没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心
工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
• 负责全公司办公设备的管理与维护
• 负责处理公司日常行政事务 收发邮件 收发传真 酒店订房 订购机票 订购火车票
在职的秘书认为帮助工作忙碌的上司，不是等指示下来才去做，而是率先处理安排，积极加以辅助
接待应约而来的客户
您好，请问您找哪
位？
我与你们总经理 有约。
接待应约而来的客户
请问您的公司?您贵
姓？以便我通知老板。
我是奥美广告 公司的南茜。
接待应约而来的客户
谢谢，请稍等。请这边
坐。您需要咖啡还是茶？
茶，谢谢。
• 不在办公室吃东西
• 交谈时应站立
• 不在办公时间看书报
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午9 时37分 46秒上 午9时3 7分09:37:4620 .11.25
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 2520.1 1.2509:3709:37 :4609:3 7:46No v-20
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月25 日星期 三9时37 分46秒 Wedne sday , November 25, 2020
接待应约而来的客户
请南茜女 士进来，
谢谢。
对不起，总经理
先生，奥美广告公 司的南茜已经来了，
是不是请她进来?
接待应约而来的客户
• 起立并热情招呼客人 • 询问他是否有约 • 询问他与哪位老板有约 • 询问他及其公司的姓名 • 请他坐等 • 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） • 通知与客人约好的上司
➢ 订购鲜花 ➢ 预订用车 ➢ 预订会议室 ➢ 付款 ➢ 写告示
抱定相关专业知识都想学习的毅力，以提升自我工作之等级
秘书应具备的条件、秉性与能力
耐心、努力、热 诚、积极、礼貌、
冷静 attitude
社交、观察、语言、 电脑操作
skill
相关专业知 识
knowledge
截人之长，补己之短
上司心目中理想之秘书
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。09:37:4609:3 7:4609:37Wed nesday , November 25, 2020
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安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 2520.1 1.2509:37:4609 :37:46 November 25, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月25日 上午9时 37分20 .11.252 0.作适当之进退及表现 • 做错事要知道错的原因 • 了解上司的喜好，客户的喜好 • 将相关资讯提供上司，适时给予建议 • 了解上司及自己人际风格，然后加以配合 • 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解 • 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 • 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局 • 配合上司要求的工作态度，与同事有良好互助与相处
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 2520.1 1.25We dnesday , November 25, 2020
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天生我材必有用，千金散尽还复来。0 9:37:46 09:37:4 609:37 11/25/2 020 9:37:46 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.2509 :37:460 9:37No v-2025 -Nov-2 0
2001年12月
目标
• 掌握标准的秘书接待方式 • 提高电话接听技能 • 学会使用交流与沟通技巧 • 上司心目中理想之秘书 • 与上司相处之道
秘书的工作范围实不可轻而视之，其负责的职责也关系重大
外表与礼仪小贴士
• 佩戴胸卡
• 乐于助人
• 着装得体
• 用手指示方向
• 真诚微笑
• 不在办公室化妆
• 礼貌耐心
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感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.2520 20年11 月25日 星期三 9时37 分46秒2 0.11.25
谢谢大家！
• 自动化 • 反应能力 • 效率、精确 • 努力工作，有敬业精神 • 分享上司之秘密，不要揭穿老板之秘密 • 完成杂务专案（倒咖啡、茶水，整理、清洁） • 控制事务之能力（过滤访客） • 偶尔要打小报告 • 上司永远是对的
秘书人员是一份助力，而非阻力
建 立 自 信，努 力 扮 演 好 秘 书 角 色
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扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月25日 星期三 上午9时 37分46 秒09:3 7:4620. 11.25
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月上 午9时37 分20.1 1.2509:37November 25, 2020
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时间是人类发展的空间。2020年11月2 5日星 期三9时 37分46 秒09:3 7:4625 November 2020