《秘书理论与实务》期末复习提纲一、名词解释1.公务秘书:指在机关团体部队企事业单位担任秘书工作的人员和为高级领导人或专家学者担任个人秘书的人员.2.秘密:是指在一定时间内只限一定范围的人员知悉不准公开或不宜公开的住处和事务.3.沟通:是一种信息交换过程.使人们为了确定目标,用一定的标号,把信息思想和情感在人与人之间进行传递的过程.4.会议:是人类自形成之后就出现的重要的社会活动.一是指有组织有领导的商议事务的集会;二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织.5.接待:是一个单位与外界联系的重要途径,通过这个途径向内搜集大量的信息,又向外传递大量的信息,是单位接触和了解社会与社会发生密切联系的重要途径.6.私人秘书:指由私人出资聘请为私人服务的秘书.7.信访:是来信访问的简称,是指人民群众通过书信电话上访等形式向领导机关或社会组织提出要求批评建议和揭发申诉控告的一种社会活动.8.协调:指秘书在领导的授权下,或在自己的职责范围内,使协调者和被协调者之间,或多个被协调者之间的活动趋向同步化和协化,以实现组织整体目标的方式和方法.9.信息（狭义）:是指接受者原先不知道的有用的信息.10.秘书的角色意识:是秘书人员对秘书角色的心理体验,是对秘书责任义务自觉感知的心理活动.11.秘书时间管理艺术:指秘书人员如何有序地帮助领导人进行时间的控制和安排的技巧学问.二、填空题1.秘书活动的根本性质是辅助性。

2.我国秘书工作源远流长，秘书职位经历了从官职向社会职业的转变过程。

3.秘书工作根据具体任务的性质可分为政务类工作和事务类工作。

4.秘书机构的职能归纳起来不外乎辅助管理和综合服务，它们是相辅相成的。

5.办公时，合适的光线非常重要，一般来说要尽可能采用自然光照明。

6.印章和介绍信是各级党政机关、企事业单位、组织团体等对外联系的标志和行使职权的凭证。

7.秘书活动的基本方式是和。

8.在写字时，光源应来自左方，而在打字时，光源最好来自两边。

9.督查工作从内容上看，包括督办、催办、检查等。

10.国家秘书分为、、三个等级。

11.向别人递送名片时，应双手捧交，并将名片文字正面朝向对方，表示尊重。

三、问答题1.秘书应具备哪些工作能力？结合自身实际，谈谈如何培养其中的某一种能力。

表达能力:口头表达能力文字表达能力领悟能力办事能力沟通能力信息处理能力操作能力2.简述信访工作的基本要素。

信访发起者信访受理者信访内容信访形式信访处理者信访结果3.简述秘书应具备哪些角色意识？高度的责任感强烈的服从意识鲜明的服务意识积极的参与意识较强的公关意识强烈的法律意识高度的保密意识必要的进谏规劝意识4.简述会议记录和会议纪要的区别。

形式时间不同. 会议纪要是在会议结束后,根据会议记录等会议文件归类整理形成的.会议记录是从会议开始起,记录会议进行的整个过程而形成的,不需要整理归类.内容不同. 会议纪要是对会议要点的综合和概括,反映会议的主要内容和精神,是公文的一个文种,要按照公文的格式写作.会议记录是会议的客观反映,只要求真实全面的记录会议全过程和有关情况.作用不同. 会议纪要一般产生于比较重要的会议,是公文的一种,对下级工作有约束和指导作用.会议记录的使用范围比较广泛,各种会议都可以应用,会后作为资料或档案保存,主要起凭证作用.四、设计题（一）康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。

这次会议由总经理办公室负责安排。

请你替办公室秘书小张做一个会议预案（即会议的筹备方案）。

（二）陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。

请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。

要安排时间去银行取现金。

12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。

为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。

在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。

陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。

秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。

（三）根据乘车礼仪，请确定一下双排五座轿车的座次，并简述乘车时还应注意哪些礼仪和细节？五、案例分析题（一）阅读案例一，指出小林在接打电话过程中存在哪些问题？如果你是小林，你会如何处理这几个电话？为什么？案例一应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。

