管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。

边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。

分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。

从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。

管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。

2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。

（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。

（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。

（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。

男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。

要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。

5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。

T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。

TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。

7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。

在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。

礼节性的握手，持续时间以3——5秒钟为宜。

10、方位礼节（1）前后。

行进时，前面为上，后边为下。

晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步紧随其后。

即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。

（2）左右。

右为上，左为下。

两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。

（3）中间和两侧。

中间为上，两侧为下。

两侧又以右为上，左为下。

三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。

11、三种接待规格：高规格接待、对等规格接待、低规格接待12、接待计划的内容：1.主要陪同人员2.主要工作人员（接待小组成员）3.住宿地点、标准、房间数量4.宴请地点、标准、人数5.会见、会谈地点、参与人员6.参观游览地点、陪同人员13、“3S”：stand up（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑）14、沟通：指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。

其有三要素：信源、信道、信宿15、有效沟通的7C原则：可信赖性，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，接受者的接收能力16、秘书与同事相处应遵循的原则：（1）平等原则（2）真诚原则（3）宽容原则（4）知人知己原则（5）人际互动原则17、与上司相处的方法与技巧（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司的职权，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图（3）提高自身素养，增强办事能力（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言18、良好的职业操守（1）诚实而不做假弄权（2）当参谋而不自以为是（3）公正而不搬弄是非（4）受批评而不急不怨19、优化办公环境的原则1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全20、保密工作需要注意的问题（1）文件保密（2）会议保密（3）科技保密21、值班人员应做好三项纪录（1）记好值班电话记录（2）记好值班接待记录（3）记好值班记录22、介绍信管理（1）要有一定的审批手续。

（2）内容填写应真实、清楚。

（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。

（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。

（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。

23、细分信函的方法：可将信函分成U（urgent，需要马上处理）、W（wait，需研究或查找相关资料后再做处理）、F（forward，可以交由其他人处理）、R（reference only，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在最上面。

24、文件的特征（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件（3）文件是实际用于处理公务的，没有实际用于处理公务的不是文件（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件25、ABCD分类法所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类；重要而不要紧的，属于B类，应接着处理；紧急而不太重要，属于C类，有时间才做；D类是既不重要，也不紧急，可以不做。

每日从A类依轻重缓急循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。

26、成本计算公示：成本=X + 2J × N × TX：显性成本 N：人数J：每小时工资的3倍 T:时间27、办公设备的订购方式（1）直接购买（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务28、打印机种类（1）针式打印机（2）喷墨打印机（3）激光打印机29、决策的种类（1）决策性会议：代表性会议、领导办公会议（2）非决策性会议：日常会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈会议，洽谈、谈判性会议30、会议通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

31、会场的整体布局（1）相对式（2）全围式（3）半围式（4）分散式32、会议记录的内容（1）会议描述。

包括会议类型、时间、日期、地点。

（2）与会者姓名。

主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。

（3）记录的主体内容。

宣读上次会议记录、会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务、决议（包括会议上的确切措辞）、其他事务（按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。

）（4）主席、记录员签名33、按信息在秘书工作中的作用划分：预测信息、动态信息、反馈信息34、信息工作的基本原则1.价值性原则 4.针对性原则2.时效性原则 5.全面系统原则3.层次原则35、信息收集要求1.广泛性2.真实性3.客观性36、信息储存要求1.信息储存要有价值2.信息储存要便于利用3.信息储存要逐步实现现代化37、信息编写要注意的问题（1）主题鲜明（2）语言精炼（3）结构严谨（4）标题新颖（5）客观真实38、常用的信息排列方法：（1）时序排列法（2）来源排列法（3）内容排列法（4）字顺排列法39、信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈（2）纵向反馈和横向反馈（3）前反馈和后反馈40、做好信息反馈工作的策略（1）建立反馈系统（2）优选反馈模式（3）订立反馈程序（4）建立反馈制度41、档案的特点1.社会性2.历史性3.原始记录性4.确定性42、档案的作用（1）档案是工作查考的依据（2）档案可为经济建设提供丰富的经验（3）档案是科学研究的基础和条件（4）档案是宣传教育的生动素材43、档案管理工作基本原则（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则（2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求（3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的44、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。

45、案例分析案例一：某企业设宴宴请一外宾。

此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资意向。

为了争取外资，企业的主要上司都出席了宴会，宴会的菜肴极其丰盛，最后剩下很多。

按当地习俗，他们没有把剩菜打包带走。

可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。

分析外国企业家，尤其是靠自己艰苦奋斗起家的企业家，大多不会欣赏这样奢华的宴请。

他们反而会考虑这样一个问题：这些人是否也会这样大手大脚地用掉我的投资，而不是把它用在生产上？把钱交到这样的人手上，岂不是有去无还！对外宴请一般还是选用中餐，与国内宴请相比，要注意如下几点：（1）宴请环境十分重要，应选用雅致、安静的地方。

（2）点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食差别。

在我们的山珍海味中，有许多是外宾普遍不能接受的，比如燕窝、鱼翅、海参、国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。

（3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必奢侈。

（4）参加宴请的人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士要化妆。

最好不要穿白天的工作装参加晚宴。

（5）如有需要，秘书要为上司准备祝酒词。

案例二：某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个。

”话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正到：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。

”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子因这一句突如其来的话而丢得干干净净。

分析上司出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的分内之职，但是要注意提醒的方式和场合，不能让上司当众出丑丢面子，可以事后私下悄悄地告诉上司，也可以当场以巧妙的方式暗示上司，让上司及时更正。

切忌当场、当众指责上司，让上司下不了台。

案例三：有一位姓王的处长，不问青红皂白，写信把另外一个部门的属下严厉批评了一顿，批评他办事不力。

结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意地说：“不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。

所以我就把信压下了。

”王处长听了之后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。

”“那么最近发到欧洲的那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。

”结果没想到王处长大怒：“这事是你做主还是我做主？”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。

”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。