❖ 2.向同一单位的有关主管部门请求批准。单位各部门之间有时也有请 求批准事项，虽然单位各部门之间一般不相互行文，但此类事项需有 文字资料，此种情况可用便函。便函是函的简单形式，不编文号，标 题简单，无需标注主题词，印发机关、时间。
❖ 3.向组织系统外的有关主管部门请求批准。如有关土地使用等事项， 应用“函”。但若有其他方面的清醒，也可用上行文，这要灵活处理。
二、关于实用文书写作
（六）批复。适用于答复下级单位的请示 事项。批复开头要把请示来的标题、文号标 引清楚，以便对方对号办理。

二、关于实用文书写作
（五）函。函是平行文，适用于不相隶属 单位相互洽商工作，询问和答复问题；向有 关主管部门请求批准等。前者易于掌握，但 向有关主管部门请求批准，由于相互是“管” 与“被管”的关系，是否用函就比较微妙。 这里有以下三种情况：
二、关于实用文书写作
❖ 1.向上级单位的有关主管部门请求批准。这里又有两种情况，一是单 位行文，一是单位部门行文。前者与上级单位的部门同级，属于平级 关系；后者虽与上级单位的部门不同级，但也非隶属关系。既然两者 都是非隶属关系，按规定均应用函，但在实践中，由于处于同一组织 系统，上级单位又处于管理的位置，因此，向其请求批准大都用了上 行文，这似乎也成了惯例。
一、关于公文处理
普通文件5个工作日内网上签收，紧急文件 应当日完成网上签收。逾期，发文部门将强制 归档。
一、关于公文处理
❖ （3）电子公文系统签收文件的步骤。（不再详述， 强调带有附件的文件要一并收取附件）。
一、关于公文处理
2、文件传阅规则 （1）文件传阅的顺序，文书要根据所在单位办 公室负责人的拟办意见对文件进行传阅。一般先送 主要领导，主管负责人和主管业务部门阅读，然后 送与其他有关需要阅知的对象。 （2）注意所有传阅的文件均应以文书人员为中 心进行传递，一般不得在部门、个人之间直接横传。
1、各级办公室应当建立健全本单位公文处理的 有关规章制度。
2、各单位办公室应当配备专兼职人员负责公文 处理工作，如有人员变动，做好工作交接保证工作 衔接。要配备专门电脑设备。
一、关于公文处理
❖ 3、公文处理工作必须严格执行国家保密法律、 法规和企业有关保密规定，确保国家秘密、企业商 业秘密的安全。对于保密文件，要按文件保密的要 求严格执行，不缩小也不扩大知晓范围。
实用文书写作和公文处理
一、关于公文处理
（一）文件管理常识 1.什么是文件 文件是指各级组织传达方针、政策，下
达指示，汇报工作，交流经验，联系上下左右的工具。 2.什么是文件管理 文件管理是办公室协助领导机构处
理文件的一个工作系统，文件管理是办公室工作的重要环节。 各单位办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处 理工作。文件管理不仅能迅速、准确地传达、落实上级的各 项决策，而且对提高工作效率有着重要意义。
二、关于实用文书写作
（二）通知。通知是适用范围最广的文种。 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位 和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要 求下级单位办理和有关单位需要周知或者共 同执行的事项；任免和聘用干部。按内容分， 通知可分为：告知性通知、指示性通知、批 转性通知。
二、关于实用文书写作
二、关于实用文书写作
文书是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 常用的有决定、通知、通报、报告、请示、函、批 复、会议纪要等。以上文种都是需要我们熟练掌握 并能实际应用的。下面我们对以上常用文种的主要 特征进行逐一说明。
二、关于实用文书写作
❖
（一）决定。适用于对重要事项作出安排，奖惩 有关人员。要掌握“重要”这一原则，一般的事项 和奖惩不用“决定”。
❖ 4、要建立收文登记制度，作好记录。对下发的 重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。重要的 和限时的文件，承办单位如确定需要延长办理时间， 应当告知文秘部门，必要时要向来文单位说明原因。
一、关于公文处理
5、对业主、监理或当地政府等其他单位的收文、 发文要一并做到严谨、规范、高效。
6、对于需要传阅或公示的文件，要予以及时公示， 禁止在部门或个人之间私传。
3.文件管理的特性。文件管理具有及时性、准确性、重 要性。
一、关于公文处理
（二）怎样做好文件传阅工作 1、签收 （1）项目部与分公司合二为一的项目，建立分公司签
收账户签收文件，设定一名法定签收人，签收人确定及更换 应上报公司办公室登记备案。
（2）文件网上签收、网络发送必须做到专人负责，文 书人员、网管人员应加强学习，强化责任，搞好协作，及时 沟通，确保文件发送、接收及办理的及时、准确和高效。凡 涉及文件签收的用户必须按照要求签收、正确填写签收回执。
二、关于实用文书写作
❖ （四）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。要 特别注意不可把“请示”写成报告。对“报告”，上级 单位可答复也可不答复，而对请示则必须答复；对“报 告”，一般是请领导或有关部门“阅”，而对于“请示” 则是请“阅批”或“阅处”，办理要求不同。所以，办 公室在审核把关时要加以注意，不要“请示”“报告” 不分，更不要有“请示报告”这种提法。请示是一文一 事，不能把多件需要上级批复的事项以一个公文上报。
一、关于公文处理
❖ （3）每份传阅的文件，文书人员要在文件首 页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看 文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名 和日期。
一、关于公文处理
❖ 3、文件传阅完毕要将文件收集齐全，有 查考价值的文件要收齐，编号，及时归档； 没有查考价值的文件应按规定进行销毁。
（三）文件管理中需要注意的问题
（三）报告。适用于向上级单位汇报 工作，反映问题，提出意见或建议，答复 上级单位的询问。报告可分为主动型报告 和被动型报告。被动型报告是应上级单位 或领导的询问或要求而写的，要按交办要 求如实报告，同时交代清楚报告的来由。 主动型报告一定要一定要有所为才报，因 此这种报告通常要有主题、有分析、有观 点，往往还要提出意见或建议。要注意报 告中不要夹带请示事项，及要求上级单位 必须答复或办理的事项，如有这类事项就 应用“请示”。