经理让小林先负责电话的接打工作。

小林觉得这实在是太简单了。

这不，电话铃响了。

小林拿起电话，声音圆润地说：“你好，华润公司，请讲。

”“华润吗，你们王总在吗？我有要事找他。

”电话里传来对方焦急的声音。

小林一看，王总正在办公室里看文件，立即说：“王总在，你稍等。

”小林放下话筒，走到王总身边，“王总，你的电话”。

“谁打的电话？”王总问。

“不知道，好像挺着急的，”小林答道。

只见王总一皱眉，拿起来话筒，不一会儿，小林听到王总在电话里和对方吵起来。

王总挂了电话后，生气地对小林说，以后有找我的电话先问问清楚。

小林脸红了，但一副茫然样。

这时，电话铃又响了。

小林拿起电话，没精打采地说：“你好，华润公司，请讲。

”“请问刘助理在吗？”对方轻声地问到。

小林吸取刚才的教训，“请问你是哪位？”“我是她的男朋友”。

“哦，那请你稍等”。

小林想这个电话肯定要传给刘助理。

她看到刘助理正在对面的办公室复印资料，于是大声喊道：“刘助理，你男朋友的电话，快来接。

”只见刘助理一脸不高兴地匆匆赶来，边走边说：“轻点，轻点，别大声嚷嚷。

”这时桌上的两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。

”“我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5193的那份合同，我有急用。

千万别忘了。

”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。

另一部电话仍然在响。

小林拿起电话：“喂？”“化工公司吗，我找李主任。

”“什么化工公司？”“你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。

”“我们是华润公司，你打错了。

”说完把电话重重地一挂。

没想到，接电话这么烦，小林刚想喘一口气，这时刘助理走过来问。

“小林，周副总有没有来过电话？”“是叫周洲吗？刚来过。

”小林想起了要通知刘助理的那个电话。

“他说了些什么？”刘助理问。

“他说要你接机，好像还要带份文件。

”“哪个航班，几点，哪份文件？”刘助理问道。

“这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头……（二）阅读案例二，分析：小李在与人交换名片的过程中，有哪些做得不恰当的地方？正确使用名片有哪些注意事项？案例二某次校友会聚会，大家围坐一桌吃饭。

小李是第一次参加校友会活动，在开饭之前向大家自我介绍，并给在座的校友发名片。

他单手将名片先递给了在座的女士，然后再递给了男士。

在座的各位校友也纷纷回递名片。

小李一一收回名片，也没来得及细看，正好服务员上菜了，小李就将名片放在了桌上。

（三）阅读案例三，指出陈小姐因犯了哪些错而被解雇？在电话礼仪方面，还有什么错？案例三新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。

陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗?”陈小姐：“是。

”来电者：“你们经理在吗?”陈小姐：“不在。

”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”陈小姐：“是。

”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”陈小姐：“1．8美元。

”来电者：“1．6美元一打行不行?”陈小姐：“对不起，不行的。

”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。

过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。

陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。

”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。

”（四）阅读案例四，指出小李在接待客人过程中的的举止言行，哪些是不合乎礼仪的？为什么？小李应该怎么做才是正确的？案例四小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与主相握。

小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。

”而后，自己坐在汽车后排座位上。

一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。

小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……？（五）阅读案例五，运用所学知识进行评析。

案例五一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。

见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。

李默觉得很为难。

按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。

可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。

（六）阅读案例六，运用所学知识进行评析。

案例六天地公司的刘秘书深得公司总经理的赏识，一个很重要的原因就是他有令常人羡慕的好记性，公司老总诙谐地称他为处理日常事务的“活电脑”。

其实，刘秘书上任之初却很为他的坏记性苦恼过，为了防止屡次出现过的丢三落四问题，他也像许多人一样，常常随身携带笔记本，有什么需要记的事情都记录下来。

这确实起了很大作用，但日常事务工作复杂多样，往往会出现某些场合不适于记录或来不及记录的情况。

有一次，副总经理在和他共进工作餐时，让他通知有关业务部门的负责人在次日开会，由于当时没有记在笔记本上，吃饭后忘到了脑后，造成了工作的失误。

事后，他有意识地在处理事务工作中强化自己的记忆力，摆脱了过分以来笔记本的习惯。

为此，他借阅了一些关于记忆方面的书籍，逐步摸索出一套有效的记忆方法和技巧，并将其用于工作中。

没过半年，他就能够记住单位的重要部门及有业务往来单位的两百多个电话号码，而且处理事务工作很少用记录且不会遗漏。