话的技巧
• 增加授权，把电话转交给被授权处理
时间管理_2
制定时间管理系统
没有计划，怎么办？
时间管理_2
EDWARD W CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间 管理的问题： “对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
这 样 办！
时间管理_2
如何管理时间？
▲ 建立目标
小 ▲ 每天做时间计划 结 ▲ 编排优先次序，定下期限
▲ 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） ▲ 改善技巧，排除打扰 ▲ 凭借组织安排打电话 ▲ 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” ▲ 一次性时间处理文件 ▲ 跟随会议议程，控制会议时间 ▲ 请别人帮忙 ▲ 克服人性弱点，走出时间陷阱！
• 诚实
• 虚心请教
• 主持正义
• 整齐清洁
•
追求真实
• 领导地位
• 经济基础稳固
• 忠实
• 自食其力 • 爱家 • 笃信宗教 • 操守 • 创意 • 团队精神 • 知识丰富 • 自我期许
时间管理_2
如何有效地做每日计划：
• 温习所写下的价值观及目标 • 订立日事项项 • 衡量执行事项所需的时间 • 预测可能的障碍 • 将事件依轻重缓急排列
◆ 用正确的方法做错误之事
◆ 用正确的方法做正确之事
◆ 用错误的方法做正确之事 ◆ 用错误的方法做错误之事
时间管理_2
不紧急
‘重要’与‘紧要’之区别
• 防患未然
重要
• 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
• 繁琐的工作
• 危机
• 急迫的问题
• 有期限压力的计划
• 不速之客
紧急
• 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化
文
• 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处
件
理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%
繁
• 别做任何你可以授权给别人做的事
杂
• 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式
时间管理_2
权责混淆
• 征得主管同意后，准备一份工作责任 清单，其中要说明责和职权 • 坚持获得与责任对等的职权，你有义 务获得执行任务的权力 • 拟出明确的工作项目说明，内容要详 细，涵盖个人所有的职责
• 建立系统，包括：计划表、每 日目标、优先次序、完成期限 • 计划一定要写下来，记忆力有 时会出错，强迫自己按期限完成 工作
时间管理_2
长期 中期
短期
目标的设定
明确自己的价值观 设定目标
制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻
时间管理_2
价值观列举
• 做事有效率 • 追求卓越 • 专业能力强 • 乐观进取 • 服务他人 • 节俭 • 身体健康 • 慷慨
• 务必准时开会与散会，制定应付干扰 的办法
• 控制会议议题，要求大家不要离题
• 一定要有效追踪执行会中完成的所有 决议，以备下次会议讨论
时间管理_2
资
• 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料
料 不
派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜 性
全
• 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量
“不能管理时间，便什么都不能管理”
杜拉克
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；
很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
时间管理_2
2020/11/16
时间管理_2
天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在 的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收 成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
时间管理_2
时间管理_2
பைடு நூலகம்
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你在办公室用餐吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
时间管理_2
案例：老王的故事
延误