浅谈档案管理工作中存在的问题与对策
【摘要】随着社会的不断进步和发展，社会各项事业对档案的依赖性越来越强，档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。

这样就对档案管理工作提出了更高的要求，档案工作的现代化成为适应形势的必然结果，而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节，实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时，做好档案管理的基础工作就尤为重要。

档案管理的基础工作包括档案的收集、整理、鉴定、著录、保管。

只有做好这些最基础的工作才能完成档案管理的规范化和标准化，才能实现档案管理的现代化。

档案管理基础工作存在的问题总体来讲，由于长期存在对档案管理工作的不重视和专业人员专业水平低等多种原因，所以导致了机关档案管理的基础工作不扎实。

停留在简单的收集、整理、归档、保存的阶段，从收集到保管，系统性和科学性不强，导致档案资料的全面性和系统性差，影响了档案的资料的保存价值和使用价值。

【关键词】档案管理；问题；对策
1 当前档案管理存在的问题
目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：
1.1 档案以纸质储存，不便查阅
档案的存储介质多为纸质，少形成电子文档，使查阅过程繁琐、复杂。

纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。

然而纸质档案在查阅过程
中必须要翻阅，特别是涉及到内容检索时就存在极大的不便性。

1.2 档案利用率低，未发挥最大效用
档案在利用率上很低，档案资源整合能力较弱。

目前，基层院对档案资源主要用于提供近几年院领导决策的工作思路；提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”和提供在执法监督中，涉及上级检察机关颁布的法律、法规及司法解释等等单一供给上，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。

特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。

1.3 缺乏档案工作记录
主要表现为如下几种情况：1）档案工作的计划、总结短缺。

较少列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作少有正式的年度计划、总结；2）档案交接手续短缺，第二种手续缺少或不正规；3）档案室日常管理工作记录短缺；4）档案宣传工作记录短缺。

1.4 档案管理人员专业水平不足
从目前来看，检察机关干警的专业技术人员多为法律、会计等传统技术型人才，缺乏专业的档案人才。

1.5 对档案的重视程度不够
轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

部分基层检察院的档案人员只
注重档案资料收集、整理和保管，对档案资料进行收藏、整理、归档之后，就等待查阅者上门查阅，没有最大限度的开发利用档案，没有意识到档案的开发与利用在档案信息化建设中的重要性，导致对档案管理工作积极性不高。

2 提高档案管理效率的对策
改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：
2.1 提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。

同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。

档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。

扎实有效地推行专业继续教育。

2.2 调动档案管理人员工作积极性
档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而
服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。

因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

1）增强激励机制。

档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2）更新观念，实现自我价值。

有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。

这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。

使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

2.3 档案的现代化要与企业的信息化同步
企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。

信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。

当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系
统、cad/cam系统等。

在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。

档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去。

首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。

档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。

档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。

档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。

这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

[责任编辑：王迎迎]。