3.10其它各部门负责本部门工作中产生记录的管理。
4 工作程序
4.1 记录的建立、分类、编号
4.1.1记录的建立：各职能部门在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中形成的管理记录，表格应由部门组织人员编制，部门负责人审批，报体系管理中心受
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文件代号：Q/XXX.QEO.C-02
b.发生重大质量、环境、安全事故或用户有严重投诉或连续投诉时；
c.当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
d.当重要环境因素，危险因素及重大危险源变化时；
e.市场需求发生重大变化时；
f.即将进行第一，第三方审核时有需要或法律，法规规定的审核时；
g.审核中发现严重不符合时。
4.1.2理评审形式：会议形式
4.3.2文件的收回：使用文件人员因工作变更时，档案管理员将收回情况记录在《文件收回登记表》上，因使用中造成破损需重新领用时，领用人员提出申请，办公室经理同意后到档案室调换文件，档案管理员填写《文件收回登记表》和《文件发放登记表》。
4.3.3体系管理文件、技术文件、外来文件的归档：档案室将各部门提交的文件原件分类归档，并登记在《文件归档登记表》上，同时编制存档号并记录，体系管理文件的受控状态在《受控文件清单》上记录。
2 适用范围
本程序适用于公司内质量、环境、职业健康安全管理体系各种记录标识、贮存保护、检索、保存期限和处置的控制。
3 职责
3.1 体系管理中心负责质量、环境、职业健康安全管理体系运行中日常检查，法律、法规、信息、危险源辨识、风险评价、目标、指标管理考核、内审、管理评审、纠正的验证、体系文件更改等过中产生记录的管理。
6记录
Q/XXX.QEO.R-01-01《文件发放清单》
Q/XXX.QEO.R-01-02《受控文件清单》
Q/XXX.QEO.R-01-03《文件归档登记表》
Q/XXX.QEO.R-01-04《文件发放、回收登记表》
Q/XXX.QEO.R-01-05《技术文件（资料）领用申请表》
Q/XXX.QEO.R-01-06《管理文件发放登记表》
b.程序文件由相关部门编写，体系管理中心审核，管理者代表批准。
c.技术标准由技术研发中心组织编制，技术副总（总工程师）审批，管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。
d.记录表格：各部门使用的表格自行设计，部门负责人审批，报体系管理中心申请编号并将样表存档。
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文件代号：Q/XXX.QEO.C-02
版本号/修改状态：A/0
页码：1/2
1目的
为保证质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行、加强记录的管理、确保记录的完整，证明本公司所运行的管理体系符合标准要求和产品符合要求，环境、职业健康安全符合法律、法规要求的可追溯性，同时为改进、纠正和预防措施提供依据。
4.5文件更改与销毁
4.5.1体系文件更改：对体系管理文件更改采用更改通知方式下达，由体系管理中心人员执行更改，并将更改前后内容，批准人及更改方式记录在《文件更改通知单》上。其余文件的更改由原文件的起草部门负责。
4.5.2技术文件的更改：对技术文件的更改按《技术文件更改规定》执行更改，记录由档案室保存。
版本号/修改状态：A/0
页码：2/2
控后使用。
4.1.2记录分类：本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生记录有：文件受控、发放、收回、借阅、销毁记录，员工招聘、培训、考核、辞退记录，环境检测、消防安全检查、事故报告、应急准备和响应、绩效测量和监视记录，物资采购、供方管理、生产计划和完成、生产设备管理记录，产品开发、改造记录，合同、合同评审记录，内审、管理评审、日常检查、信息反馈法律法规信息、危险源管理、目标考核，纠正的验证、文件更改记录，产品检验、不合格处理、计量设备管理记录。
3.2 质管部负责进货检验、产品检验、不合格品评审处理，计量设备监测，测量过程中产生记录的管理。
3.3 销售中心、进出口公司负责合同、合同评审、顾客信息反馈过程中产生记录的管理。
3.4 采购部负责供方选择、评价、管理、零部件和采购价格核算、结算过程中产生记录的管理。
3.5 生产部负责设备管理、生产日常检查、成员企业管理、生产综合统计过程中产生记录的管理。
4.5.3文件销毁：档案室对作废的管理文件和收回的作废技术文件的销毁先申请，
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文件代号：Q/XXX.QEO.C-01
版本号/修改状态：A/0
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说明理由，经相关主管部门负责人批准后，由办公室安排专业人员监督一同进行销毁，并填写《文件销毁登记表》。
5相关文件
《记录控制程序》
4.1.3记录编号：
Q/XXO·QEO·R·××·××
顺序号
程序文件号
记录表格代号
管理体系号
企业各标准代码
企业标准
4.2记录的填写、更改、保存、销毁
4.2.1记录的填写：任何记录都必须认真填写，应字体清楚、正确、真实、内容完整（如：名称、型号、规格、记录日期、记录者、审批者等）。
4.2.2记录的更改：任何记录都不能涂改、因笔误更改可采取划改方式，更改应在改动处由更改者签名标识。
5记录
Q/XXX.QEO.R-02-01《QEO管理记录登记表》
Q/XXX.QEO.R-02-02《QEO管理记录台账》
6支持性文件
《体系质量记录台帐》
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管理评审控制程序
文件代号：Q/XXX.QEO.C-03
版本号/修改状态：A/0
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1目的
按策划的时间间隔评审质量、环境、职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
四级文件：记录表格。
4.1.2本公司QEO管理体系文件分类为内部文件和外来文件：
内部文件体系管理文件：QEO管理手册、程序文件；
企业标准文件：技术标准、管理标准、工作标准；
外来文件：国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件。
4.1.3文件编号方法
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文件控制程序
文件代号：Q/XXX.QEO.C-01
3.6 办公室负责员工招聘、培训、考核、辞退、环境检测、消防、安全检查、事故事件报告、绩效测量和监视、信息交流、应急准备与响应、档案管理、日常文明生产检查过程中产生记录的管理。
3.7 技术研发中心负责新产品开发过程中产生记录的管理。
3.8分公司或车间或车间负责老产品改造过程中产生记录的管理。
3.9 销售公司负责顾客满意度调查分析的记录管理。
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文件控制程序
文件代号：Q/XXX.QEO.C-01
版本号/修改状态：A/0
页码：1/4
1 适用范围
对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确定在各个部门、各个场所可获取相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2 适用范围
适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件、资料、包括外来文件的控制。
4.2 管理评审计划
体系管理中心编制管理评审计划，内容为：
aБайду номын сангаас评审目的；
b.评审日期、地点；
c.评审主持人，参加人员；
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文件代号：Q/XXX.QEO.C-03
版本号/修改状态：A/0
页码：2/3
d.评审准则、依据；
e.参加部门提交的评审输入材料。
4.3管理评审计划经总经理批准后以书面形式通知各职能部门准备评审输入材料，并按时提交体系管理中心整理。
版本号/修改状态：A/0
页码：2/4
QEO管理手册：Q/XXXS-XXXX
发布年限
手册
企业名称代码
企业标准
程序文件：Q/XXX·QEO·C-01
顺序号
程序文件
管理体系
企业名称代码
企业标准
作业文件：（技术标准、管理标准、工作标准）
Q/XXX·QEO·×-01-XXXX
发文年限
顺序号
标准代号
管理体系
企业名称代码
2范围
适用于通过有关信息对公司QEO管理体系的管理评审。
3职责
3.1 总经理主持管理评审活动、审批评审报告。
3.2 管理者代表组织管理评审，并向总经理汇报QEO管理体系运行情况，提出改进建议。
3.3 体系管理中心负责收集、整理管理评审的输入材料，并编制“管理评审计划”，“管理评审报告”和对不符合项纠正措施的验证。
4.4文件借阅
4.4.1相关人员因工作需要借阅文件时，先提出申请，经部门经理批准后，档案管理人员办理手续，并记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上，借阅文件人员交回所借文件时，由档案管理人员对文件名称、数量、对照无误后，将收回结果记录在《文件资料借阅（收回）登记表》上。
4.4.2公司以外人员需要借阅文件时，需部门领导提出申请，经办公室经理审核，总经理批准后方可按4.4.1规定办理借阅。
4.2.3记录的保存：各部门产生的记录应每月或每季进行先分类整理，再装订成册，编号并编制目录表便于检索，后交记录管理人员集中管理。记录的保存应有专人保管，并做到防潮、防火、防蛀虫。
4.2.4记录保存期限按附录《体系质量记录管理责任表》执行。
4.2.5记录的销毁：当记录超过规定保存期时，记录保管人员提出申请，经相关领导批准后在指定地点进行销毁，并做好销毁记录。
企业标准
注：标准代号为：技术标准：J 管理标准：G 工作标准：Z
4.1.4文件的版本号和修定状态号
版本号以A、B、C……字母表示
修改状态号以0、1、2、3……表示
页码以第*页/总页数表示（如页码1/3—表示该文件共3页，此为第1页）